Пунктом 2 Указа Президента Республики Беларусь от 16.05.2014 № 222 «О регулировании предпринимательской деятельности и реализации товаров индивидуальными предпринимателями и иными физическими лицами» индивидуальным предпринимателям (далее – ИП) предоставлено право привлекать к предпринимательской деятельности трех физических лиц, в т.ч. не являющихся членами семьи и близкими родственниками, путем заключения трудовых и (или) гражданско-правовых договоров.
Особенности ведения кадрового документооборота ИП и оформления трудовых отношений с наемными работниками рассмотрим в данной статье.
Конкретный перечень кадровых документов, наличие которых обязательно у ИП – нанимателя, может быть обусловлен рядом факторов, например сферой его деятельности, условиями труда наемных работников и т.д.
Документ: постановление Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 23.12.2011 № 135 «Об утверждении Рекомендаций по перечню документов, обязательных для индивидуальных предпринимателей и микроорганизаций при регулировании трудовых отношений с работниками» (далее – Рекомендации).
Документ: Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).
В Рекомендациях содержится указание на то, что ТК определен ряд документов, наличие которых является обязательным для нанимателя. Ведение таких документов позволяет юридически грамотно выстроить взаимоотношения с работниками, минимизирует риски по трудовым спорам, является основанием для реализации работниками социальных прав (назначение пособий, пенсий и т.д.).
К таким документам рекомендуется относить:
– правила внутреннего трудового распорядка;
– письменные трудовые договоры (контракты);
– штатное расписание;
– приказы (распоряжения) по личному составу (о заключении, изменении, прекращении трудового договора, о предоставлении отпусков, о командировке, о применении (снятии) дисциплинарного взыскания и др.);
– основания к приказам по личному составу (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки);
– трудовые книжки (вкладыши к ним) работников;
– книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
– уведомление работника о продлении контракта, заключении нового контракта, о прекращении трудовых отношений в связи с истечением срока действия контракта;
– заявления работников о предоставлении отпуска;
– табель учета использования рабочего времени;
– расчетные листки.
Справочно: приведенный перечень не является исчерпывающим, поскольку в процессе трудовых отношений у ИП может возникать обязанность оформления иных документов.
К документам, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах, рекомендуется относить, в частности:
– должностные инструкции работников (если все должностные обязанности работников не отрегулированы в трудовых договорах);
– договоры о полной коллективной или индивидуальной материальной ответственности работников (если у нанимателя работают сотрудники, являющиеся материально ответственными лицами);
– график сменности (если работа носит сменный характер);
– положение об оплате труда и премировании (если какие-либо из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у нанимателя, не отрегулированы ни в одном другом документе, например, в трудовом договоре).
Необходимость оформления (наличия) иных документов кадрового делопроизводства, возникающая по конкретным ситуациям в процессе трудовой деятельности, определяется нанимателем в соответствии с законодательством о труде. Например, при переводе работника на другую должность требуется: согласие работника (выражается в письменной форме), заключение трудового договора, издание приказа (распоряжения) о переводе на другую должность, внесение записи в трудовую книжку.
Справочно: унифицированные формы документов, рекомендуемые для применения в деятельности организаций всех организационно-правовых форм, в т.ч. и для ИП, содержатся в Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25.
Алгоритм оформления трудовых отношений с ИП
Трудоустройство работника к ИП должно быть осуществлено с в следующем порядке:
Шаг 1. Получите от соискателя документы, требующиеся для заключения трудового договора согласно ст. 26 ТК, и заявление о приеме на работу.
Шаг 2. Ознакомьте лицо, поступающее на работу, с локальными нормативными правовыми актами, связанными с его трудовой деятельностью (должностной (рабочей) инструкцией, коллективным договором, положением об оплате труда, инструкциями по охране труда и пожарной безопасности и др.).
Шаг 3. Заключите трудовой договор.
Документ: Инструкция о трудовых книжках, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (далее – Инструкция).
При внесении записи о приеме на работу в гр. 3 трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование нанимателя. В трудовой книжке работника, работающего у индивидуального предпринимателя, в гр. 3 трудовой книжки в виде заголовка указываются:
– фамилия, собственное имя, отчество индивидуального предпринимателя;
– наименование государственного органа, иной государственной организации, осуществивших государственную регистрацию индивидуального предпринимателя;
– дата и номер решения о государственной регистрации (п. 27 Инструкции).
Указанные данные о нанимателе в полном объеме следует включить и в трудовой договор, заключаемый с работником, а также в приказ о приеме на работу.
Шаг 4. Издайте приказ о приеме на работу.
Шаг 5. В случае отсутствия у работника медицинской справки – направьте его на медицинский осмотр (обследование) (при необходимости).
Шаг 6. При необходимости заключите договор о полной индивидуальной либо коллективной (бригадной) материальной ответственности.
Шаг 7. Оформите личную карточку.
Шаг 8. Внесите запись о приеме на работу в трудовую книжку работника.
Шаг 9. Выдайте расписку о получении трудовой книжки на хранение.
Шаг 10. Включите данные о работнике в табель учета рабочего времени.
Шаг 11. Оформите документы по воинскому учету.
Шаг 12. В случае необходимости (если работник принимается на работу впервые) оформите страховое свидетельство государственного социального страхования.
Заверение подписи нанимателя
На практике часто возникает вопрос об оформлении ИП трудовой книжки работника, впервые поступающего на работу. В частности, как заверить подпись нанимателя на ее первой странице (титульном листе), если печати у ИП нет?
Первая страница (титульный лист) заверяется подписью нанимателя, иного лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки, и печатью нанимателя (представительства иностранной организации), индивидуального предпринимателя. В случае отсутствия печати у индивидуального предпринимателя первая страница (титульный лист) заверяется печатью регистрирующего органа по месту жительства индивидуального предпринимателя (п. 25 Инструкции).
В аналогичном порядке при отсутствии печати у ИП в трудовой книжке заверяется изменение записей о фамилии, собственном имени, отчестве, дате рождения, изменение, дополнение записей об образовании, профессии, специальности работника, а также запись об увольнении работника (прекращении трудового договора (контракта)).
Прекращение трудовых отношений
К особенностям прекращения трудовых отношений с нанимателем – ИП следует отнести возможность увольнения его работника (работников) в случае прекращения деятельности ИП (п.1 ст.42 ТК), а также прекращения трудового договора в случае смерти нанимателя (п. 6 ст. 44 ТК).
Справочно: деятельность ИП может быть прекращена по основаниям, предусмотренным Положением о ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования, утвержденным Декретом Президента Республики Беларусь от 16.01.2009 № 1 «О государственной регистрации и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования», в т.ч. в случае аннулирования государственной регистрации индивидуального предпринимателя.
Деятельность индивидуального предпринимателя может быть прекращена:
– в добровольном порядке (по решению собственника имущества);
– в принудительном порядке (по решению суда, рассматривающего экономические дела, либо по решению регистрирующего органа).
При расторжении трудового договора в соответствии с п. 1 ст. 42 ТК наниматель обязан не менее чем за 2 месяца до увольнения письменно предупредить работника о предстоящем увольнении (часть третья ст. 43 ТК).
С согласия работника предупреждение о предстоящем увольнении может быть заменено выплатой компенсации в размере 2-месячного среднего заработка (часть пятая ст. 43 ТК).
При прекращении трудового договора в связи прекращением деятельности индивидуального предпринимателя работнику необходимо выплатить выходное пособие в размере не менее 3-кратного среднемесячного заработка (часть четвертая ст. 48 ТК).
Светлана Семенихина, юрист
