Продолжаем рассматривать процедуру оформления трудовых отношений с работником, когда он распределен (направлен) на работу к нанимателю, с которым у него до распределения (направления) уже были оформлены трудовые отношения, т.е. в ту же организацию и по той же специальности, в которой уже работает.
(Продолжение. Начало см. в журнале «Я – специалист по кадрам», № 16, с. 42–48.)
Алгоритм кадровых действий при приеме прежнего работника, но уже как молодого специалиста
Рассмотрим второй этап кадровых действий – оформление трудовых отношений при приеме прежнего работника, но уже в статусе молодого специалиста, и представим его в виде алгоритма.
Рассмотрим данный алгоритм подробней.
Шаг 1. Получите от работника заявление о приеме на работу.
Заявление о приеме на работу необходимо включить в состав личного дела работника (абз. 7 п. 6 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2; далее – Инструкция № 2).
Образец заявления о приеме на работу молодого специалиста смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала.
Шаг 2. Ознакомьте работника под роспись с порученной работой, условиями и оплатой труда и разъясните его права и обязанности.
Данная обязанность нанимателя предусмотрена п. 2 части первой ст. 54 ТК.
Шаг 3. Ознакомьте работника под роспись с коллективным договором, соглашением и документами, регламентирующими внутренний трудовой распорядок (п. 3 части первой ст. 54 ТК).
Документы, регламентирующие внутренний трудовой распорядок, указаны в ст. 194 ТК.
Что касается ознакомления с документами, то здесь возможно несколько вариантов.
Как правило, подпись (расшифровку подписи) работник проставляет на лицевой стороне последнего листа документа с указанием даты ознакомления.
Можно использовать листы ознакомления различных форм, которые нумеруются вместе с документом и содержат фамилию и инициалы работника, его подпись, дату ознакомления и колонку «Примечание». Также можно завести журнал ознакомления работников с локальными нормативными правовыми актами.
Образец оформления журнала ознакомления работников с локальными нормативными правовыми актами смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала.
Образец оформления листа ознакомления с локальными нормативными правовыми актами смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала.
Поскольку наниматель должен ознакомить работника с документами, регламентирующими внутренний трудовой распорядок, еще до подписания трудового договора, то на практике факт ознакомления с этими документами фиксируется записью в трудовом договоре: «С Правилами внутреннего трудового распорядка до подписания трудового договора ознакомлен».
С момента учинения подписи об ознакомлении с документами, регламентирующими внутренний трудовой распорядок, их соблюдение для работника становится обязательным.
Шаг 4. Проведите с работником вводный инструктаж по охране труда (п. 4 части первой ст. 54 ТК).
Обязанность нанимателя проводить инструктаж по охране труда, организовывать обучение безопасным методам и приемам выполнения работ и оказания первой помощи пострадавшим со всеми работниками организации закреплена в п. 6 части первой ст. 55, п. 12 ст. 226 ТК, ст. 17 Закона РБ от 23.06.2008 № 356-З «Об охране труда».
Вводный инструктаж должен проводиться по утвержденной руководителем организации программе (инструкции), которая разрабатывается с учетом специфики деятельности организации на основании типового перечня вопросов программы вводного инструктажа по охране труда согласно приложению 7 к Инструкции о порядке обучения, стажировки, инструктажа и проверки знаний работающих по вопросам охраны труда, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 28.11.2008 № 175 (далее – Инструкция № 175), одинаково для всех категорий работающих вне зависимости от их образования, должности, профессии, трудового стажа и иных различий. Он проводится после приема на работу, перед началом трудовой деятельности. Вводный инструктаж проводит инженер по охране труда или специалист организации, на которого возложены эти обязанности (в микроорганизациях вводный инструктаж может проводить руководитель организации).
При наличии в организации пожарной, газоспасательной и медицинской служб вводный инструктаж по соответствующим разделам программы вводного инструктажа может быть дополнен инструктажем, проводимым работниками указанных служб. При территориальной удаленности структурного подразделения руководитель организации может возлагать обязанности по проведению вводного инструктажа на руководителя данного структурного подразделения.
В ходе проведения вводного инструктажа по охране труда работник должен получать основной объем сведений по безопасности и гигиене труда, правилам поведения на территории организации, действиям при возникновении несчастных случаев, аварий и инцидентов на производственных объектах, а также быть ознакомлен с основными обязанностями и правами в области трудовых правоотношений, охраны труда.
Прохождение вводного инструктажа регистрируют в журнале регистрации вводного инструктажа по охране труда по форме согласно приложению 8 к Инструкции № 175 (п. 47 Инструкции № 175).
Шаг 5. Заключите с работником трудовой договор.
Помните, что в трудовом договоре с молодым специалистом не может быть условия об установлении предварительного испытания (часть пятая ст. 28 ТК).
Шаг 6. Составьте приказ о приеме на работу и объявите его работнику под роспись (п. 5 части первой ст. 54 ТК).
После заключения в установленном порядке трудового договора прием на работу следует оформить приказом нанимателя (часть четвертая ст. 25 ТК). Приказ о приеме может быть издан как в день заключения трудового договора, так и позднее – в пределах 3 дней после фактического допущения работника к работе после предъявления требования работника, профсоюза (часть третья ст. 25 ТК).
Образец приказа о приеме на работу молодого специалиста смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 27 журнала.
Шаг 7. Заключите (если это необходимо) договор о полной материальной ответственности.
Наниматель вправе на основании коллективного договора, а при его отсутствии –
самостоятельно утвердить примерный перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми могут заключаться письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (часть третья ст. 405 ТК).
Примерный перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми нанимателем могут заключаться письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, а также примерный договор о полной индивидуальной материальной ответственности утверждены постановлением Совета Министров РБ от 26.05.2000 № 764.
Справочно: подп. 2.8 п. 2 Декрета № 29 предусмотрено, что контракт, заключенный с работником, должен предусматривать полную материальную ответственность за ущерб, причиненный нанимателю по вине работника излишними денежными выплатами (за исключением случаев счетной ошибки), неправильным учетом и хранением материальных или денежных ценностей, их хищением, уничтожением.
Шаг 8. Внесите запись о приеме на работу в трудовую книжку работника (п. 6 части первой ст. 54 ТК) и выдайте расписку работнику о ее получении.
Расписка выдается в произвольной форме. Она должна содержать реквизиты организации, в т.ч. печать нанимателя (абз. 3 п. 58 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее – Инструкция № 30)).
Образец расписки о приеме от работника трудовой книжки смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 27 журнала.
Далее принятую трудовую книжку необходимо зарегистрировать в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 28 журнала.
Шаг 9. Заведите на работника личную карточку.
Законодательство прямо не предписывает вести личные карточки на работников. Однако пп. 16 и 58 Инструкции № 30 предусмотрена обязанность нанимателя ознакомить работника с каждой записью, вносимой в трудовую книжку (вкладыш к ней) на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу, заключении контракта, увольнении под расписку в личной карточке, в которой также производится запись, соответствующая записи в трудовой книжке (вкладыше к ней).
Унифицированной формы личной карточки нет, поэтому наниматель самостоятельно разрабатывает ее форму и определяет порядок ее ведения. За основу можно взять ранее действовавшую форму № Т-2, утвержденную постановлением Государственного комитета СССР по статистике от 28.12.1989 № 241 «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций».
Шаг 10. Оформите личное дело работника.
Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством (п. 2 Инструкции № 2).
Шаг 11. Заполните документы по воинскому учету.
Образец оформления сведений о воинском учете в личной карточке воинского учета смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 28 журнала.
После проверки документов на лиц, подлежащих воинскому учету, ответственный за воинский учет оформляет специальную личную карточку (личную карточку воинского учета), форма которой содержится в приложении 2 к Инструкции о порядке организации и ведения воинского учета военнообязанных, утвержденной постановлением Минобороны РБ от 31.05.2011 № 21 (форма № 2).
Личные карточки воинского учета заполняют на основании паспорта, военного билета, документа об образовании и других документов, необходимых для заполнения личной карточки.
Заполнение раздела «Сведения о воинском учете» личной карточки воинского учета (оборотная сторона формы № 2) производится в соответствии с записями, содержащимися в документах воинского учета.
После заполнения всех граф личной карточки лицо, ответственное за воинский учет, подписывает личную карточку и проставляет дату заполнения.
На лиц, исключенных с воинского учета (например, по состоянию здоровья, по достижении предельного возраста состояния в запасе), личные карточки воинского учета при приеме на работу не заводятся.
(Продолжение следует.)
