К приказам по личному составу относятся приказы:
– о приеме на работу;
– переводе;
– перемещении;
– увольнении;
– командировании;
– наложении дисциплинарного взыскания;
– предоставлении отпуска и др.
ЭТО ВАЖНО!
Приказы оформляются на общем бланке формата А4 или на специально разработанном в организации бланке для приказов.
При составлении распорядительных документов следует обращать внимание на требования, предъявляемые к ним, на ясность формулировок и обоснованность излагаемых фактов, что обеспечивает юридическую силу документа и возможность его исполнения.
Документ:
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).
Справочно:
правила оформления приказов и иных распорядительных документов содержатся в гл. 6 и 7 Инструкции по делопроизводству.
Заголовки приказов по личному составу
В заголовок приказа по личному составу, касающемуся одного работника, выносятся фамилия и инициалы работника.
Например:
О предоставлении трудового отпуска Любимову Г.В.
Заголовок приказа по личному составу, касающегося группы работников и предписывающего общее для всех действие, носит общий характер.
Например:
Об увольнении
Заголовок должен отражать суть, конкретизировать осуществляющееся действие. При поощрении работник может быть премирован, награжден, ему может быть объявлена благодарность и т.д., в виде дисциплинарного взыскания работнику могут быть объявлены замечание, выговор или применяться иные меры, предусмотренные соответствующими законодательными актами, – и заголовок приказа следует формулировать соответственно.
Например:
О премировании Рузского Э.В.
В организации возможно издание так называемого сводного приказа по личному составу, предписывающего выполнение действий по различным вопросам (прием, перевод, увольнение и пр.) и относящихся к нескольким работникам. Заголовок к тексту сводного приказа носит общий характер и оформляется фразой: «по личному составу».
Поскольку приказ об отзыве работника из отпуска объединяет различные предписываемые действия (отзыв из отпуска и предоставление неиспользованного трудового отпуска), он соответственно является сложным приказом и его заголовок указывается обобщенно: «по личному составу».
При оформлении одним приказом разных видов взысканий для разных работников за разные виды нарушений его заголовок также носит общий характер и формулируется: «О наложении дисциплинарных взысканий».
Текст приказов по личному составу
В приказах по личному составу констатирующая часть, как правило, отсутствует. Вместо этого в конце каждого пункта приказа указывается основание издания документа. Если основание для издания нескольких пунктов документа является единым, оно указывается в конце текста (п. 99 Инструкции по делопроизводству).
Справочно:
для приказов с большим количеством пунктов текст распорядительной части может оформляться в виде таблицы.
В то же время констатирующая часть может присутствовать в некоторых разновидностях приказов по личному составу:
– об отзыве из отпуска;
– переводе работника на контрактную форму найма;
– наложении дисциплинарного взыскания;
– поощрении;
– командировании.
Например, в констатирующей части приказа о наложении дисциплинарного взыскания могут быть подробно изложены факты нарушения, причины наложения взыскания. В констатирующей части приказов о поощрении, в свою очередь, может указываться мотив поощрения, но только в случае поощрения одного работника и соответственно одного мотива поощрения.
В приказе о командировании констатирующая часть может выносится в самостоятельную часть приказа в случае командирования двух и более работников.
Распорядительная часть в приказах по личному составу начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие: «ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ», «ПРЕМИРОВАТЬ» и др. Распорядительное слово «ПРИКАЗЫВАЮ» может использоваться в текстах сложных по структуре приказов по личному составу, например в приказах об отзыве работника из отпуска.
В приказах не оформляется отметка о наличии приложения в качестве отдельного реквизита. Указание на наличие приложения приводится в распорядительной части текста приказа:
– «согласно приложению», «(см. приложение)», «по прилагаемой форме», если приложение одно;
– «согласно приложению 1», «согласно приложению 2», «(приложение 1)», «(приложение 2)», если приложений несколько.
Текст распорядительной части приказов по личному составу печатается с абзаца новой строки и начинается, как правило, с фамилии, имени, отчества (при наличии) лица, в отношении которого предписывается действие. Далее указываются сведения, уточняющие распорядительное действие.
ЭТО ВАЖНО!
Фамилии в распорядительной части приказа печатаются прописными буквами (п. 90 Инструкции по делопроизводству).
При оформлении распорядительной части приказов по личному составу следует уделять внимание падежам фамилий, имен и отчеств (при наличии) в соответствии с распорядительным словом: «ПРИНЯТЬ» (кого?), «ПРЕДОСТАВИТЬ» (кому?) и т.д.
В приказах о заключении нового контракта и продлении существующего указание фамилии работника оформляется при помощи буквы «с».
Например:
ЗАКЛЮЧИТЬ:
с МАРТЫНОВЫМ Олегом Юрьевичем, ведущим специалистом отдела кадров, новый контракт на два года с 09.09.2019 по 08.09.2021.
Текст сложных по содержанию приказов по личному составу, предполагающих выполнение различных действий (в т.ч. сводных приказов по личному составу), оформляется по пунктам. При этом пункты сложных по содержанию приказов по личному составу следует располагать в логической последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение, предоставление отпуска и отзыв из него, поощрение, наложение дисциплинарных взысканий, командирование и т.д.
В сводных приказах по личному составу распорядительные слова, обозначающие предписываемое действие, надо оформлять как пункт, обозначая арабскими цифрами, и включать соответствующие подпункты, конкретизирующие предписываемые действия.
Похожим образом оформляют и приказ о наложении дисциплинарного взыскания, если к работнику применяются меры наказания дополнительно к взысканию, например лишение премии.
Например:
1. ОБЪЯВИТЬ ВЫГОВОР:
РУДЕНКО Дарье Игоревне, ведущему специалисту отдела реализации продукции.
2. ЛИШИТЬ ПРЕМИИ:
РУДЕНКО Дарью Игоревну, ведущего специалиста отдела реализации продукции, по итогам работы за III квартал 2019 г.
Визирование проектов приказов по личному составу
Проекты приказов по личному составу подлежат внутреннему согласованию путем визирования с исполнителями и заинтересованными должностными лицами (п. 100 Инструкции по делопроизводству). Перечень лиц, визирующих проект приказа, определяет составитель приказа исходя из его содержания и требований нормативных правовых актов. Обязанности по визированию проектов приказов закрепляются в локальных нормативных правовых актах организации (должностные инструкции работникам, инструкции по делопроизводству и т.п.). Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра приказа.
ЭТО ВАЖНО!
Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в проекте документа не допускается.
Как правило, первым визирует проект приказа исполнитель. В обязательном порядке приказы согласовываются с юридической службой организации.
При несогласии визирующего с содержанием приказа последний визируется им с замечаниями, которые излагаются на проекте приказа ниже даты визирования или на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «Замечания прилагаются».
Например:
Начальник отдела кадров
Тищенко К.Н. Тищенко
05.09.2019
С проектом не согласен.
Указаны слишком короткие
сроки исполнения.
или
<…>
С проектом не согласен.
Замечания прилагаются.
Согласованный проект приказа, распоряжения, указания представляется на подпись руководителю, от имени которого он издается.
Дата, подпись и регистрационный индекс
Датой приказа по личному составу является дата его подписания, которая проставляется лицом, его подписавшим (п. 101 Инструкции по делопроизводству).
Даты в тексте приказа и его реквизитах оформляются цифровым способом арабскими цифрами. Элементы даты указываются в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.
Например:
01.08.2019.
Подписывает приказ лицо, от имени которого он издается. Как правило, это руководитель, а в его отсутствие – заместитель. Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись и расшифровку подписи, состоящую из инициалов и фамилии, печатаемых без пробелов. Если документ оформлен на бланке или с использованием углового штампа, то в наименование должности включается, как правило, видовое наименование организации (п. 57 Инструкции по делопроизводству).
Например:
Директор института Григорьев К.В.Григорьев
ЭТО ВАЖНО!
Расшифровка подписи должна располагаться напротив последней строки в наименовании должности лица.
Для приказов по личному составу регистрационным индексом является порядковый регистрационный номер, присваиваемый приказу в пределах делопроизводственного года.
При этом индекс приказов по личному составу дополняют литерным обозначением в зависимости от срока хранения приказов (подп. 142.4 п. 142 Инструкции по делопроизводству):
– литера «к» – для приказов 75-летнего срока хранения: о приеме (назначении на должность), переводе, перемещении, увольнении (освобождении от должности), награждении, поощрении, премировании и т.п. (подп. 21.3 п. 21 Перечня типовых документов);
– литера «л» – для приказов 3-летнего срока хранения: о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий (подп. 21.4 п. 21 Перечня типовых документов).
Приказ вступает в силу с момента его издания, если в нем не указан иной срок.
Документ:
Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень типовых документов).
Справочно:
факт ознакомления с приказом может документироваться на отдельном листе ознакомления, например, в случае отсутствия достаточного места для оформления ознакомления на приказе.
Отметка об ознакомлении с приказом
Ознакомление с приказом по личному составу оформляют соответствующей отметкой об ознакомлении ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа или на его оборотной стороне либо на отдельном листе ознакомления, прилагаемом к распорядительному документу. В отметку включаются слова «С приказом ознакомлен(а)», подпись работника, расшифровка подписи и дата.
Например:
С приказом ознакомлен(а) Степанов С.В.Степанов
09.09.2019
Если приказ касается нескольких работников, отметка об ознакомлении формулируется словами «С приказом ознакомлены:».
При необходимости ознакомления с содержанием документа всех работников организации оформляется обязательный пункт о доведении до сведения всех работников, например: «Приказ довести до сведения всех работников» (п. 99 Инструкции по делопроизводству).
ЭТО ВАЖНО!
В распорядительный документ не следует включать пункт о доведении документа до сведения определенного работника или незначительного их числа.
В приказе по личному составу о наложении дисциплинарного взыскания в случае, если работник отказался от ознакомления с ним, на месте отметки об ознакомлении с приказом следует оформлять соответствующую отметку об отказе от ознакомления с приказом со ссылкой на составленный в этом случае отказа акт от ознакомления с приказом.
Например:
От ознакомления с приказом отказался. Акт от 04.07.2019 № 3-12/44.
Олег Посредников, младший научный сотрудник
Белорусского научно-исследовательского института документоведения
и архивного дела
