Передаче в архив организации подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Порядок и организация передачи дел в архив организации регулируются гл. 15 Инструкции по делопроизводству и гл. 12 Правил работы архивов.
Материал сопровождается заполненными формами в рубрике «Полезная документация» на с. 22 журнала.
Экспертиза ценности документов
Справочно:
дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации не передаются и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению. Передача таких дел в архив организации допускается в исключительных случаях по решению руководителя организации.
Документ:
Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее – Правила работы архивов).
Отбор документов для хранения осуществляется на основании экспертизы их ценности. Экспертизу ценности документов в организации осуществляет постоянно действующая экспертная комиссия (далее – ЭК). В государственных органах и иных организациях, имеющих подчиненные (входящие в состав, систему) органы, организации, создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (далее – ЦЭК).
В результате проведения экспертизы и отбора документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
ЭТО ВАЖНО! Непосредственный отбор документов для передачи в архив организации и выделения к уничтожению производят работники структурных подразделений организации, в деятельности которых документы были образованы. Проверку правильности произведенного отбора осуществляет ЦЭК (ЭК) организации.
Порядок составления описей дел структурных подразделений
Дела в архив организации передаются по описям дел структурных подразделений. Опись дел представляет собой архивный справочник, содержащий систематизированный перечень заголовков дел, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, их учета и систематизации.
Описи составляют ежегодно на дела, завершенные делопроизводством, срок хранения которых превышает 10 лет, отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, дела со специальной документацией (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам научно-исследовательских работ и т.п.).
Описи дел структурных подразделений должны быть составлены и оформлены не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и представлены в архив организации в течение следующего делопроизводственного года. Иными словами, для дел, завершенных делопроизводством в 2018 г., опись должна быть составлена и утверждена руководителем организации не позднее 31 декабря 2019 г. и представлена в архив организации в течение 2020 г.
Документ:
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).
ЭТО ВАЖНО! Описи дел структурных подразделений составляются в структурных подразделениях или же сотрудниками, ответственными за соответствующие направления деятельности или выполнение функций (в бесструктурных организациях). При этом архив организации (лицо, за него ответственное) осуществляет методическое руководство для правильного составления описей дел структурных подразделений.
Ответственность за своевременное и качественное составление описи дел структурного подразделения несет руководитель данного подразделения либо работник, ответственный за соответствующие направления деятельности или выполнение данных функций.
Образцы документов см. в рубрике «Полезная документация» на с. 22–23 журнала.
Проверка правильности формирования и оформления дел
До внесения заголовка дела в опись структурного подразделения следует произвести его полистный просмотр для проверки правильности формирования и оформления дела.
Оформление описи дел структурного подразделения
Опись дел состоит из следующих граф:
– порядковый номер;
– индекс дела (тома, части);
– название раздела, заголовок дела (тома, части);
– дата дела (тома, части);
– количество листов в деле (томе, части);
– срок хранения дела (тома, части)[1];
– примечание.
Каждое дело (том, часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Нумерация дел в описи продолжается ежегодно, без прерываний.
Графы описи заполняют в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.
Заголовки дел включаются в опись дел структурного подразделения за тот год, в котором они были начаты делопроизводством или поступили в организацию для продолжения делопроизводством, в соответствии с номенклатурой дел.
От редакции:
О том, на что необходимо обратить внимание при проверке правильности оформления дела, читайте в статье О.Посредникова «Подшивка документов в дела и их нумерация» (см. «Я – специалист по кадрам», 2019, № 11).
Справочно:
основные правила формирования и оформления дел содержатся в гл. 6 и 10 Правил работы архивов и гл. 11 и 13 Инструкции по делопроизводству. Для формирования и оформления личных дел работников необходимо руководствоваться также гл. 3 Инструкции № 2.
ЭТО ВАЖНО! Личные дела уволенных работников вносятся в опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируются по алфавиту фамилий. Допускается составлять отдельную опись личных дел уволенных работников.
Документ:
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция № 2).
Справочно:
форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения содержится в приложении 13 к Правилам работы архивов и приложении 16 к Инструкции по делопроизводству.
При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками заголовок первого дела указывается полностью, а заголовки последующих дел обозначаются словами «То же». При этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью. На каждом новом листе описи заголовок дела должен вновь воспроизводиться полностью.
Если дело было начато в одном структурном подразделении, а продолжено в другом, то оно включается в опись дел структурного подразделения, в котором было закончено.
Переходящие дела (содержащие документы за несколько лет) включаются в опись дел по году заведения. При составлении описей дел последующих (за годом заведения дела) лет в конце (после последней описательной строки) даются ссылки на номера дел по описи того года, в которую эти переходящие дела были включены.
Например: «Документы за 2017 год см. также в описи № 3/2016 за 2016 год, дела № 5, 7, 15».
В графе «Примечание» проставляются в случае необходимости отметки о передаче дел в архив организации, о делах, принятых из других структурных подразделений в течение делопроизводственного года, об особенностях физического состояния дел и т.п.
Каждая опись дел структурного подразделения имеет свой порядковый номер, состоящий из индекса структурного подразделения по номенклатуре дел организации, года, за который дела включаются в опись. К описи дел временного (свыше 10 лет) хранения добавляется буквенное обозначение – «в», к описи дел по личному составу – «лс».
Например: «№ 1 в-2017»,
где 1 – номер раздела канцелярии по номенклатуре дел;
в – обозначение категории дел;
2017 – год, в котором были заведены дела.
За последней описательной строкой, в конце описи дел структурного подразделения составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указываются:
– количество дел, включенных в опись;
– первый и последний номера дел по описи;
– особенности нумерации дел в описи, а именно наличие литерных и пропущенных номеров.
На обложках дел, внесенных в опись дел структурного подразделения, мягким черным графитным карандашом производится временная шифровка дел в соответствии с описью дел структурного подразделения.
Описи дел структурных подразделений составляются в двух экземплярах, а при наличии ЭК структурного подразделения – в трех. Один экземпляр остается в структурном подразделении, второй
передается в архив вместе с делами, третий подшивается к протоколу заседания ЭК.
Опись дел структурного подразделения:
– подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления;
– визируется руководителем службы ДОУ организации и согласовывается ЭК структурного подразделения (при наличии);
– утверждается в свою очередь руководителем структурного подразделения.
ЭТО ВАЖНО! При наличии общественной организации (например, профсоюза) ее документы включаются в отдельную опись дел, форма которой соответствует форме описи дел структурного подразделения. Дела общественной организации передаются в архив организации в том же порядке, что и дела структурных подразделений, и включаются в годовые разделы сводной описи дел.
Особенности составления описи электронных дел структурного подразделения
Документы в электронном виде после их подписания электронно-цифровой подписью (далее – ЭЦП) должны храниться в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажном носителе. По результатам экспертизы ценности электронных документов (далее – ЭД), проводимой на этапе подготовки к передаче на хранение в архив организации ЭК (ЦЭК) организации, как и для дел на бумажном носителе, составляются описи электронных дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурных подразделений организации. Описи ЭД в целом аналогичны в оформлении описям дел на бумажном носителе, однако ввиду специфики формы представления документов имеют некоторые особенности.
Документ:
Правила работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденные постановлением Минюста Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20 (далее – Правила работы с ДЭВ в архивах).
Опись ЭД структурного подразделения организации формируется средствами АС ДОУ в виде ЭД и путем проставления ЭЦП с применением личного ключа, владельцем которого является организация или руководитель структурного подразделения организации, для подтверждения ее целостности и подлинности.
Опись ЭД структурного подразделения включает следующие графы:
– порядковый номер;
– индекс электронного дела;
– название раздела, заголовок электронного дела;
– крайние даты электронного дела;
– количество документов в электронном деле;
– объем документов в электронном виде электронного дела;
– срок хранения электронного дела;
– примечание.
При составлении описи электронных дел соблюдаются те же требования, что и при составлении описи на бумажном носителе:
– каждый ЭД вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;
– порядок нумерации дел в описи – валовый;
– заголовки ЭД вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
– переходящие ЭД включаются в опись дел по году заведения.
Номер описи ЭД структурного подразделения состоит из индекса структурного подразделения по номенклатуре дел организации, года, за который электронные дела включаются в опись, и буквенного обозначения «ЭД». К номеру описи электронных дел по личному составу добавляется буквенное обозначение «лс», к номеру описи электронных дел временного (свыше 10 лет) хранения – «в».
В конце описи ЭД структурного подразделения после последней описательной статьи заполняется итоговая запись, в которой цифрами указываются количество электронных дел, включенных в опись, их первый и последний номера.
Справочно:
форма описи электронных дел структурного подразделения содержится в приложении 2 к Правилам работы с ДЭВ в архивах.
Как и для описи дел структурного подразделения на бумажном носителе, в описи ЭД по личному составу оформляются следующие реквизиты:
– подпись составителя описи с указанием должности составителя и даты составления, согласования с ЭК структурного подразделения (при наличии);
– гриф утверждения руководителя структурного подразделения.
Все реквизиты оформляются без воспроизведения подписи и ее расшифровки. Реквизит «Виза» на описи ЭД не воспроизводится.
Своевременное и качественное составление описей ЭД структурного подразделения обеспечивает его руководитель.
ЭТО ВАЖНО! Для хранения документов в электронном виде в архивах организации должны быть созданы условия, обеспечивающие целостность данных документов. В противном случае необходимо хранить идентичные и в установленном порядке соответствующе оформленные и подписанные документы на бумажном носителе.
Передача дел в архив
По описям дел структурных подразделений документы сдаются в архив организации. На основе описей дел структурных подразделений в архиве организации составляются годовые разделы сводных описей дел.
ЭТО ВАЖНО! Дела должны быть переданы в архив организации и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее 2 лет после их завершения делопроизводством. Таким образом, дела, завершенные делопроизводством в 2018 г., следует передать в архив в течение 2019 г., в крайнем случае в течение 2020 г.
Дела передаются в архив организации по графику, который составляется заведующим архивом (либо лицом, ответственным за архив), согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем организации. Утверждение графика возможно как грифом утверждения, так и отдельным приказом.
При приеме-передаче дел уже непосредственно в архиве проверяются правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, внесенных в опись дел структурного подразделения, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Выявленные при проверке недостатки должны быть устранены работниками структурных подразделений.
Дела передаются в архив организации в присутствии работника структурного подразделения. В обоих экземплярах описи в графе «Примечание» каждого заголовка дела проставляются отметки о наличии дел.
В конце каждого экземпляра описи дел структурного подразделения цифрами и прописью указываются количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, наименования должностей, подписи, расшифровки подписей лица, передавшего дела, и работника архива (лица, ответственного за архив), принявшего дела.
Затем сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров в описи на обе стороны и доставляются в архив работниками структурных подразделений.
Олег Посредников, младший научный сотрудник
Белорусского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела
[1]* Графа 6 «Срок хранения дела (тома, части)» не оформляется в описях дел структурного подразделения постоянного хранения.
