Статья поможет расставить все точки над «i» в следующих вопросах:
– кто должен подписывать приказы на отпуск и командировку директора организации;
– как правильно сформулировать такой приказ?
Приказы о предоставлении отпуска и командировании относятся к системе организационно-распорядительной документации и должны оформляться в соответствии с требованиями СТБ 6.38-2016 и Инструкции по делопроизводству.
Документ:
СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Госстандарта Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83 (далее – СТБ 6.38-2016).
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).
Кто подписывает приказы об отпуске и командировании директора
Право издания распорядительных документов в организации закрепляется в ее уставе. Таким правом изначально обладает ее руководитель (директор). Соответственно приказы о командировании директора, предоставлении ему отпуска подписывает сам директор.
УСОРД содержит форму приказа о предоставлении отпуска.
Данная форма применяется при оформлении отпусков и командировании работников независимо от занимаемых ими должностей и профессий, в т.ч. руководителей организаций.
Документ: Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденная приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25 (далее – УСОРД).
Приведем пример формулировки приказа о предоставлении отпуска директору.
<…>
ПРЕДОСТАВИТЬ:
КУРКОВУ Николаю Ивановичу, директору ООО «Свиль», трудовой отпуск на 35 календарных дней с 01.08.2017 по 04.09.2017 за период с 15.04.2016 по 14.04.2017.
…
Директор Подпись Н.И.Курков
<…>
Пример оформления текста приказа о командировании руководителя на основании унифицированной формы:
<…>
КОМАНДИРОВАТЬ:
КУРКОВА Николая Ивановича, директора ООО «Свиль», в Московский государственный университет (г. Москва, Россия) на 4 дня с 20.09.2017 по 23.09.2017 для участия в Международной научно-практической конференции «Развитие электронного бизнеса: новые возможности и проблемы безопасности».
Основание: приглашение Московского государственного университета.
Директор Подпись Н.И.Курков
<…>
Цель командировки может быть вынесена в констатирующую часть приказа (такой вариант наиболее удобен при оформлении приказа о командировании нескольких работников с одной целью), например:
<…>
Для участия в Международной научно-практической конференции «Развитие электронного бизнеса: новые возможности и проблемы безопасности»
КОМАНДИРОВАТЬ:
1. КУРКОВА Николая Ивановича, директора ООО «Свиль», в Московский государственный университет (г. Москва, Россия) на 4 дня с 20.09.2017 по 23.09.2017.
…
Директор Подпись Н.И.Курков
<…>
Руководитель организации вправе делегировать право подписи документов, в т.ч. приказов, своим заместителям, что должно быть оформлено соответствующим документом (специальным приказом о делегировании права подписи, приказом о распределении обязанностей между руководством, инструкцией по делопроизводству в организации и т.п.) (п. 15 Инструкции по делопроизводству).
ЭТО ВАЖНО!
Если директор делегирует право издания приказов о предоставлении отпусков и о командировании своему заместителю, то приказы о командировании директора, предоставлении отпуска директору может издать этот заместитель. Однако за самим директором право издания таких приказов по-прежнему будет сохранено.
Какие формулировки недопустимы в приказах
Использование в приказах формулировок типа «убываю в отпуск», «прерываю отпуск», «убываю в командировку» и т.п. является неправомерным, так как в приказах, подготовленных таким образом, содержится лишь констатация факта «убытия» руководителя в отпуск или командировку, но отсутствует важнейшая часть приказа, как правового акта – распорядительная. Именно эта часть является основанием, например, для бухгалтерии при расчете и выплате командировочных расходов. Кроме того, подобные формулировки противоречат требованиям нормативных правовых актов Республики Беларусь, регулирующих соответствующие вопросы.
Так, п. 99 Инструкции по делопроизводству установлено, что текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются факты, послужившие основанием для издания приказа. Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ».
Особенностью оформления приказов по личному составу, к которым относятся и приказы о предоставлении отпуска и командировании, является то, что констатирующая часть в них, как правило, отсутствует, а основание для издания приказа указывается после распорядительной части. Текст распорядительной части начинается обычно словом, обозначающим предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ», «ПРЕДОСТАВИТЬ», «КОМАНДИРОВАТЬ» и т.п.). Распорядительное слово «ПРИКАЗЫВАЮ» в таких приказах, как правило, не используется (хотя возможны исключения при составлении сложных приказов, т.е. состоящих из нескольких пунктов). В любом случае приказ должен содержать распорядительное слово (печатается прописными буквами) и предписываемое действие. Записи типа «убываю в отпуск», «убываю в командировку» таким требованиям не соответствуют.
Кроме того, ТК не знает таких понятий, как «убытие в отпуск», «прерывание отпуска», «убытие в командировку» и оперирует в соответствующих случаях исключительно терминами «предоставление отпуска» (ст. 150, 153, 157, 158 ТК), «отзыв их отпуска» (ст. 174 ТК), «направление в служебную командировку» (ст. 93 ТК).
Документ:
Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).
Андрей Рыбаков, директор Белорусского
научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела
