Материал сопровождается заполненными формами в рубрике «Полезная документация» на с. 25–26 журнала.
Составление внутренней описи документов дела необходимо для полного оформления дела, которое включает подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела, оформление и уточнение реквизитов обложки дела, систематизацию документов дела (п. 183 Инструкции по делопроизводству, п. 73 Правил работы архивов).
Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после их завершения делопроизводством (п. 181 Инструкции по делопроизводству, п. 71 Правил работы архивов).
Дела оформляют работники структурных подразделений, в которых дела сформированы, в бесструктурных организациях – работники, ответственные за документационное обеспечение отдельных управленческих функций и направлений деятельности организации.
Документ:
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).
Документ:
Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее – Правила работы архивов).
К каким делам составляется внутренняя опись документов дела?
Внутренняя опись документов дела составляется к делам, учет которых вызывается спецификой документации (особо ценные, судебные, следственные, личные дела, а также дела, сформированные по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают конкретное содержание документов дела) (п. 186 Инструкции по делопроизводству, п. 78 Правил работы архивов). Внутренняя опись документов дела составляется при оформлении дела после систематизации документов дела, подшивки и переплета дела, нумерации листов в деле.
ЭТО ВАЖНО! Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
Внутренняя опись документов дела включает 6 граф. В первой графе указывается порядковый номер документа в деле, затем следуют графы «Дата документа», «Индекс документа», «Название и (или) заголовок документа» «Номера листов дела» (указывается номера листов на которых расположен каждый документ) и «Примечание».
Какие есть особенности составления внутренней описи документов для разных дел?
При составлении внутренней описи документов дела необходимо учитывать ряд особенностей.
Для дел, сформированных по номинальному принципу (по названию видов или разновидностей документов: приказы, протоколы и т.д.), во внутренней описи названия документов допускается не указывать.
Во внутренней описи дел, содержащих обращения граждан и юридических лиц и документы по их рассмотрению, сформированных по алфавитному принципу, графы «Дата документа», «Индекс документа», «Название и (или) заголовок документа» допускается объединять в одну графу «Первые буквы фамилий авторов обращений».
Во внутренней описи дел с распорядительными документами по личному составу в качестве заголовка указываются предписываемые действия (прием, перевод, увольнение и др.) с указанием фамилий, собственных имен, отчеств (если таковые имеются) конкретных работников. Если в одном распорядительном документе по личному составу содержится несколько действий, каждое из них отражается во внутренней описи под самостоятельным порядковым номером.
Ряд особенностей имеет внутренняя опись документов личного дела, которая включается в дело после его заведения и заполняется в процессе ведения личного дела.
Справочно:
особенности и правила составления внутренней описи документов дела указаны в п. 186 Инструкции по делопроизводству и пп. 78, 79 Правил работы архивов.
Образец внутренней описи документов дела см. в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала.
В чем отличие внутренней описи документов личного дела от описи других дел?
Структура внутренней описи документов личного дела отличается от структуры описи других дел и дополнена графой «Дата включения документа в личное дело».
Также при формировании личного дела документы включаются в него в определенной последовательности:
– дополнение к личному листку по учету кадров;
– личный листок по учету кадров;
– автобиография;
– копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;
– заявление о приеме на работу;
– копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).
Эта последовательность должна соблюдаться вне зависимости от порядка представления документов.
При заполнении графы «Название и (или) заголовок документа» следует отражать специфику документов личного дела, которые могут являться выписками и копиями.
Например:
«Приказ о приеме на работу. Копия»
или
«Выписка из приказа о приеме на работу».
Документ:
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2.
Особенности составления внутренней описи документов электронного дела
Документы в электронном виде после их подписания электронно-цифровой подписью (далее – ЭЦП) должны храниться в течении сроков, установленных для аналогичных документов на бумажном носителе. Соответственно для каждого электронного дела, подлежащего передаче в архив организации, должна быть составлена внутренняя опись документов в электронном виде электронного дела (далее – ЭД).
Образец внутренней описи документов личного дела см. в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала.
ЭТО ВАЖНО! В организациях, в архивах которых не созданы условия для хранения документов в электронном виде, способные обеспечить их целостность, следует хранить идентичные по содержанию документы на бумажном носителе, которые должны быть в установленном порядке оформлены и подписаны. При невозможности получения бумажных оригиналов логично создавать заверенные копии документов в электронном виде на бумажном носителе.
Внутренняя опись документов в электронном виде ЭД служит подтверждением целостности метаданных (данные, описывающие сведения, позволяющие понять обстоятельства создания, получения и использования документа, содержание, структуру документов и процесс управления документами в течение времени, которыми может выступать совокупность реквизитов содержащихся в документе или информационно-поисковой системе) на уровне документа в электронном виде. Также внутренняя опись ЭД является основным учетным документом для документов в электронном виде.
Для каждого ЭД, подлежащего передаче в архив организации, работник структурного подразделения формирует средствами АС ДОУ внутреннюю опись электронного дела. Внутренняя опись документов ЭД включается в состав электронного дела в качестве самостоятельного ЭД, подписанного ЭЦП с применением личного ключа, владельцем которого является организация или работник структурного подразделения организации, создавший внутреннюю опись (п. 87 Инструкции о порядке работы с ЭД, п. 14 Правил работы с ДЭВ). Форма внутренней описи документов ЭД (ее графы и итоговая запись) имеет свои отличия, вызванные спецификой документов, и нацелена на учет объема («занимаемого пространства») документов. В первой графе указывается порядковый номер документа в деле, затем следуют графы «Дата документа в электронном виде», «Заголовок документа в электронном виде», «Количество объектов хранения (файлов)», «Общий объем объектов хранения в байтах» и «Общая контрольная характеристика» (она же хеш, хэш, хеш-значение – значение, рассчитанное из последовательности данных путем процедуры хеширования, предназначенное для подтверждения целостности информационного объекта), «Примечание». После в итоговой записи указывается количество документов в электронном виде в целом и объектов хранения (каждого файла, являющегося частью документа в электронном виде) и общий объем объектов хранения ЭД. Затем указываются наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов в электронном виде ЭД, его инициалы, фамилия и дата составления внутренней описи, что является аналогом подписи внутренней описи на бумажном носителе, за исключением оформления самой подписи лица.
Документ:
Инструкция о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19 (далее – Инструкция о порядке работы с ЭД).
Документ:
Правила работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденные постановлением Минюста Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20 (далее – Правила работы с ДЭВ).
Как правильно указывать дату документа
При составлении внутренней описи документов дела следует обратить внимание на графу «Дата документа», так как при ее заполнении могут быть допущены ошибки, связанные с определением даты документа.
Как правило, датой документа является дата его подписания. Однако это правило не распространяется на ряд документов.
Для таких документов, как протокол и акт, датой будет являться дата события, зафиксированного в документе, т.е. дата протоколируемого мероприятия или дата актируемого события. Для документа, принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение), – дата его принятия, для утверждаемого документа (план, отчет, инструкция, положение и др.) – дата утверждения.
Датой совместного документа на бумажном носителе является дата его подписания последней организацией (п. 46 Инструкции по делопроизводству). Датой включения документа в личное дело будет являться дата подшивки документа в данное дело.
Справочно:
форма внутренней описи документов в электронном виде ЭД содержится в приложении 4 Правил работы с ДЭВ.
Как сделать итоговую запись
В конце внутренней описи делается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в дело документов и количество листов внутренней описи.
При изменении состава документов в деле (по причине изъятия документов, включения новых документов, замены документов их копиями и др.) необходимо отразить произошедшие изменения во внутренней описи в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты.
При необходимости (большом количестве изменений) могут быть составлена новые итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись (составляется на отдельном листе-заверителе дела, для учета количества листов в деле, фиксации особенностей их нумерации и физического состояния и помещается в конце дела (тома, части)).
Справочно:
после составления внутренняя опись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи, даты составления и помещается в начале дела. Если дело было подшито (переплетено) без внутренней описи, то последняя подклеивается к внутренней стороне обложки дела.
Олег Посредников, младший научный сотрудник
Белорусского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела
