Лето – период дополнительной «отпускной» нагрузки на специалистов кадровых служб, поэтому кадровику самое время освежить в памяти положения Трудового кодекса, устанавливающие правила предоставления отпусков. Например, нередко возникают ситуации, когда необходимо отозвать сотрудника из отпуска, перенести отпуск на более поздний срок или разделить его на части. А некоторые работники и вовсе решат заменить положенный им отпуск денежной компенсацией. Что предпринять кадровику в таких случаях, какими нормами действующего законодательства руководствоваться и какие документы оформлять? На эти и другие вопросы мы постараемся ответить в данной статье.
Работник подал заявление за 8 дней до начала отпуска с просьбой предоставить трудовой отпуск в связи с выделением ему путевки в санаторий. Наниматель согласен предоставить отпуск.
Является ли такое предоставление отпуска нарушением части второй ст. 169 ТК (работник, которому трудовой отпуск предоставляется индивидуально, уведомляется не позднее чем за 15 календарных дней)?
Наниматель обязан уведомить работника о времени начала трудового отпуска не позднее чем за 15 календарных дней. Работник, которому трудовой отпуск предоставляется индивидуально, уведомляется в тот же срок письменно (ст. 169 ТК).
Уведомить работников о времени начала трудового отпуска можно следующими способами:
– вывесить списки работников с указанием структурного подразделения, месяца и дня начала отпуска и его окончания, даты вывешивания списка либо направить руководителям соответствующих структурных подразделений такой список;
– индивидуально – путем ознакомления работника под роспись с приказом о предоставлении отпуска или запиской об отпуске, в которой указаны даты начала и окончания трудового отпуска.
Варианты уведомления, как правило, зависят от штата работников.
Вместе с тем здесь идет речь о переносе трудового отпуска с согласия сторон в соответствии с п. 6 части первой ст. 171 ТК. В связи с этим для того, чтобы к нанимателю не было претензий со стороны контролирующих органов, работник должен сначала согласовать перенос трудового отпуска, а потом обращаться с просьбой о предоставлении этого отпуска. Следовательно, от работника необходимо получить письменное заявление о переносе трудового отпуска.
При составлении графика отпусков отпуск сотрудника продолжительностью 28 календарных дней по согласованию с ним разделен на 2 части (14 + 14). Через 1–2 дня после начала использования каждой такой части отпуска возникает производственная необходимость отозвать сотрудника из отпуска. Ни одна из частей не предоставляется авансом.
Справочно:
невыполнение нанимателем установленной ст. 169 ТК обязанности об уведомлении работника о времени начала трудового отпуска может быть квалифицировано как нарушение законодательства о труде, причинившее вред работнику, которое влечет административную ответственность в соответствии с ч. 4 ст. 9.19 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях.
Возможна ли в данном случае (по просьбе работника) замена обеих неиспользованных частей денежной компенсацией?
Отзыв работника с его согласия из отпуска и предоставление неиспользованной в связи с отзывом его части регулируются частями второй и третьей ст. 174 ТК.
Отзыв из отпуска предполагает перерыв в его использовании, о котором работник и наниматель заранее не договаривались. Необходимость в отзыве работника возникает в процессе использования трудового отпуска и должна быть отражена в приказе об отзыве работника из отпуска.
Не использованная в связи с отзывом часть отпуска по договоренности между работником и нанимателем компенсируется одним из 3 способов:
1) предоставляется в течение текущего рабочего года в срок, определяемый соглашением между работником и нанимателем;
2) по желанию работника присоединяется к отпуску за следующий рабочий год;
3) по желанию работника компенсируется в денежной форме (часть третья ст. 174 ТК).
При желании работника использовать неиспользованную часть в течение текущего рабочего года в приказе на отзыв из отпуска целесообразно указать период (месяц, квартал), в котором работник желает использовать эту часть.
В случае присоединения неиспользованной части к отпуску за следующий рабочий год она будет предоставляться вместе с отпуском в следующем рабочем году согласно графику отпусков.
При желании работника вместо неиспользованной части отпуска получить денежную компенсацию наниматели должны руководствоваться ст. 170 и 174 ТК.
Исходя из требований части третьей ст. 170 ТК о том, что использованная часть отпуска в текущем рабочем году должна быть не менее 14 календарных дней, отзыв из отпуска работника необходимо производить с учетом использования в текущем рабочем году не менее 14 календарных дней в натуре.
Выплачивая за оставшуюся часть отпуска денежную компенсацию, наниматель руководствуется ст. 174 ТК. В данном случае ст. 161 ТК не применяется. Для выплаты компенсации не требуется обязательная отработка работником полного рабочего года и использование в натуре 21 календарного дня отпуска.
Если работника отозвали из трудового отпуска, он может получить денежную компенсацию за неиспользованные дни отпуска при условии, что работник использовал не менее 14 календарных дней отпуска.
Справочно:
не допускается отзыв из отпуска работников моложе 18 лет, работников, имеющих право на дополнительные отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и за особый характер работы (часть пятая ст. 174 ТК).
В организации работает внутренний совместитель. По основному трудовому договору он отработал до отпуска 12 месяцев, по работе по внутреннему совместительству – 5 месяцев.
Как правильно оформить приказ о предоставлении трудового отпуска по основному трудовому договору и по работе на условиях совместительства: двумя приказами или одним с указанием периодов, за которые предоставляется трудовой отпуск?
Поскольку трудовые отпуска полагаются как по основной работе (ст. 149, 154 ТК), так и по работе на условиях совместительства (ст. 347 ТК), т.е. по каждому из трудовых договоров (контрактов), то наниматель, издавая приказ о предоставлении трудового отпуска, отдельно оформляет предоставление трудового отпуска по каждому из трудовых договоров (контрактов), заключенных с одним работником.
Трудовой отпуск работникам-совместителям предоставляют одновременно с трудовым отпуском по основной работе (ст. 347 ТК).
Если работник не отработал на работе по совместительству 6 месяцев, то трудовой отпуск предоставляется авансом.
Если продолжительность трудового отпуска работника на работе по совместительству меньше, чем продолжительность трудового отпуска по основному месту работы, наниматель по просьбе работника предоставляет ему социальный отпуск соответствующей продолжительности без сохранения заработной платы.
Справочно:
отпуска оформляются приказом (распоряжением, решением) или запиской об отпуске, которые подписываются от имени нанимателя уполномоченным им должностным лицом (ст. 152 ТК).
примерная форма записки об отпуске установлена в приложении к постановлению Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 04.10.2010 № 139 «Об установлении примерной формы записки об отпуске и внесении изменений в постановление Министерства труда Республики Беларусь от 27 декабря 1999 г. № 155».
Работник хочет взять кратковременный отпуск на 5 календарных дней.
Может ли он в одном заявлении разбить его на части: 2 календарных дня с 1 по 2 июля 2015 г. (3-е – государственный праздник, 4-е и 5-е – выходные дни) и 3 календарных дня с 6 по 8 июля 2015 г.?
Продолжительность отпусков, в т.ч. социальных, исчисляется в календарных днях. Следовательно, минимальная продолжительность социального отпуска составляет 1 календарный день (часть первая ст. 151 ТК).
Государственные праздники и праздничные дни, приходящиеся на период трудового отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются (часть вторая ст. 151 ТК).
На основании изложенного в число календарных дней социального отпуска включаются как рабочие, так и выходные дни, государственные праздники и праздничные дни.
По семейно-бытовым причинам, для работы над диссертацией, написания учебников и по другим уважительным причинам помимо тех, которые предусмотрены частью первой ст. 189 ТК, работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен в течение календарного года отпуск без сохранения заработной платы не более 30 календарных дней, если иное не предусмотрено коллективным договором, соглашением, нанимателем (ст. 190 ТК).
Уважительность причин оценивает наниматель, если иное не установлено коллективным договором, соглашением.
Как следует из приведенной нормы, социальный отпуск, предусмотренный ст. 190 ТК, предоставляется в течение календарного года. Следовательно, продолжительность такого отпуска ограничена 30 календарными днями в календарном году.
Исходя из изложенного, а также учитывая, что законодатель не устанавливает условий при предоставлении социального отпуска в соответствии со ст. 190 ТК, можно сделать вывод о том, что работник имеет право использовать 5 дней социального отпуска 2 частями без включения выходных дней.
Работник планирует трудовой отпуск, на период которого приходится перенесенный рабочий день (суббота).
Обязан ли работник выходить на работу в переносимый рабочий день (приходящийся на период до начала трудового отпуска) либо в перенесенный рабочий день (приходящийся на период трудового отпуска) или же работник не обязан выходить на работу ни в один из этих дней?
Необходимо учитывать, что переносы применяются только в отношении работников организаций, которым установлена 5-дневная рабочая неделя с выходными днями в субботу и воскресенье, а также для которых переносимый день является рабочим, и не применяются в отношении работников организаций, которым установлен суммированный учет рабочего времени, а также работающих в режиме 6-дневной рабочей недели.
При переносе рабочих дней сохраняется расчетная норма рабочего времени на календарный год, утверждаемая Минтруда и соцзащиты, и соответствующая продолжительность перенесенного рабочего дня (часть первая п. 2 Правил).
При планировании и учете рабочего времени в связи с переносом рабочих дней следует иметь в виду, что Советом Министров осуществляется перенос рабочего дня на выходной день, приходящийся на субботу, при 5-дневной рабочей неделе.
В том случае, если по различным причинам (отпуск, болезнь, другие случаи, предусмотренные законодательством) перенесенный рабочий день для конкретного работника не мог быть рабочим, то на него такой перенос не распространяется (часть первая п. 4 Правил).
Это означает, что если работник будет болеть или находиться в трудовом или социальном отпуске в переносимый день, то отрабатывать этот день он не должен. Следовательно, работник по указанным причинам не выходит на работу ни в переносимый день, ни в день, на который перенесли рабочий день.
Справочно:
постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.06.2001 № 75 утверждены Правила планирования и учета рабочего времени работников в связи с переносом Советом Министров Республики Беларусь отдельных рабочих дней (далее – Правила).
Сдвигается ли рабочий год при предоставлении трудового отпуска, если работник в течение рабочего года использовал отпуск без сохранения заработной платы по 1, 2, 3 дня?
В рабочий год включается время, которое работник не работал, но за ним согласно законодательству или коллективному договору сохранялись прежняя работа и заработная плата; время предусмотренных законодательством или коллективным договором отпусков без сохранения заработной платы, если эти отпуска не превышают 14 календарных дней в течение рабочего года (пп. 2 и 3 части первой ст. 164 ТК).
Таким образом, социальный отпуск, предоставляемый на основании ст. 190 ТК, будет включаться в рабочий год, если работник использовал не более 14 календарных дней социального отпуска в календарном году. Дни социального отпуска, превышающие 14 календарных дней, следует исключать из рабочего года работника.
При уходе в трудовой отпуск работник в заявлении указал, что выплату отпускных просит произвести в день, определенный для выплаты заработной платы. Руководитель не возражает.
Можно ли по соглашению сторон произвести выплату отпускных после предоставления отпуска?
Наниматель обязан выплатить средний заработок за время трудового отпуска не позднее чем за 2 дня до его начала (ст. 176 ТК).
При выплате среднего заработка за время трудового отпуска в отношении работников, работающих на условиях заключенного контракта, следует руководствоваться нормами Декрета № 29.
Так, в соответствии с п. 4 Декрета № 29 средний заработок за все время отпуска наниматель выплачивает не позднее чем за 1 день до начала отпуска.
Кроме того, необходимо отметить, что нормы законодательства о труде предусматривают предварительную, до начала отпуска, выплату заработка, сохраняемого за время трудового отпуска. Действие указанных норм направлено на соблюдение интересов работника и является обязанностью нанимателя. В случае их невыполнения у работника есть право требовать переноса отпуска на основании п. 5 части первой ст. 171 ТК.
Несвоевременная выплата среднего заработка за время трудового отпуска является нарушением сроков выплаты заработной платы.
За нарушение сроков выплаты заработной платы наниматель несет ответственность, установленную ст. 465 ТК и подп. 2.10 п. 2 Декрета № 29.
Каков порядок установления дополнительного поощрительного отпуска?
Продолжительность дополнительного поощрительного отпуска, предоставляемого в соответствии со ст. 160 ТК, законодательством не определена. Данный отпуск может устанавливаться коллективным договором, соглашением или нанимателем всем работникам, отдельным их категориям (по специальностям и видам производств, работ, структурных подразделений), а персонально – трудовым договором.
Предоставление дополнительного поощрительного отпуска является правом, а не обязанностью нанимателя.
Поощрительный отпуск является дополнительной мотивацией работника к труду, к достижению определенных показателей, важных для нанимателя. Такой вид отпуска наниматель может устанавливать за качество труда, его результативность, условия труда (например, наличие большого количества командировок у конкретного работника), важность для нанимателя работника определенной квалификации, отказ от курения и т.д.
Критерии и показатели, за достижение которых предоставляется дополнительный поощрительный отпуск, наниматель определяет самостоятельно. Во избежание трудовых споров необходимо четко прописать в локальных нормативных правовых актах (коллективном договоре, соглашении, трудовом договоре и др.) конкретные достижения в работе, за которые предоставляется такой вид отпуска.
Таким образом, наниматель сам определяет показатели деятельности, за выполнение которых может устанавливать поощрительный отпуск, а также его продолжительность.
Конкретная продолжительность трудового отпуска, в т.ч. дополнительных отпусков, должна быть прописана в трудовом договоре (контракте).
Справочно:
дополнительный поощрительный отпуск с сохранением заработной платы продолжительностью до 5 календарных дней включительно устанавливается работникам, работающим по контракту, как одно из обязательных условий контракта нанимателя с работником (подп. 2.5 п. 2 Декрета № 29).
В связи с возникшей производственной необходимостью руководитель организации хочет отозвать сотрудника из трудового отпуска.
Следует ли производить удержание среднего заработка, выплаченного за трудовой отпуск, либо сделать перерасчет?
Отпуск может быть прерван по предложению нанимателя и с согласия работника (отзыв из отпуска) (ст. 174 ТК).
Не использованная в связи с этим часть отпуска по договоренности между работником и нанимателем предоставляется в течение текущего рабочего года или по желанию работника присоединяется к отпуску за следующий рабочий год либо компенсируется в денежной форме, если иное не предусмотрено коллективным договором.
Коллективным договором могут определяться обстоятельства, при наличии которых допускается отзыв из отпуска.
В случае отзыва работника из отпуска и переноса оставшейся его части на другой срок сумма выплаченного среднего заработка, приходящаяся на перенесенные дни отпуска, засчитывается в счет заработной платы за выполненную работу или отработанное время (п. 8 Инструкции о порядке исчисления среднего заработка, сохраняемого в случаях, предусмотренных законодательством, утвержденной постановлением Минтруда Республики Беларусь от 10.04.2000 № 47 (в редакции от 27.03.2006 № 37)).
Для оплаты дней неиспользованной части отпуска средний заработок исчисляют в установленном порядке.
Следовательно, при отзыве работника из трудового отпуска удержание из заработной платы сумм выплаченного среднего заработка не производится. При продлении отпуска на количество дней отзыва либо при предоставлении неиспользованной в связи с отзывом части трудового отпуска в текущем либо в следующем рабочем году происходит начисление и выплата среднего заработка, сохраняемого за время трудового отпуска.
Справочно:
не допускается отзыв из отпуска работников моложе 18 лет, работников, имеющих право на дополнительные отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и за особый характер работы.
Работница принята на работу в организацию 21 августа 2009 г. Трудовые отпуска за период с 21 августа 2009 г. по 20 августа 2011 г.использованы полностью. За период с 21 августа 2011 г. по 20 августа 2012 г. отпуск использован частично в количестве 14 дней с 4 по 17 июля 2012 г. (положен в количестве 33 дней). Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет предоставлен работнице с 21 ноября 2012 г. Работница прерывает отпуск и выходит на работу 6 февраля 2015 г. С 6 февраля 2015 г. она переведена на другую должность (отпуск 34 дня). В мае работница собирается в отпуск.
Как рассчитать ей рабочий год и количество дней отпуска?
Рабочий год, за который предоставляется трудовой отпуск, – промежуток времени, равный по продолжительности календарному году, но исчисляемый для каждого работника со дня приема на работу (ст. 163 ТК).
К фактически отработанному времени приравнивают время, которое работник не работал, но за ним согласно законодательству или коллективному договору сохранялась прежняя работа и выплачивалось пособие по государственному социальному страхованию, за исключением времени отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет (п. 1 части второй ст. 164 ТК).
В стаж работы, дающий право на последующие трудовые отпуска, время отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет не засчитывается (часть шестая ст. 185 ТК).
Таким образом, период нахождения работницы в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет не подлежит включению в рабочий год, дающий право на трудовой отпуск.
Для того чтобы сдвинуть рабочий год после выхода работницы из отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет, необходимо определить:
1) количество календарных дней со дня начала рабочего года до дня предоставления отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет;
2) количество календарных дней, которое необходимо добавить к дате выхода из социального отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет. Для этого из продолжительности календарного года вычитаем количество календарных дней со дня начала рабочего года до дня предоставления отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет;
3) дату окончания рабочего года, за который работнице предоставляется трудовой отпуск, по окончании отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет. Для этого к дате выхода из отпуска по уходу за ребенком необходимо прибавить недостающее количество календарных дней.
Полученная в результате вычислений дата является датой окончания рабочего года, за который работнице должен быть предоставлен трудовой отпуск после выхода из отпуска по уходу за ребенком. Со следующего за полученной датой дня будет исчисляться новый рабочий год.
В приведенной ситуации работница перед отпуском по уходу за ребенком (21 ноября 2012 г.) полностью отработала рабочий год с 21 августа 2011 г. по 20 августа 2012 г. и использовала 14 из 33 календарных дней. Следовательно, наниматель после выхода работницы из отпуска по уходу за ребенком должен предоставить по ее заявлению оставшуюся часть трудового отпуска продолжительностью 19 календарных дней (33 – 14) за рабочий год с 21 августа 2011 г. по 20 августа 2012 г.
С 21 августа по 20 ноября 2012 г. у работницы наработана часть рабочего года (92 календарных дня) до ухода в социальный отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет. Из продолжительности рабочего года (365 календарных дней) следует вычесть отработанных 92 календарных дня (365 – 92 = 273), которые надо прибавить к дате выхода работницы из отпуска по уходу за ребенком (6 февраля 2015 г.). Полученная дата будет датой окончания рабочего года. Со следующего календарного дня будет исчисляться новый рабочий год.
Законодательство о труде предусматривает расчет трудового отпуска пропорционально отработанному времени для выплаты денежной компенсации при увольнении работника в случае, когда отработана часть рабочего года (ст. 179 ТК), а также основного отпуска в случаях, предусмотренных в подп. 2.2 п. 2 постановления № 100.
Продолжительность основного отпуска определяется пропорционально отработанному времени:
– при достижении совершеннолетия в течение рабочего года работником моложе 18 лет за время, проработанное до исполнения 18 лет, – из расчета 30 календарных дней, за остальное время рабочего года – из расчета продолжительности основного отпуска, установленного согласно выполняемой работе;
– работнику, имеющему инвалидность, если в течение рабочего года при очередном переосвидетельствовании медико-реабилитационной экспертной комиссией группа инвалидности не устанавливается, за время его нахождения на группе инвалидности в данном рабочем году – из расчета 30 календарных дней, за остальное время рабочего года – из расчета продолжительности основного отпуска, установленного согласно выполняемой работе.
В иных случаях законодательство о труде не регулирует расчет трудового отпуска пропорционально отработанному времени. Вместе с тем, поскольку порядок, условия предоставления и продолжительность дополнительных отпусков (за исключением дополнительного отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда) отнесены к компетенции нанимателя, то последний вправе на локальном уровне определить порядок их предоставления.
В случае принятия такого решения нанимателем расчет трудового отпуска работнице, которую перевели на другую должность, по которой установлена иная продолжительность трудового отпуска (34 календарных дня), можно произвести пропорционально отработанному в рабочем году периоду – до перевода на другую должность (33 календарных дня) и после перевода (6 февраля 2015 г.) – 34 календарных дня.
Документы:
Декрет Президента Республики Беларусь от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины» (далее – Декрет № 29).
постановление Совета Министров Республики Беларусь от 24.01.2008 № 100 «О предоставлении основного отпуска продолжительностью более 24 календарных дней» (далее – постановление № 100).
