Как показывает практика, руководство организаций не придает особого значения работе по формированию архива и соответственно относится к ней, как к второ-
степенной, экономя на расходах по содержанию архива. А в небольших организациях зачастую и вовсе нет отдельной штатной единицы, отвечающей за архив, поэтому функции архивариуса поручаются секретарю, специалисту по кадрам или бухгалтеру.
Стоит заметить, что специалист по кадрам в силу своей профессии и вне зависимости от количества работающих должен быть знаком с порядком формирования архива. В связи с этим мы рассмотрим, какие документы необходимо подготовить для передачи дел на хранение в архив организации.
В каждой организации в течение календарного года образуется определенное количество дел. По истечении определенного срока (он может быть разным в зависимости от рода документа) дела следует подготовить, а затем сдать в архив организации.
Как правило, оформление дел проводится работниками структурных подразделений, в которых они формируются или были сформированы. В бесструктурных организациях оформление дел осуществляют работники, ответственные за документационное обеспечение отдельных управленческих функций и направлений деятельности организации
(п. 70 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143; далее – Правила).
Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. по личному составу, подлежат передаче в архив организации.
Кроме того, дела должны быть переданы в архив организации и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее 2 лет после их завершения делопроизводством.
Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации не передаются и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению в установленном порядке (п. 98 Правил).
Передача дел в архив организации осуществляется по описям дел структурных подразделений, составляемым в соответствии с требованиями гл. 11 Правил. Передача дел временного (до 10 лет) хранения в архив организации допускается в исключительных случаях по решению руководителя организации. Передача таких дел в архив может осуществляться по согласованию с архивом организации по описям или по номенклатуре дел.
Справочно: порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, учреждениях, организациях РБ всех форм собственности устанавливает Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция № 2).
Организация архивного хранения документов
Для хранения в течение установленных сроков законченных делопроизводством документов и дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. по личному составу, организации создают архивы.
В зависимости от состава документов, подлежащих хранению в архиве, организации могут создавать отдельные архивы управленческой документации, научно-техни-
ческой документации, аудиовизуальной документации, документации на электронных носителях (п. 2 Правил).
Работа по формированию архива начинается с решения, каким он будет в вашей организации. Архив может быть отдельным структурным подразделением или существовать в составе канцелярии, секретариата или кадровой службы. Если принято решение о создании отдельной структуры, издается приказ о создании архива и введении в штатное расписание соответствующей должности.
Существет несколько вариантов решения проблемы:
1) в организации может быть должностное лицо – заведующий архивом, архивариус –
работник, который отвечает за архив;
2) может быть установлено совмещение должностей (при наличии должности архивариуса в штатном расписании). В небольших организациях распространено совмещение работы по ведению архива с другими функциями (с работой секретарем, бухгалтером, специалистом по кадрам). В этом случае издается приказ руководителя об установлении совмещения должностей и могут быть подписаны еще один трудовой договор или дополнительное соглашение к трудовому договору (п. 3 ст. 19 Трудового кодекса РБ; далее – ТК), а также устанавливается оплата за работу по совмещаемой должности;
3) может быть поручена дополнительная работа по ведению архива какому-либо работнику, если в штатном расписании отсутствует должность архивариуса (часть первая ст. 67 ТК). В этом случае издают приказ о введении дополнительных функций в трудовой договор работника, устанавливают размер доплаты к должностному окладу за работу по ведению архива и подписывают дополнительное соглашение между нанимателем и работником.
ЭТО ВАЖНО! В обоих случаях должно быть получено согласие работника на выполнение дополнительной работы.
При любом варианте решения проблемы рекомендуется на основании Правил разработать положение об архиве, а также должностную инструкцию работника, отвечающего за архив, и ознакомить с данными документами под роспись работника, которому поручена эта работа.
Что касается должностной инструкции работника, то при ее разработке можно воспользоваться квалификационными характеристиками, изложенными в квалификационном справочнике «Должности служащих,
общие для всех отраслей экономики», утвержденном постановлением Минтруда РБ от 30.12.1999 № 159.
Работа по формированию дел для передачи в архив организации – обязанность не только работников кадровых служб, но и сотрудников структурных подразделений (например, бухгалтерии).
Первое, на что нужно обратить внимание (вне зависимости от масштабов организации и документооборота в ней), – существует ряд документов, запрещенных к уничтожению. Например, бухгалтерские и кадровые документы постоянного и длительного (свыше 10 лет) срока хранения. Это прежде всего документы, содержащие информацию о стаже работников, их заработной плате.
Справочно: при ведении архива в организации необходимо руководствоваться Перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (приложение 1 к постановлению Минюста РБ от 24.05.2012 № 140; далее – Перечень).
Какие документы относятся к документам по личному составу
Прежде всего уточним, какие виды и разновидности документов относятся к общей категории документов по личному составу. Обычно под ними подразумевают лишь небольшую группу документов (приказы по личному составу, личные дела или личные карточки, лицевые счета или ведомости по начислению заработной платы, контракты, заключаемые нанимателем с работниками).
Однако вышеназванные документы отнюдь не охватывают всей той многочисленной группы документов, которые могут быть с полным основанием отнесены к документам по личному составу. К таким документам также относятся:
– документы о прохождении учебы и подтверждающие полученное образование (дипломы, аттестаты, протоколы заседаний государственных экзаменационных комиссий, книги регистрации выданных дипломов и аттестатов, журналы регистрации выдачи учащимся золотых и серебряных медалей);
– документы по аттестации и установлению квалификации;
– различные наградные документы (наградные листы, ходатайства, заключения, списки лиц, получивших награду);
– документы, подтверждающие вредные условия производства;
– списки работников, имеющих право на льготную пенсию (ходатайства, справки, анкеты);
– различные формы учета выданных документов, записи которых могут служить основанием для подтверждения трудового стажа, образования или льгот.
Как подготовить документы к сдаче в архив
Кадровая документация сдается в архив не только когда выходит из документооборота. Документы по личному составу, такие как личные карточки сотрудников, личные дела, приказы, распоряжения, трудовые договоры, – это строго конфиденциальная информация, работать с которой имеют право только сотрудники отдела кадров и проверяющие организации.
При сдаче кадровых документов в архив следует сразу же позаботиться об их надлежа-
щем оформлении. Большинству из них предстоит храниться 75 лет, и большую часть времени – в архиве. И если дела изначально были оформлены как полагается, процедура сдачи кадровых документов в архив пройдет без дополнительных временных и финансовых затрат.
Рассмотрим эту процедуру по шагам.
Шаг 1. Собираем личные карточки работников, приказы, письма, которые уже вышли из документооборота, и формируем их в дела.
Для этого необходимо определить срок их хранения и распределить таким образом, чтобы документы с одинаковым сроком хранения лежали вместе.
Шаг 2. Проводим экспертизу ценности документов, т.е. определяем, какие документы нужно хранить постоянно, какие временно, а также те, которые уже успели выйти из документооборота.
Убираем лишние копии и документы, которые не подлежат долгосрочному хранению. Как правило, для этой работы в конце года в организации создается экспертная комиссия в составе специалиста по кадрам, бухгалтера и архивариуса.
Шаг 3. Начинаем формировать дела.
В одном деле, как правило, хранятся документы с одинаковым сроком хранения и по одной теме. Оформляем дела. Для этого их нужно подшить в твердую обложку и указать на ней реквизиты дела. Оформляя титульный лист, указываем номер дела, срок его хранения, дату, название, количество листов. Листы дела нумеруем (обязательно). Оформляем внутреннюю опись для личных дел работников.
Образец внутренней описи дела при сдаче в архив смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 27 журнала.
Шаг 4. Сшиваем и заверяем каждое сдаваемое дело.
Нитью скрепляем листы дела в 4 прокола, а на место окончания сшивных нитей наклеиваем заверительную надпись. В ней указываем количество листов в деле и дату. Данная надпись скрепляется печатью и подписью ответственного за сдачу документов. Эти действия обязательны, поскольку только в этом случае можно быть уверенным в сохранности информации.
Шаг 5. Оформляем общую опись, содержащую перечень сдаваемых дел (это очень поможет при дальнейшей работе с архивом).
Копию описи оставляем в отделе кадров, чтобы точно знать, что уже было сдано на хранение.
Шаг 6. Сформированные дела сдаем в архив.
При сдаче обязательно сверяем каждое из передаваемых дел с описью. Такой двойной контроль дисциплинирует и предотвращает ошибки.
Соблюдение всех нюансов при сдаче кадровых документов в архив поможет избежать неловких ситуаций с сотрудниками или проверяющими органами.
Более подробно о формировании дел
Теперь рассмотрим непосредственно порядок формирования документов в дела. Следует учесть, что документы формируются в дела по определенным признакам, чтобы потом их легко было искать в архиве.
Для упрощения работы был создан специальный справочный документ – номенклатура дел, с помощью которой служебные документы распределяются по папкам (делам). Она представляет собой систематизированный перечень заголовков всех дел, которые работники будут заводить в организации в очередном году. Номенклатура дел составляется ежегодно, обычно в декабре, чтобы было известно, какие дела следует формировать в организации в очередном календарном году с января по декабрь.
Справочно: более подробно о составлении номенклатуры дел можно прочитать в статье И. Кот «Наводите порядок в делах?
Вам поможет номенклатура дел» в журнале «Я – специалист по кадрам», 2014, № 13, с. 33.
При формировании документов в дела их объединяют в папки по различным признакам. Например, номинальный признак (именной, видовой): приказы к приказам, протоколы к протоколам.
В соответствии с номенклатурой дел приказы по личному составу имеют соответствующий индекс и срок хранения, а именно: существуют документы по личному составу со сроком хранения «постоянно», 75 лет и
5 лет, 3 года и «до минования надобности» (п. 21 Перечня). Поэтому для приказов по личному составу со сроком хранения 75 лет необходимо создать дело «Приказы по личному составу» со сроками хранения 75 лет и оформить обложку скоросшивателя для подшивки в него этих приказов.
Если документов одного вида очень много, то их можно формировать в дела по предметно-вопросному признаку, т.е. отдельно приказы по приему, увольнению, изменению фамилии и т.д. Если компания небольшая, соблюдать такой порядок необходимости не возникает, достаточно разделять документы по срокам хранения.
ЭТО ВАЖНО! Архивные документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих их утрату. При этом законодательство позволяет передавать архивные документы органи зации на хранение государственным или муниципальным архивным учреждениям по договору.
Уничтожение документов, вышедших из документооборота организации
Процедура уничтожения документов, которые после проведения экспертизы ценности выделены как вышедшие из документооборота организации, требует правильного оформления. Уничтожению подлежат только документы дел временного хранения, сроки хранения которых истекли. Исчисление этого срока начинается с 1 января следующего календарного года.
ЭТО ВАЖНО! Нельзя уничтожать документы, не прошедшие экспертизу ценности документов. Решение об уничтожении должно содержаться в протоколе заседания экспертной комиссии организации. Подлежащие уничтожению документы вносятся в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Конечно, уничтожение документов – это не сжигание и не вывоз их на свалку. Как ценнейшее вторсырье, бумагу необходимо сдать на переработку.
Архив – это важно!
Подводя итоги, еще раз подчеркнем важность создания архива в организации. В жизни случаются разные ситуации: например, в отдел кадров вашей организации может обратиться бывший сотрудник, работавший
20 или 30 лет назад, по поводу подтверждения стажа, поскольку необходимые документы утеряны (сгорели, испорчены водой и т.д.). А где искать такой документ? Вы ведь в это время еще не работали, а может, и вообще еще не родились. А поможет разобраться в такой ситуации только архив.
Справочно: наниматель обязан не позднее чем в 5-дневный срок по просьбе работника, в т.ч. уволенного, выдать справку с указанием специальности, квалификации, должности, времени работы и размера заработной платы, а также другие документы о работе, предусмотренные законодательством (ст. 51 ТК).
Кроме того, при ликвидации каждая организация должна сдать свои документы в государственный или городской архив в соответствии с указаниями местного архивного учреждения. Без этого акт о ликвидации организации подписан не будет. После ликвидации организации государство требует организовать сохранность документов в пределах установленных сроков в архиве города (района).
О сдаче документов организации в городской (районный) архив читайте в следующем номере журнала.
