В целях урегулирования порядка направления нанимателем работников в служебные командировки в пределах Республики Беларусь и за границу в организации может быть принят локальный правовой акт, например Положение о служебных командировках работников (далее – Положение).
Разработка и принятие Положения позволят нанимателю воспользоваться предоставленным в Положении № 176 правом выбора действий по оформлению документов, а также порядком расчетов по служебным командировкам.
Документ:
Положение о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 (далее – Положение № 176).
Документ:
Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).
При служебных командировках наниматель обязан возместить работнику следующие расходы (ст. 95 ТК):
1) на проезд к месту служебной командировки и обратно;
2) наем жилого помещения;
3) проживание вне места жительства (суточные);
4) иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.
Порядок и размеры возмещения указанных расходов определяются Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом.
В коллективном договоре, соглашении или нанимателем допускается предусмотреть иные размеры возмещения расходов при служебных командировках. Однако они не могут быть ниже размеров, установленных для бюджетных организаций.
Кроме того, наниматель обязан соблюдать предусмотренные законодательством гарантии для работников при служебных командировках (ст. 95 ТК).
Как правило, Положение разрабатывается тремя структурами:
– кадровым отделом;
– бухгалтерским отделом;
– экономическим отделом (если такой есть на предприятии).
Специалисты вышеперечисленных структур будут разрабатывать Положение с привлечением юриста, который сможет провести юридическую экспертизу документа, с целью недопущения нарушений действующего законодательства.
Приведем образец оформления такого документа.
Общество с ограниченной УТВЕРЖДАЮ
ответственностью «Мир» Директор
Подпись И.С.Иванов
ПОЛОЖЕНИЕ 26.04.2019
26.04.2019 № 1
г. Минск
О служебных командировках
работников
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.
2. Настоящее Положение определяет порядок направления в служебные командировки в пределах Республики Беларусь и за границу работников ООО «Мир» (далее – наниматель), работающих по трудовым договорам (контрактам).
3. Лицо, ответственное за оформление командировочных документов, назначается приказом директора.
2. ПОРЯДОК НАПРАВЛЕНИЯ В СЛУЖЕБНУЮ КОМАНДИРОВКУ
В данном разделе Положения оговариваются:
– порядок направления работника в командировку (издание приказа; информация, указываемая в приказе; вид компенсации за работу в выходной день, если работник командирован для выполнения работы в свой выходной день, и др.);
– случаи установления задания на служебную командировку, структура такого задания, форма данного документа, подлежащего оформлению. Нанимателю предоставлено право устанавливать задание на командировку как в пределах Республики Беларусь, так и за границу (п. 3 Положения № 176). Задание подписывается командированным работником и утверждается нанимателем;
– выдача командировочного удостоверения по форме, установленной законодательством. Необходимость выдачи работникам командировочного удостоверения определяет наниматель, если иное не установлено законодательными актами (ст. 93 ТК). Форма командировочного удостоверения устанавливается республиканским органом государственного управления, проводящим единую финансовую политику. Например, можно воспользоваться формой, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 «Об утверждении Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь»;
– время окончания работы в день выбытия в командировку (прибытия до окончания рабочего дня) определяется по договоренности с руководителем организации;
– особенности направления в командировку руководителя организации;
– основания продления срока командировки, досрочного возвращения из командировки и др.
3. ГАРАНТИИ И КОМПЕНСАЦИИ ПРИ СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВКАХ
В третьем разделе Положения целесообразно указать:
– перечень лиц, которых нельзя направить в командировку;
– перечень лиц, направляемых в командировку только с их согласия.
Получение согласия производится путем оформления отдельного предложения о направлении в служебную командировку, которое подписывает работник в случае согласия;
– предоставляемые гарантии командированному работнику, предусмотренные законодательством;
– виды компенсаций командировочных расходов, выплачиваемых работнику, их размеры. Особое внимание следует обратить на определение конкретного размера и порядка расчета общей выплаты, применяемой в расчетах с командированными водителями-международниками;
– перечень иных расходов, подлежащих возмещению командированному работнику на основании подтверждающих документов с разрешения или ведома нанимателя;
– сроки выплаты аванса на командировочные расходы.
4. ОТЧЕТЫ ПО РЕЗУЛЬТАТАМ СЛУЖЕБНОЙ КОМАНДИРОВКИ
В данном разделе следует конкретизировать:
– сроки представления работником, прибывшим из служебной командировки, письменного отчета о результатах командировки;
– форму отчета о служебной командировке. Отчет должен отражать конкретное выполнение задания, достигнутые договоренности, а также другую информацию, содержать выводы и конкретные предложения по результатам этой командировки.
Если задание не выполнено, указываются причины невыполнения. К отчету о служебной командировке прикладываются документы, подтверждающие ее результативность;
– сроки и порядок представления в бухгалтерию авансового отчета и неиспользованных сумм денежных средств;
– сроки окончательного расчета с командированным работником. Окончательный расчет с командированным работником должен быть произведен не позднее 30 календарных дней с даты представления отчета о расходовании аванса (п. 7 Положения № 176).
5. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Иные вопросы, не прописанные в данном Положении, решаются в соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь.
Начальник отдела кадров Подпись М.П.Петров
Начальник юридического отдела
Подпись Е.А.Куликова
26.04.2019
Нина Анищенко, эксперт журнала «Главный Бухгалтер»
