Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом. Оно содержит перечень структурных подразделений, наименования должностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.
Наличие штатного расписания необходимо для организаций любых организационно-правовых форм. При отсутствии штатного расписания, например, не может быть заключен трудовой договор с работником.
Почему в организации должно быть штатное расписание?
Штатное расписание – документ, регулирующий трудовой распорядок (ст. 194 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)).
Штатное расписание должно быть оформлено в каждой организации вне зависимости от организационно-правовой формы. Это обусловлено прежде всего тем, что основой трудовых отношений служит трудовой договор, который не может быть заключен при отсутствии штатного расписания. Это вытекает из понятия трудового договора. Трудовой договор – соглашение между работником и нанимателем (нанимателями), в соответствии с которым работник обязуется выполнять работу по определенной одной или нескольким профессиям, специальностям или должностям соответствующей квалификации согласно штатному расписанию и соблюдать внутренний трудовой распорядок (ст. 1 ТК).
Кто составляет штатное расписание?
Штатное расписание составляет в организации специально уполномоченное лицо нанимателя. Как правило, это экономист по труду. При отсутствии в штате организации экономиста по труду эту работу могут выполнять другие работники экономической службы с участием кадровой, юридической служб.
В небольших организациях при отсутствии в их организационной структуре экономической службы вопросы разработки штатного расписания решает главный бухгалтер, юрисконсульт, но чаще всего это сотрудник кадровой службы.
Форму и содержание штатного расписания определяет наниматель
Порядок разработки и введения в действие штатного расписания конкретной организации как локального нормативного правового акта, его форму и содержание определяет наниматель.
В штатном расписании обязательно надо указать наименование должностей, профессий и специальностей, а также квалификацию работников. Именно поэтому так важно участие кадровой службы в данном процессе.
ЭТО ВАЖНО! Устанавливать наименования должностей (профессий) необходимо с учетом фактически выполняемой работы.
Штатное расписание организации также должно отражать ее структуру, штатный состав и штатную численность.
В штатное расписание в качестве необходимой информации следует включить данные о тарифной части заработной платы, а именно:
– размер тарифной ставки (тарифных ставок) 1-го разряда как элемента тарифной системы;
– тарифные разряды профессий рабочих (должностей служащих) и соответствующие им тарифные коэффициенты;
– размеры тарифных ставок (окладов) работников (как правило, указывают также их повышения, предусмотренные локальными нормативными правовыми актами организации и носящие постоянный характер).
Дополнительные выплаты стимулирующего и компенсирующего характера (надтарифная часть заработной платы), носящие переменный характер, в штатном расписании, как правило, не указывают.
При необходимости штатное расписание может содержать и другую информацию, применяемую постоянно или периодически. Например, в графе «примечание» можно указывать, на какой период вводится та или иная профессия (должность), факт нахождения работника в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет и т.п.
Подготовительная работа по составлению штатного расписания
Для того чтобы штатное расписание организации было экономически обоснованным, отвечало задачам организации, перед его составлением и утверждением нужно провести определенную подготовительную работу:
– во-первых, изучить основные нормативные правовые акты, регулирующие вопросы организации оплаты труда, в числе которых:
Трудовой кодекс РБ;
Инструкция о порядке определения тарифных ставок и должностных окладов работников коммерческих организаций и индивидуальных предпринимателей, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 26.04.2010 № 60 (далее – Инструкция № 60);
Общие положения Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС), утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.03.2004 № 34 (далее – Общие положения ЕТКС);
Общие положения Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД), утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.03.2004 № 32 (далее – Общие положения ЕКСД);
иные квалификационные справочники, утверждаемые в установленном порядке;
– во-вторых, определить и утвердить организационную структуру организации. На этом этапе надо установить оптимальное количество структурных подразделений, распределение между ними функций, их подчиненность и взаимосвязь. Необходимость создания того или иного подразделения предусматривает наниматель в зависимости от различных факторов: направлений деятельности организации, характера функций создаваемого подразделения, объема поставленных перед ним целей и задач;
– в-третьих:
осуществить расчет численности работников с учетом предполагаемых объемов работ (услуг), их трудоемкости. При этом используйте утвержденные нанимателем следующие виды норм труда: нормы времени, нормы выработки, нормы обслуживания, нормы численности, нормы управляемости и др.
установить наименование профессий рабочих и должностей служащих согласно содержанию их работ и обязанностей, предусмотренных соответствующими квалификационными (тарифно-квалификационными) характеристиками;
выполнить тарификацию работ и профессий рабочих на основе тарифно-квалификационных характеристик;
распределить работников по структурным службам, подразделениям, рабочим местам;
разработать и утвердить локальные нормативные правовые акты, определяющие формы, системы и размеры оплаты труда работников, положения о структурных подразделениях организации, должностные (рабочие) инструкции;
определить тарифные ставки (оклады).
С учетом изложенного составление штатного расписания может предусматривать этапы, которые рассмотрены далее.
Устанавливаем наименования профессий рабочих
Наименования профессий рабочих надо устанавливать в строгом соответствии с ЕТКС.
Не применяйте наименования профессий рабочих, содержащих какие-либо отклонения, уточнения, кроме имеющихся в самом наименовании, а также не применяйте двойных наименований профессий рабочих, за исключением случая, когда двойным является само наименование (например, слесарь-сантехник, укладчик-упаковщик и др.).
ЭТО ВАЖНО! Законодательством о труде предусмотрено право нанимателя поручать работнику трудовую функцию по нескольким профессиям.
Для таких случаев Общими положениями ЕТКС определено, что наименование профессии рабочему надо устанавливать по основной работе с учетом наибольшего удельного веса выполняемых им работ.
Устанавливаем наименования должностей служащих
Наименования должностей служащих следует устанавливать в соответствии с ЕКСД, который обязателен для применения в организациях независимо от форм собственности (ст. 19 ТК).
Общими положениями ЕКСД определены понятия «базовое наименование должности» и «полное наименование должности». При этом сказано, что во всех случаях должности служащего следует присваивать ее базовое наименование согласно ОКПД, для которой ЕКСД предусмотрена квалификационная характеристика, а при необходимости – полное наименование должности.
Наименование должности того или иного работника может отражать:
– характер выполняемой им работы независимо от специализации организации или подразделения, в которых он работает (например, специалист по таможенному оформлению, инженер по научно-технической информации, ветеринарный врач и т.д.);
– сведения, содержащие дополнительное указание специальности работника (врач-терапевт, специалист по маркетингу, инженер по организации труда и т.д.);
– сферу его деятельности (мастер производственного обучения, горный мастер, агент торговый и т.д.);
– режим работы (сменный мастер и т.д.);
– место работы (мастер участка, энергетик цеха и т.д.).
При необходимости выполнения служащим двух или нескольких трудовых функций наименование его должности установите с учетом наибольшего удельного веса работ, выполняемых в пределах той или иной функции.
В исключительных случаях допустимо устанавливать двойные наименования должностей. Условие установления двойных наименований – наличие составляющих этих наименований в ОКПД и квалификационных характеристик в ЕКСД, а также выполнение служащими в пределах этих трудовых функций работ (обязанностей), родственных по содержанию и равных по сложности, в рамках одной специальности и квалификации (например, бухгалтер-экономист). Указанные должности имеют код должности (код категории) по первому их наименованию.
ЭТО ВАЖНО! Наименование базовой должности «специалист» может быть применено только в тех случаях, когда работнику для решения вопросов, вытекающих из характера производства или вида деятельности, необходимы знания, полученные в объеме высшего или среднего специального образования, и его трудовые функции не предусмотрены должностными обязанностями квалификационных характеристик других должностей специалистов, других служащих, содержащихся в выпусках ЕКСД.
При этом квалификационные категории следует присваивать по тем должностям специалистов, по которым квалификационными характеристиками ЕКСД предусмотрено внутридолжностное категорирование, и в том порядке и на условиях, которые установлены соответствующими квалификационными требованиями.
Наименование базовой должности «инженер» применимо в тех случаях, когда работнику для выполнения должностных обязанностей требуются инженерные знания, полученные в объеме высшего образования.
Наименование производной должности «ведущий» можно применять для должностей специалистов высшего уровня квалификации, по которым установлено квалификационное категорирование, при условии выполнения работником функций руководителя и ответственного исполнителя работ по одному из направлений деятельности организации или ее структурного подразделения либо обязанности по координации и методическому руководству исполнителями, с учетом рационального разделения труда в конкретных организационно-технических условиях.
Производная должность «ведущий» – самостоятельная. Она не категорируется.
Наименование производной должности «главный» можно применять для должности руководителя при условии, если он возглавляет структурное подразделение или имеет в подчинении структурные подразделения (подчиненных работников в обособленных подразделениях) по определенному наименованием должности виду (направлению) деятельности организации (главный механик, главный энергетик, главный экономист и т.д.). Исключение составляют должности «главный инженер», «главный бухгалтер».
Определяем тарифный разряд руководителя организации, руководителя обособленного подразделения организации (филиала, представительства)
Тарифные разряды и соответствующие им тарифные коэффициенты руководителей организаций следует устанавливать по решению собственника имущества (органа, уполномоченного заключать контракт) в зависимости от списочной численности работающих по организации в целом, включая обособленные подразделения, а также подчиненные организации и дочерние предприятия, в диапазоне тарифных разрядов согласно приложению 3 к Инструкции № 60.
Списочную численность работников организации следует определять по данным государственной статистической отчетности в среднем за период с начала года по состоянию на 1-е число месяца, в котором заключается контракт, изменяются его условия либо заключается новый контракт по истечении максимального срока действия ранее заключенного контракта.
Во вновь созданной организации в течение первого года деятельности при увеличении фактической списочной численности работников тарифный разряд ее руководителя можно изменять. По истечении первого года деятельности устанавливайте его на основании данных государственной статистической отчетности о списочной численности работников по состоянию на конец года.
При изменении в течение срока действия контракта списочной численности работников организации в сторону уменьшения за счет проведения организационно-технических мероприятий, способствующих повышению эффективности производства и труда, тарифный разряд руководителя организации по решению собственника имущества (органа, уполномоченного заключать контракт) можно не пересматривать в сторону его понижения.
Тарифный разряд руководителя обособленного подразделения (филиала, представительства) может быть установлен коллективным договором, соглашением или нанимателем в зависимости от списочной численности работников подразделения согласно приложению 3 либо по одному из уровней управления согласно приложению 1 к Инструкции № 60.
Пример 1
Тарифный разряд директора филиала, численность работников которого составляет 250 человек, может быть установлен 2 способами:
1) в зависимости от численности работников филиала – по 18, 19 или 20-му разрядам;
2) по уровню управления 4.13. – по 16, 17, 18 или 19-му разрядам.
Определяем тарифные разряды заместителей руководителя организации (обособленного подразделения), главного бухгалтера организации (обособленного подразделения)
Тарифный разряд первого заместителя руководителя организации (или главного инженера в качестве первого заместителя руководителя организации) установите на один разряд ниже тарифного разряда руководителя организации; заместителей руководителя организации, главного инженера в качестве заместителя руководителя организации, главного бухгалтера – на 1–2 разряда ниже тарифного разряда первого заместителя руководителя организации (или главного инженера в качестве первого заместителя руководителя организации) (гл. 4 Инструкции № 60).
При отсутствии в штатном расписании должности первого заместителя руководителя организации (или главного инженера в качестве первого заместителя руководителя организации) тарифные разряды заместителей руководителя организации, главного инженера в качестве заместителя руководителя организации и главного бухгалтера установите на 1–2 разряда ниже тарифного разряда руководителя организации.
Порядок тарификации заместителей руководителя, главного инженера, главного бухгалтера обособленного подразделения аналогичен порядку, изложенному выше.
Тарифные разряды заместителей главного инженера, главного бухгалтера следует устанавливать на 1–2 разряда ниже разрядов главного инженера, главного бухгалтера соответственно.
Структурное подразделение и тарификация его руководителя
Справочно: под структурным подразделением организации (подразделения) понимают официально выделенную ее часть, возглавляемую руководителем, подчиненным непосредственно руководителю организации, его заместителю либо руководителю более высокого уровня управления, созданную для управления определенным направлением (видом) деятельности организации, с самостоятельными задачами, функциями и ответственностью.
Структурные подразделения надо включать в штатное расписание с учетом следующих норм управляемости:
– управление – при наличии в его штате не менее 7 штатных единиц, включая должность руководителя;
– отдел – при наличии в его штате не менее 4 штатных единиц, включая должность руководителя;
– сектор (бюро, группа) – при наличии в его штате не менее 3 штатных единиц, включая должность руководителя.
Наименования структурных подразделений в штатном расписании указывайте согласно утвержденной нанимателем организационной структуре.
Тарификацию руководителей структурных подразделений устанавливайте в соответствии с приложением 1 к Инструкции № 60.
Приложением 1 предусмотрена тарификация по уровням управления 1.6, 2.7, 3.8 и 4.9.
Тарификацию должностей иных руководителей структурных подразделений (руководителей центров, комплексов, отделений и др.) устанавливайте по одному из указанных уровней управления в зависимости от особенностей организационной структуры, численности работников и других факторов.
Пример 2
Тарификацию должности начальника отделения можно установить по одному из разрядов, предусмотренных уровнем управления 3.8 (17, 18, 19 или 20-й разряды).
По решению нанимателя тарифный разряд руководителей подразделений административно-хозяйственного обслуживания может быть установлен по уровням управления 1.10, 2.11, 3.12 приложения 1 к Инструкции № 60 в зависимости от численности подчиненных работников.
Тарификацию должностей руководителей структурных подразделений, должности которых не предусмотрены в приложении 1 к Инструкции № 60, наниматель может осуществлять самостоятельно в порядке, определяемом коллективным договором, соглашением или иным локальным нормативным правовым актом, в пределах диапазонов тарифных разрядов по строкам и уровням управления.
Тарифные разряды заместителей руководителей структурных подразделений следует устанавливать на 1–2 разряда ниже разрядов руководителей соответствующих структурных подразделений.
ЭТО ВАЖНО! Должность менеджера относите к категории руководителей и тарифицируйте ее по одному из уровней управления в зависимости от численности работников, руководимых им по соответствующему направлению деятельности, а также специфики деятельности организации. При этом менеджер может быть включен в штатное расписание как в качестве руководителя подразделения, так и в качестве подчиненного работника, в т.ч. в составе структурного подразделения.
В организации может быть создана служба как структурное подразделение (производственное структурное подразделение) вне зависимости от численности работников.
При этом наниматель самостоятельно определяет целесообразность введения должности руководителя службы, а также ее тарификацию по одному из уровней управления согласно приложению 1 к Инструкции № 60 исходя из численности подчиненных работников.
Тарификация руководителя производственного структурного подразделения
Для производственных структурных подразделений Инструкцией № 60 и другими нормативными правовыми актами нормы управляемости не определены.
Тарификацию их руководителей следует устанавливать по уровням управления согласно приложению 1 к Инструкции № 60. Указанную тарификацию можно применять для руководителей иных производственных структурных подразделений, например начальника службы.
Тарификацию отдельных должностей руководителей производственных структурных подразделений (не определена по приложению 1) наниматель может осуществить самостоятельно в порядке, определяемом коллективным договором, соглашением или иным локальным нормативным правовым актом, в пределах диапазонов тарифных разрядов по строкам и уровням управления.
Тарификация должностей специалистов и других служащих
Тарификацию должностей специалистов и других служащих производите в соответствии с приложением 1 к Инструкции № 60.
Наниматель самостоятельно устанавливает для них конкретные тарифные разряды и соответствующие им тарифные коэффициенты в пределах диапазонов по строкам 2, 4, 5 указанного приложения. При этом тарифный разряд зависит от уровня квалификации, теоретических и практических знаний, степени сложности выполняемых работ (обязанностей) и ответственности и др. Данные требования заложены в квалификационных характеристиках, предусмотренных соответствующими квалификационными справочниками.
Справочно: отнесение должностей к категориям специалистов среднего или высшего уровня квалификации устанавливает наниматель в зависимости от конкретного содержания обязанностей работника, сложности выполняемой работником трудовой функции по направлению деятельности, что отражается в должностной инструкции специалиста.
Тарифный разряд помощника руководителя организации, относящегося к категории специалистов, установите на 1–4 разряда ниже тарифного разряда заместителя руководителя организации.
Тарификацию отдельных должностей специалистов (не определяется согласно приложению 1) наниматель может осуществить самостоятельно в порядке, устанавливаемом коллективным договором, соглашением или иным локальным нормативным правовым актом, в пределах диапазонов тарифных разрядов по указанным строкам приложения 1 к Инструкции № 60.
Тарификация профессий рабочих
Тарифные разряды рабочих устанавливайте с 1-го по 8-й разряд ЕТС приложения 1 к Инструкции № 60.
По профессиям рабочих, квалификационными характеристиками которых не предусмотрены квалификационные разряды, расчет тарифных ставок производите исходя из кратных размеров тарифной ставки 1-го разряда, определенных приложением 2 к Инструкции № 60.
ЭТО ВАЖНО! В штатное расписание можно включить профессии не только рабочих с повременной оплатой труда, которым установлены месячные (часовые) тарифные ставки, но и рабочих со сдельной формой оплаты труда с указанием размера месячной тарифной ставки, соответствующей присвоенному тарифному разряду рабочего (ст. 1 ТК).
Отдельным высококвалифицированным рабочим, тарифицируемым по разрядам (начиная с 5-го), наниматель имеет право устанавливать тарифные ставки исходя из тарифных коэффициентов соответствующих тарифных разрядов ЕТС в диапазоне 2,03–2,48 включительно. Порядок и условия установления указанных тарифных ставок могут быть определены коллективным договором, соглашением или нанимателем.
Утверждение и введение в действие штатного расписания
Штатное расписание – локальный нормативный правовой акт, порядок и форма утверждения которого не установлены законодательством. Эти вопросы следует регламентировать уставом или другими учредительными документами.
Учитывая статус этого документа, штатное расписание утверждает руководитель организации или лицо, которое в отсутствие руководителя организации исполняет его обязанности.
Штатное расписание утверждайте в виде самостоятельного документа, распорядительный характер которого определен грифом «УТВЕРЖДЕНО». Дополнительного оформления данного документа в виде приказа в этом случае не нужно.
При этом дата утверждения и дата введения в действие штатного расписания являются необходимыми его реквизитами.
Штатное расписание, как правило, составляют на календарный год.
Внесение изменений и дополнений в штатное расписание
В силу организационных, экономических или производственных причин штатное расписание нанимателя может быть изменено.
Изменения можно оформить приказом.
В рубрике «Полезная документация» смотрите следующие заполненные формы документов:
– пример оформления приказа о внесении изменений в штатное расписание на с. 25 журнала;
– образец оформления внесения изменений в штатное расписание путем утверждения перечня изменений соответствующим грифом (с. 25 журнала);
– пример оформления штатного расписания (для организаций, в которых применение Инструкции носит обязательный характер) на с. 26–27 журнала;
– пример оформления штатного расписания (для организаций, в которых применение Инструкции не носит обязательный характер (система оплаты труда установлена в локальном нормативном правовом акте)) на с. 28 журнала.
