Какие документы надо оформить при командировке в пределах и за пределы Республики Беларусь

Служебная командировка в пределах Республики Беларусь

Служебная командировка за границу

Документы

Приказ (распоряжение) нанимателя о командировании работника

Оформляется

Оформляется.

В случае если командирование за границу осуществляется на основании приглашения государственных органов иностранных государств, международных или иностранных организаций, в приказе (распоряжении) указываются условия командирования за границу согласно соответствующему приглашению (расходы на проживание, обеспечение жилым помещением, проезд и т.д.)

Приглашение

Не предусмотрено законодательством

Наниматель осуществляет регистрацию приглашений в соответствии с законодательством об организации и ведении делопроизводства и обеспечивает их перевод с иностранного языка на белорусский или русский язык (п. 3 Инструкции № 115)

Задание на командировку

Не предусмотрено законодательством.

Наниматель самостоятельно решает, оформлять такой документ или нет

Наниматель устанавливает задание на командировку, которое должно носить конкретный характер и не содержать общих и нечетких формулировок. В задании на командировку указываются государство и цель командировки, время нахождения за границей, план встреч и переговоров, перечень вопросов, подлежащих решению или изучению, а в случае заключения договора (контракта, соглашения) – предмет договора (контракта, соглашения), иные сведения, необходимые для реализации целей и задач командировки. Задание подписывается командированным работником и утверждается нанимателем

Командировочное удостоверение

На усмотрение нанимателя, за исключением случаев, предусмотренных законодательством. Например, для госслужащих оно является обязательным (часть вторая ст. 93 ТК; части первая и третья п. 2 Инструкции № 35; п. 2 ст. 37 Закона о госслужбе)

Не предусмотрено законодательством

Регистрация

Регистрация работников, выбывающих в служебную командировку, ведется в специальных журналах по установленной форме (см. приложение 3 к Инструкции № 35), в т.ч. в электронном виде. Приказом нанимателя назначается работник, ответственный за ведение такого журнала

Не предусмотрено законодательством, но целесообразно

Отчет о командировке

1. Авансовый отчет об израсходованных суммах. В авансовом отчете указываются произведенные расходы по найму жилого помещения, проезду, сумма суточных за фактические дни нахождения в служебной командировке и другие подлежащие возмещению расходы.

2. Отчет о проделанной работе – по требованию нанимателя

1. Отчет об израсходованных суммах иностранной валюты с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

2. Отчет по выполнению задания на командировку – в обязательном порядке. Указанный отчет должен максимально отражать степень выполнения порученного задания, а при невыполнении отдельных пунктов – содержать указание на причины такого невыполнения. К отчету о результатах служебной командировки за границу могут быть приобщены подтверждающие ее результаты документы

Расходы по оплате командировки

Аванс в белорусских рублях на оплату:

– проезда транспортом общего пользования (кроме такси) к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы;

– найма жилого помещения (исключая время нахождения в пути);

– проживания вне места жительства для покрытия дополнительных личных расходов;

– иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома нанимателя

Аванс в иностранной валюте и (или) белорусских рублях и возмещение следующих расходов:

– по проезду к месту служебной командировки и обратно;

– по найму жилого помещения;

– по проживанию вне места жительства (суточные);

– иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя.

Справочно: сумма аванса, подлежащая выдаче командированному работнику на возмещение указанных расходов, рассчитывается исходя из норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу, установленных законодательством Республики Беларусь, и с учетом расходов, предусмотренных Инструкцией № 115.

Наниматель обязан ознакомить командированного работника с расчетом на выданный аванс, а также с порядком и сроками составления отчета о расходовании полученного аванса, мерами ответственности за нецелевое использование и (или) невозвращение в установленный срок неиспользованных денежных средств, выданных под отчет (п. 10 Инструкции № 115)