С 22 марта вступили в силу изменения, внесенные постановлением Минюста Республики Беларусь от 06.03.2018 № 56
в перечень, устанавливающий сроки хранения документов. Какие изменения коснулись документов по учету кадров, рассказываем в статье.
Как изменились сроки хранения документов
Наиболее значимые изменения и дополнения, внесенные в Перечень, затронули сроки хранения документов временного хранения, подлежащих проверке налоговыми органами.
Графа 5 «Пояснение» пунктов Перечня, согласно которым устанавливаются сроки хранения таких документов, дополнена предложением следующего содержания: «Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет».
Таким образом, для большинства документов временного хранения, подлежащих проверке налоговыми органами, Перечнем теперь установлены следующие сроки хранения:
– 1 год после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет (например, справки на оплату отпусков в связи с обучением) (п. 197);
– 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет, например:
переписка по административно-хозяйственным вопросам (п. 34);
документы по начислению заработной платы работникам (табели учета рабочего времени, расчеты, справки и др.) (п. 184);
документы о премировании работников (докладные записки, расчеты, списки и др.) (п. 188);
документы о выплате пособий, пенсий, об оплате листков нетрудоспособности по государственному социальному страхованию (заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения и др.) (п. 194);
листки нетрудоспособности (п. 198);
журналы учета рабочего времени (п. 467);
табели использования рабочего времени (п. 468);
– 5 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет.
Исчисление сроков хранения документов, подлежащих проверке налоговыми органами, начинается с 1 января года, следующего за годом проведения проверки.
Документ: Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень).
У каких документов сроки хранения сократились?
Сроки хранения ряда документов были уменьшены. Это касается, например, приказов по административно-хозяйственным вопросам, переписки о составлении и представлении статистической отчетности и др. Изменения представлены в табл. 1.
Таблица 1
|
Номер пункта |
Виды и названия документов |
Срок хранения документов
|
Пояснение
|
|
|
в государственных органах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у индивидуальных предпринимателей |
в государственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов |
|
||
|
21 |
|
|
|
|
|
<…> |
|
|
|
|
|
21.2 |
по административно-хозяйственным вопросам
|
3 года
|
3 года
|
После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет (ранее – после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства) |
|
164 |
Переписка о составлении и представлении статистической отчетности |
3 года |
3 года |
|
|
447 |
Сведения о предстоящем высвобождении работников
|
1 год |
1 год |
|
|
454 |
Сведения о численности и трудоустройстве граждан, обратившихся в органы по труду, занятости и социальной защите городских, районных исполнительных комитетов |
3 года |
3 года |
|
|
872 |
Курсовые проекты (курсовые работы) обучающихся |
1 год |
1 год |
Курсовые проекты (курсовые работы), отмеченные первыми премиями на республиканских и других конкурсах, – постоянно. Курсовые проекты (курсовые работы), выполненные на творческих факультетах учреждений образования, – 15 лет ЭПК |
|
873 |
Дипломные проекты (дипломные работы) обучающихся, отзывы руководителей и рецензии |
3 года |
3 года |
Дипломные проекты (дипломные работы), отмеченные первыми премиями на республиканских и других конкурсах, имеющие перспективу для внедрения в экономику, – постоянно. Дипломные проекты (дипломные работы), выполненные на творческих факультетах учреждений образования, – 15 лет ЭПК. Отзывы известных государственных деятелей, деятелей науки и культуры – постоянно |
Сроки хранения некоторых документов увеличены
Кадровым службам учреждений, обеспечивающих дополнительное образование взрослых, следует обратить внимание на увеличение срока хранения личных дел слушателей. Такие дела теперь должны храниться не 5, а 75 лет (п. 932 Перечня). Данное изменение внесено в Перечень по предложению Минобразования Республики Беларусь.
Изменения в порядке хранения личных дел и деклараций о доходах
Обратите внимание на изменение сроков хранения деклараций о доходах и имуществе (п. 638 Перечня) (см. табл. 2).
Таблица 2
|
Номер пункта |
Виды и названия документов |
Срок хранения документов |
Пояснение
|
|
|
в государственных органах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у индивидуальных предпринимателей |
в государственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов |
|
||
|
Личные дела, в том числе декларации о доходах и имуществе: |
|
|
|
|
|
638.1 |
руководителей организаций |
Постоянно |
75 лет |
После увольнения. Декларации о доходах и имуществе хранятся в организациях 75 лет после увольнения (ранее – декларации о доходах и имуществе хранятся в организациях) |
|
638.2 |
работников, которые награждены государственными наградами, которым присуждены государственные премии, ученые степени и (или) присвоены ученые звания |
Постоянно |
75 лет |
После увольнения. Декларации о доходах и имуществе хранятся в организациях 75 лет после увольнения (ранее – декларации о доходах и имуществе хранятся в организациях) |
|
638.3 |
работников организаций |
75 лет ЭПК |
75 лет |
После увольнения. Декларации о доходах и имуществе хранятся в организациях 75 лет после увольнения (ранее – после увольнения. Декларации о доходах и имуществе хранятся в организациях) |
Перечень дополнен новыми пунктами
В Перечень включены дополнительные виды и названия документов, изменены названия некоторых документов. Так, например, название гл. 21 изложено в новой редакции: «Глава 21. Трудоустройство. Использование трудовых ресурсов. Альтернативная служба». В нее включены 3 новых пункта, устанавливающих сроки хранения документов, связанных с прохождением гражданами альтернативной службы:
|
«4582 |
Документы о прохождении гражданами альтернативной службы (протоколы заседаний комиссий, информации, извещения и др.) |
5 лет |
5 лет |
После окончания прохождения альтернативной службы |
|
4583 |
Личные дела граждан, проходящих альтернативную службу |
5 лет |
5 лет |
После окончания прохождения альтернативной службы |
|
4584 |
Лицевые счета граждан, проходящих альтернативную службу |
75 лет |
75 лет» |
|
На основании Закона о борьбе с коррупцией и Положения № 45 в Перечень включены новые п. 6631 и 6632 следующего содержания:
|
«6631 |
Документы о сдаче, учете, хранении, оценке и реализации имущества, в том числе подарков, полученного государственным должностным или приравненным к нему лицом с нарушением порядка, установленного законодательными актами, в связи с исполнением им своих служебных (трудовых) обязанностей (заявления, чеки, акты приема-передачи, заключения, отчеты и др.) |
3 года |
3 года |
После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет |
|
6632. |
Журналы регистрации заявлений о получении имущества, в том числе подарков, полученного государственным должностным или приравненным к нему лицом с нарушением порядка, установленного законодательными актами, в связи с исполнением им своих служебных (трудовых) обязанностей |
3 года |
3 года» |
|
Документ: Закон Республики Беларусь от 15.07.2015 № 305-З «О борьбе с коррупцией» (далее – Закон о борьбе с коррупцией).
Документ: Положение о порядке сдачи, учета, хранения, оценки и реализации имущества, в том числе подарков, полученного государственным должностным или приравненным к нему лицом с нарушением порядка, установленного законодательными актами, в связи с исполнением им своих служебных (трудовых) обязанностей, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 22.01.2016 № 45 (далее – Положение № 45).
Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела
