В деятельности любой организации существуют такие ситуации, когда руководитель организации не имеет права принять решение единолично, поскольку законо-дательно закреплено, что решение по тем или иным вопросам должно быть принято коллегиально. Именно для выполнения таких задач в организации формируются различные комиссии, решения которых могут носить как рекомендательный, так и обязательный характер. В данной статье мы подробно рассмотрим нормы и принципы создания комиссий в организации.
В отношении некоторых комиссий, действующих в организации, с учетом их важности существуют определенные законодательством требования: к полномочиям, сфере деятельности, составу и порядку принятия решений.
Справочно:
порядок назначения и выплаты государственных пособий определен в ст. 20 Закона РБ от 29.12.2012 № 7-З «О государственных пособиях семьям, воспитывающим детей».
Комиссия по назначению пособий
В каждой организации приказом руководителя должна быть создана постоянно действующая комиссия по назначению государственных пособий семьям, воспитывающим детей, и пособий по временной нетрудоспособности.
Порядок создания, регламент работы, состав комиссий по назначению государственных пособий семьям, воспитывающим детей, и пособий по временной нетрудоспособности изложен в постановлении № 569. Кроме того, постановлением № 569 утверждены:
– Положение о комиссии по назначению государственных пособий семьям, воспитывающим детей, и пособий по временной нетрудоспособности;
– Положение о порядке обеспечения пособиями по временной нетрудоспособности и по беременности и родам;
– Положение о порядке назначения и выплаты государственных пособий семьям, воспитывающим детей.
Комиссия по трудовым спорам
Как бы ни было демократично руководство организации, не исключена вероятность возникновения трудового спора. Конфликт можно разрешить в судебном порядке, но это невыгодно ни работнику, ни нанимателю. Лучший вариант разрешения возникающих трудовых споров – это создание комиссии по трудовым спорам (да-лее – КТС). Именно этот вариант является менее затратным для нанимателя и более простым и оперативным способом решения возникших разногласий для работника. Как правило, обязанность по формированию КТС ложится на кадровую службу организации. Порядок формирования, компетенция и принципы деятельности КТС установлены ст. 233–240 ТК.
Комиссия по трудовым спорам вправе рассматривать только индивидуальные трудовые споры (п. 1 ст. 233 ТК): например, споры о признании недействительными условий, включенных в содержание трудового договора; об оплате труда; о рабочем времени и времени отдыха; о правомерности изменения нанимателем существенных условий трудового договора; о выплате премий, доплате за совмещение профессий (должностей) и т.д.
Пример
Иванова Е.К. работает дизайнером в салоне ООО «Стиль». В сентябре салон получил крупный заказ на изготовление постеров для музейной выставки. По распоряжению руководства Иванова работала сверхурочно, в некоторые дни до 24:00. В соответствии с трудовым законодательством наниматель должен был оплатить сотруднице сверхурочную работу и работу в ночное время, но он отказался. Иванова Е.К. обратилась в КТС, созданную в салоне. Комиссия рассмотрела спор и вынесла решение в пользу работницы.
ЭТО ВАЖНО! Нужно отметить, что решение КТС может быть обжаловано в суде. В случае поступления жалобы на решение КТС в суд реализация вынесенного комиссией решения может быть приостановлена.
Примирительная комиссия в трудовых отношениях
Для рассмотрения коллективных трудовых споров в организации создается примирительная комиссия, в компетенцию которой входит разрешение разногласий в трудовых отношениях между нанимателем (собственником) и коллективом (группой) работников. Такие разногласия могут возникать в связи с изменением условий труда работников, изменением коллективного договора и т.д. От имени работников на заседании примирительной комиссии могут выступать их представительные органы. Примирительная комиссия в своей деятельности руководствуется нормами трудового законодательства (ст. 381 ТК). Решения примирительной комиссии носят рекомендательный характер.
Комиссия о приеме-передаче дел в кадровой службе
Данная комиссия касается непосредственно работы специалиста по кадрам, так как создается при его увольнении. Прием-передача кадровой документации – это процедура, с которой должна начинаться и заканчиваться работа кадровика в организации. Процедура передачи кадровой документации не нашла своего отражения в нормативно-правовых актах, тем не менее на практике сложились определенные правила ее проведения. Передача кадровых документов состоит из нескольких этапов:
– создание комиссии;
– проверка состава, содержания, оформления документов;
– составление акта о приеме-передаче дел.
Далее проводятся внутренний аудит кадровой документации (предусмотренной номенклатурой дел) и сверка документов.
После сверки составляется акт о приеме-передаче кадровой документации. Он должен содержать наименования документов и дел, период времени, который они охватывают, их количество, а также сведения об отсутствии (повреждении) документов и замечания по поводу их содержания и оформления, если такие установлены. Акт должен быть подписан принимающей и сдающей сторонами, председателем комиссии, ее членами и утвержден руководителем организации.
Справочно:
приказом руководителя организации создается комиссия, утверждается ее состав и обозначается цель ее создания – проведение приема-передачи кадровой документации по причине увольнения специалиста по кадрам (либо перевода его на другую работу). Состав комиссии формируют в зависимости от размера организации.
В комиссию, как правило, входят руководитель организации или его заместитель, главный бухгалтер либо бухгалтер по заработной плате, инженер по охране труда, сотрудники отдела кадров.
Экспертная комиссия: определяем ценность документов при формировании архива
Делопроизводство в организации предполагает множество документов различной значимости, ценности и сроков хранения. Одни необходимо хранить долго: например, учредительные или финансовые документы, документы по личному составу. Некоторые следует по закону передавать в архив на постоянное хранение. Выяснить, какие документы нужно хранить, а какие могут быть уничтожены за ненадобностью, поможет экспертиза ценности документов в соответствии с номенклатурой дел организации и Перечнем.
ЭТО ВАЖНО! Экспертная комиссия создается приказом руководителя для ежегодной ревизии документации по срокам хранения и уничтожения документы с истекшим сроком хранения. В комиссию по проверке ценности документов должны входить не менее 3 человек: ответственный за архив, руководитель отдела кадров или специалист по кадрам и бухгалтер. По результатам экспертизы составляют описи дел, акты о выделении дел к уничтожению, которые утверждаются руководителем организации.
Комиссия по учету, списанию и уничтожению бланков строгой отчетности
Данная комиссия создается для регулярной проверки фактического наличия документов строгой отчетности, подготовке к уничтожению испорченных или аннулированных бланков строгой отчетности по актам списания и уничтожения документов.
Например, акт о списании трудовых книжек (вкладышей к трудовым книжкам) должен содержать следующие сведения: общее количество трудовых книжек и вкладышей, имеющихся в организации (включая не востребованные ранее уволенными сотрудниками), фамилии, имена и отчества работников, которым выписаны трудовые книжки или вкладыши, их серию и номера. В акте списания должны быть указаны реквизиты бланков трудовых книжек, испорченных при заполнении, если таковые имеются.
Акт об уничтожении таких документов составляют и подписывают члены комиссии после уничтожения документов строгой отчетности.
Аттестационная комиссия
Внутренний конкурс и регулярная аттестация персонала (не реже 1 раза в 3 года) позволяет более эффективно использовать трудовые ресурсы, оптимизировать производственные и экономические процессы. Именно для этих целей в организации необходимо создать аттестационную комиссию.
Аттестационная комиссия назначается приказом руководителя организации на длительный период (постоянная) или на проведение аттестации в какой-то период времени. При необходимости создаются несколько аттестационных комиссий, специализация которых зависит от особенностей производственной деятельности организации и профессиональной квалификации работников, подлежащих аттестации. Как правило, комиссию по аттестации персонала возглавляет один из заместителей руководителя организации, а секретарем является специалист по кадрам.
Решения аттестационной комиссии носят рекомендательный характер, но на основании результатов конкурса или аттестации руководитель организации принимает решения о новых кадровых назна-чениях, установлении должностных надбавок, присвоении классности и т.д.
Справочно:
работа аттестационной комиссии должна быть организована в соответствии с Типовым положением об аттестации руководителей и специалистов организаций, утвержденным постановлением Совета Министров РБ от 25.05.2010 № 784, и внутренним Положением об аттестации организации, разработанным на основании названного Типового положения.
Комиссия по инвентаризации
С помощью инвентаризации в организации решается вопрос о материальной ответственности работников, например, чтобы правильно оформить передачу материальных ценностей при смене материально ответственного лица (при уходе его в отпуск, переводе на другую должность или увольнении) или для определения размера ущерба (вреда), причиненного работником. Комиссия по инвентаризации создается приказом руководителя комиссии. Итогом работы комиссии по инвентаризации является акт сверки имущества и материальных ценностей и акт их приема-передачи от одного работника к другому.
Комиссия по охране труда
По инициативе нанимателя или по инициативе профсоюза может создаваться комиссия по охране труда. В ее состав входят представители нанимателя и профсоюза.
Комиссия по охране труда участвует в разработке системы управления охраной труда, раздела об охране труда в коллективном договоре, планов мероприятий по улучшению условий и охраны труда; совместных действиях нанимателя и работников по обеспечению требований по охране труда, предупреждению производственного травматизма и профессиональных заболеваний; проведении проверок состояния условий труда, соблюдения требований по охране труда нарабочих местах и информировании работников об их результатах (ст. 24 Закона РБ от 23.06.2008 № 356-З «Об охране труда»).
Комиссия по охране труда имеет право принимать решения, которые носят рекомендательный характер, но необходимы для органи-зации работы по охране труда и контроля за соблюдением законо-дательства об охране труда (ст. 24 Закона об охране труда).
В рамках соблюдения Закона об охране труда в организации создаются:
– комиссия для проверки знаний работающих по вопросам охраны труда;
– комиссия по оценке технического состояния зданий (помещений);
– комиссия по специальной оценке условий труда.
Специальная оценка условий труда при аттестации – это проведение оценок факторов производственной среды, тяжести и напряженности трудового процесса, оказывающих воздействие на работоспособность и здоровье работника в процессе трудовой деятельности. Оценка условий труда при аттестации проводится для установления классов (степеней) вредности и (или) опасности условий труда на рабочем месте.
ЭТО ВАЖНО! Специалист по кадрам, который участвует не только в подготовке приказов о создании в организации тех или иных комиссий, но и принимает участие в работе этих комиссий, должен изучать законодательство, поскольку решения комиссий, созданных с нарушением действующего законодательства, могут быть признаны недействительными.
Документы:
Постановление Совета Министров РБ от 28.06.2013 № 569 «О мерах по реализации Закона Республики Беларусь «О государственных пособиях семьям, воспитывающим детей» (постановление № 569).
Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (приложение 1 к постановлению Минюста РБ от 24.05.2012 № 140; далее – Перечень).
Типовое положение о комиссии по охране труда, утвержденное постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 28.11.2013 № 114.
