22 марта вступили в силу изменения в Инструкцию по делопроизводству, внесенные постановлением № 39.
Внесение данных изменений обусловлено приведением Инструкции по делопроизводству в соответствие с Законом об электронном документе и Законом об НПА.
Распорядительные документы, принимаемые совместно
В новой редакции изложен п. 11 Инструкции по делопроизводству, который определяет виды распорядительных документов, издаваемых (принимаемых) совместно. Из него исключены нормы, касающиеся принятия совместных актов государственных органов (это важное уточнение, так как в отношении совместных локальных правовых актов государственных органов и актов, имеющих ненормативный характер, продолжают действовать нормып. 11 Инструкции по делопроизводству). Данный вопрос урегулирован ст. 17, 19, 22 Закона об НПА.
Как и прежде, совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые виды документов, издаются в соответствующем виде. Например, если управление организациями осуществляется на основе принципа единоначалия и руководители этих организаций издают приказы, то совместный распорядительный документ этих организаций будет оформлен тоже в виде приказа. Если управление организациями осуществляется на основе принципа коллегиальности и распорядительные документы по основным вопросам деятельности в этих организациях принимаются в виде решений, то совместный распорядительный документ этих организаций будет оформлен в виде решения.
Совместные распорядительные документы организаций, издающих различные виды документов, принимаются в виде решения, которое имеет правовую силу распорядительного документа для каждой организации, принявшей этот документ. Например, если руководитель организации издает приказы, а общественная организация (профсоюз, иная) принимает решения, то их совместный распорядительный документ будет оформлен в виде решения.
Из Инструкции по делопроизводству исключены пп. 96 и 97, содержащие определение видов документов «постановление» и «решение». Это не значит, что в организациях более не могут приниматься соответствующие виды документов. Тем более что требования к оформлению распорядительной части постановлений и решений сохранены (часть шестая п. 99 Инструкции по делопроизводству). Дело в том, что постановление и решение могут быть как нормативными правовыми актами (т.е. актами законодательства), так и распорядительными документами, имеющими статус локальных правовых актов и правовых актов ненормативного характера. В первом случае они оформляются согласно Требованиям нормотворческой техники (приложение к Закону об НПА), а во втором – согласно Инструкции по делопроизводству.
Документ:
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).
Документ:
постановление Минюста Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39 «Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4» (далее – постановление № 39).
Документ:
Закон Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее – Закон об электронном документе).
Документ:
Закон Республики Беларусь от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах» (далее – Закон об НПА).
Табель унифицированных документов
Для сокращения количества применяемых форм документов организации разрабатывают унифицированные формы документов (УФД) – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке (часть первая п. 17 Инструкции по делопроизводству).
Пункт 17 Инструкции по делопроизводству дополнен частью пятой, которая устанавливает, что при разработке табеля реквизиты «Наименование организации», «Название вида документа», «Дата документа», «Регистрационный индекс», «Место составления или издания» и «Заголовок к тексту» располагаются и оформляются согласно требованиям пп. 35, 41, 45–47, 49 и 54 Инструкции по делопроизводству и выглядят следующим образом:
|
Наименование организации
|
УТВЕРЖДАЮ Подпись Расшифровка подписи
Дата |
Документ:
постановление Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2012 № 1256 «О некоторых вопросах выдачи и свидетельствования копий документов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц» (далее – постановление № 1256).
Заверение копий документов
Организация теперь может заверять копии документов (часть 12 п. 64 Инструкции по делопроизводству):
– созданных в самой организации;
– полученных организацией в подтверждение ее прав, полномочий и обязанностей (лицензий, сертификатов и др.);
– включаемых в состав личных дел;
– предусмотренных постановлением № 1256, иными актами законодательства.
Как видно, новая редакция расширила состав документов, копии которых могут заверяться организацией, за счет копий документов, включаемых в состав личных дел. Таким образом, организации могут заверять копии документов (например, аттестатов, дипломов, иных документов об образовании), созданных иными организациями, для их включения в состав личных дел. Порядок заверения таких копий определяется нормами п. 64 Инструкции по делопроизводству (изменений не претерпели) и зависит от способа изготовления копий, включаемых в личное дело.
ЭТО ВАЖНО! Заверение копий таких документов для иных целей (например, для представления сторонним организациям, гражданам) Инструкцией по делопроизводству по-прежнему не допускается.
Оформление грифа согласования
Изменены примеры оформления реквизита «Гриф согласования». Это связано с тем, что приводимые ранее в Инструкции по делопроизводству примеры в определенных ситуациях могли подпадать под действие ст. 46 Закона об НПА и п. 5 Требований нормотворческой техники (приложение к Закону об НПА). Так, на окончательно согласованном нормативном правовом акте оформляется отметка о согласовании, в которой указываются:
– слово «СОГЛАСОВАНО» (прописными буквами);
– наименования государственных органов (организаций), с которыми согласовывался проект акта.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Министерство финансов
Республики Беларусь
В отношении иных документов способы внешнего согласования (посредством оформления собственноручной подписи уполномоченного лица в грифе согласования, письмом, протоколом), а также действовавшие ранее требования к оформлению грифа согласования сохранены. Оформляется это так:
СОГЛАСОВАНО
Директор учреждения
«Государственный архив
Гомельской области»
Подпись П.М.Черный
22.01.2019
Из Инструкции по делопроизводству исключено приложение 4, которым ранее устанавливался образец оформления листа согласования. Несмотря на это, сохранена норма о том, что при отсутствии на документе места для размещения нескольких грифов согласования должен оформляться лист согласования с проставлением соответствующей отметки на проекте документа. Оформляться он может в таком же виде, как и ранее.
Исключены примерные перечни документов
Из Инструкции по делопроизводству исключены:
– примерный перечень документов, подлежащих утверждению (бывшее приложение 3);
– примерный перечень документов, не подлежащих регистрации (приложение 5).
Это обусловлено тем, что приложения к нормативным правовым актам не могут быть примерными (в т.ч. прилагаемые к нормативным правовым актам перечни, формы). Данные исключения не являются принципиальными, так как и ранее организации должны были самостоятельно с учетом требований законодательства и спецификисвоей деятельности определять состав документов, подлежащих утверждению, а также разрабатывать перечни документов, не подлежащих регистрации.
По этой же причине изменены названия приложений 6 «Регистрационно-контрольная карточка», 8 «Журнал регистрации входящих документов», 9 «Журнал регистрации исходящих документов». Примерный характер этих форм теперь подчеркивается в текстах соответствующих пунктов Инструкции по делопроизводству. Например, подп. 139.9 п. 139 дополнен нормой, допускающей при необходимости дополнять журналы регистрации входящих и исходящих документов (приложения 8, 9) графами «Расписка в получении», «Вид документа», «Срок получения ответа» и др.
Приложение 9, которое ранее устанавливало примерную форму журнала регистрации исходящих и внутренних документов, теперь устанавливает только форму журнала регистрации исходящих документов. Это обусловлено широким разнообразием видов внутренних документов и вариативностью способов их регистрации, которые не могут быть сведены к единой форме. Таким образом, форму журнала регистрации внутренних документов организации теперь разрабатывают самостоятельно. При этом в подп. 142.2 п. 142 Инструкции по делопроизводству сохранена норма, согласно которой при незначительном объеме документооборота внутренние документы допускается регистрировать в журнале регистрации исходящих документов.
Описи дел структурных подразделений
Существенные дополнения внесены в Инструкцию по вопросам составления описей дел структурных подразделений и передачи электронных дел в архив организации. Ее п. 191 дополнен частью второй, предусматривающей составление на электронные дела отдельных описей дел. Таким образом, в структурных подразделениях организаций, в деятельности которых образуются и бумажные, и электронные дела постоянного и (или) временного (свыше 10 лет) хранения, должны будут составляться 2 отдельные описи при подготовке этих дел к передаче на хранение в архив организации. После поступления в архив организации дела с документами в электронном виде и дела с документами на бумажных носителях также будут включены в отдель-ные сводные описи дел (годовые разделы сводных описей дел).
Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела
