Вопросы направления работников в командировки за рубеж всегда являются актуальными ввиду сложности их оформления, а также определения размера компенсаций, выплачиваемых при служебных командировках.
Предлагаемый комментарий позволит работникам кадровых служб правильно оформить направление работников в зарубежную командировку с учетом последних изменений законодательства.
С 4 октября 2011 г. вступило в силу постановление Минтруда и соцзащиты РБ от 14.09.2011 № 87 (далее – постановление № 87). Этим постановлением в Инструкцию о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденную постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция), внесены изменения и дополнения, уточняющие порядок определения размера суточных и возмещения расходов по найму жилого помещения.
Вместе с тем порядок направления работников в служебную командировку за границу существенных изменений не претерпел.
Порядок возмещения расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов
Работникам коммерческих организаций и индивидуальным предпринимателям оплата расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов может осуществляться в размере, не превышающем 20 % от нормы расходов по найму жилого помещения.
Конкретный размер оплаты расходов по найму жилого помещения устанавливает наниматель (п. 16 Инструкции).
Справочно: коммерческая организация – юридическое лицо, преследующее извлечение прибыли в качестве основной цели своей деятельности и (или) распределяющее полученную прибыль между участниками (коммерческая организация) (ст. 46 Гражданского кодекса (далее – ГК)).
Коммерческие организации могут быть как государственной, так и негосударственной формы собственности.
Коммерческие организации могут быть как государственной, так и негосударственной формы собственности.
Для реализации данной нормы нанимателю необходимо принять одно из следующих решений:
1) издать приказ об установлении норм расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов.
В этом случае либо определяют конкретный норматив расходов, либо устанавливают дифференцированный норматив таких расходов в зависимости от различных факторов, например от страны, города командирования, категории работников, направляемых в командировку (рабочие, ИТР и др.).
Образец приказа об установлении норм по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 21 журнала;
2) издать приказ о порядке согласования размера расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов.
В приказе необходимо определить порядок (случаи и размер) возмещения расходов по найму жилого помещения. Еще один вариант – согласование таких расходов производить в каждом конкретном приказе при направлении работника в командировку за рубеж в зависимости от страны, города и т.д.
Образец приказа о порядке согласования размера расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 23 журнала;
3) внести изменения в локальный нормативный правовой акт, регулирующий порядок направления работников в служебные командировки, в т.ч. и за рубеж.
ЭТО ВАЖНО! Для организаций, относящихся к бюджетной и иной некоммерческой сфере, сохраняет действие норма, по которой оплата расходов по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) при отсутствии подтверждающих документов осуществляется в размере 5 % от нормы расходов по найму жилого помещения.
Уточнено время нахождения работника в служебной командировке (отъезд (выбытие), прибытие)
День отъезда (выбытия) из Республики Беларусь определяют по времени отправления (выезда) пассажирского транспорта, которым работник направлен в командировку из Республики Беларусь; день прибытия в Республику Беларусь – по времени приезда пассажирского транспорта в Республику Беларусь согласно проездным документам.
ЭТО ВАЖНО! При отправлении транспорта до 24.00 включительно днем отъезда (выбытия) считают текущие сутки, а с 0.00 и позднее – последующие сутки.
Порядок определения указанных дней отъезда (прибытия) зависит от вида транспорта, на котором работник направляется в командировку.
Так, если работник едет в командировку на пассажирском транспорте, то днем отъезда (выбытия) из республики признают день отправления (выезда) транспорта, которым работник направлен в командировку из Республики Беларусь, а днем прибытия – день приезда этого транспорта в республику согласно проездным документам.
Если работник командирован на автомобиле, то днями отъезда (прибытия) из (в) страны считают дни пересечения границы Республики Беларусь. Ранее данная норма предусматривалась в разъяснениях Минтруда и соцзащиты.
Порядок возмещения расходов при командировании работника транзитом
Уточнен порядок возмещения суточных при командировании работников за границу на автомобильном транспорте.
Так, для работников, направленных в командировку на легковом автомобиле, а также для водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки грузов и пассажиров, и лиц, командированных вместе с ними, днем отъезда (выбытия) из Республики Беларусь и днем прибытия в Республику Беларусь считаются дни пересечения Государственной границы Республики Беларусь. При этом суточные при командировании водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки грузов, и лиц, командированных вместе с ними, в несколько иностранных государств транзитом через Республику Беларусь возмещают:
– за время следования по территории государств – участников СНГ – в иностранной валюте со включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства – участника СНГ, в которое направлен работник в командировку;
– за время следования по территории других иностранных государств – в иностранной валюте со включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для того государства, в которое работник направлен в командировку.
В случае если день прибытия в Республику Беларусь совпадает с днем отъезда из Республики Беларусь, возмещение суточных производят в иностранной валюте по нормам, установленным для того государства, из которого прибыл работник.
Государственная граница уступила место границе
Постановлением № 87 уточнено, что при командировании работников в государства, где при пересечении границы отметка в документы для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь не вносится, день пересечения границы необходимо определять по документам на проезд с учетом расписания движения пассажирского транспорта.
При следовании работников к месту командировки и обратно на автотранспорте нанимателя по утвержденному маршруту в государства, где при пересечении границы отметка в документы для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь не вносится, подтверждением для возмещения иностранной валюты является путевой лист с отметками о дате прибытия и выбытия из места пребывания, а также иные сопроводительные документы в соответствии с белорусским законодательством.
Напомним, что в старой редакции пп. 23 и 32 Инструкции упоминалась Российская Федерация как пример государства, где при пересечении границы указанная отметка не вносится в документы.
Временная остановка в пути
В случае временной остановки в пути следования (для выполнения служебного поручения или по другим причинам, не зависящим от работника) и в связи с этим пребывания на территории иностранного государства продолжительностью 12 ч и более (с момента прибытия по расписанию движения пассажирского транспорта в пункт временной остановки) при проезде в государство, куда работник направлен в командировку, или при возвращении из командировки выплату суточных и возмещение расходов по найму жилого помещения производят в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в котором произошла временная остановка. Ранее этот порядок выплаты суточных не применялся в отношении водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки грузов, и лиц, командированных вместе с ними.
Данное исключение с 4 октября 2011 г. распространено и на водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки пассажиров, и лиц, командированных вместе с ними.
При этом водителям-международникам и лицам, командированным вместе с ними, в указанных выше случаях временной остановки в пути следования суточные выплачивают по нормам, установленным для государства, в которое работник направлен в командировку.
Заключение
Справочно: постановлением Минфина РБ от 16.08.2011 № 78 «О внесении изменений в постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 30 января 2001 г. № 7» с 26 августа 2011 г. уточнены нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу.
Напоминаем, что наниматель обязан ознакомить командированного работника с расчетом на выданный аванс, а также с порядком и сроками составления отчета о расходовании полученного аванса, ответственностью за нецелевое использование и (или) невозвращение в установленный срок неиспользованных денежных средств, выданных под отчет (п. 10 Инструкции).
