Вопросы социальной политики – прерогатива государственных органов, и кадровая служба организации, казалось бы, не имеет прямого отношения к социальным реформам. Но именно отдел кадров, как представитель нанимателя, дает достоверную информацию о каждом работнике для включения в государственную систему социального страхования, что влияет на социальное страхование и пенсионное обеспечение граждан.
В данном материале проанализированы изменения законодательства в отношении индивидуального (персонифицированного) учета.
Наниматель, являясь плательщиком взносов на государственное социальное страхование работников, обязан представлять необходимые сведения в установленном законодательством порядке в органы, осуществляющие персонифицированный учет в системе государственного социального страхования.
Рассмотрим изменения законодательства, произошедшие в порядке ведения персонифицированного учета.
В настоящее время произведены некоторые изменения в разработке нормативной базы документов персонифицированного учета (ДПУ).
Так, порядок заполнения форм ДПУ, коды видов деятельности, используемые при заполнении форм ПУ-3, ПУ-6, и порядок передачи-приема ДПУ утверждаются правлением Фонда социальной защиты населения Минтруда и соцзащиты РБ (далее – ФСЗН) в соответствии с п. 13 Правил индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного персонифицированного учета (постановление Совета Министров РБ от 08.07.1997 № 837).
Кроме того, с 25 июня 2014 г. вступили в силу Инструкция о порядке заполнения документов персонифицированного учета (с приложениями 1–3) и Инструкция о порядке передачи-приема документов персонифицированного учета, утвержденные постановлением правления ФСЗН от 19.06.2014 № 7 (далее Инструкция о заполнении ДПУ и Инструкция о передаче-приеме ДПУ). В связи с этим утратили силу ранее действующие одноименные инструкции, утвержденные постановлениями Минтруда и соцзащиты РБ от 31.12.2009 № 159 и № 158.
В новых Инструкциях закреплены, дополнены и конкретизированы основные требования по заполнению анкеты застрахованного лица по форме ПУ-1, сведений о приеме и увольнении по форме ПУ-2, индивидуальных сведений по форме ПУ-3 и индивидуальных сведений на профессиональное пенсионное страхование по форме ПУ-6. Также в них утверждены порядок формирования документов персонифицированного учета для передачи их в орган ФСЗН и основные требования при приеме документов.
Например, уточнен порядок заполнения в форме ПУ-2 (тип формы исходная) дат приема и увольнения при снятии нанимателя с учета в органах ФСЗН плательщика взносов и для некоторых других категорий застрахованных лиц.
В частности, конкретизировано, что форма ПУ-2 (тип формы исходная) заполняется:
– по застрахованным лицам на основании приказов (распоряжений) о приеме на работу и увольнении, а при снятии с учета в органах ФСЗН плательщика взносов в реквизите «Дата увольнения с работы» заполняется дата приказа (распоряжения) об увольнении либо дата снятия с учета плательщика;
– физическим лицам, являющимся собственником имущества (участником, членом, учредителем) юридического лица и выполняющим функции его руководителя, в реквизитах «Дата приема на работу» и «Дата увольнения с работы» указываются дата государственной регистрации юридического лица и дата его ликвидации (п. 10 Инструкции о заполнении ДПУ).
Порядок предоставления сведений по внутренним совместителям
Утвержден порядок представления формы ПУ-2 по внутренним совместителям:
в форме ПУ-2 указывается одна дата приема на работу (более ранняя) и одна дата увольнения с работы (более поздняя) (п. 10 Инструкции о заполнении ДПУ). Эта норма применима в случае приема или увольнения с работы у данного работодателя (по основному месту работы и по совместительству), если у работника нет перерывов в работе.
Порядок отражения сумм отпускных, премиальных и пособий
В форме ПУ-3 закреплен порядок отражения сумм отпускных: их указывают в месяце, за который они начислены либо доначислены.
Если же суммы пособий начислены после даты увольнения, то их не включают в форму ПУ-3 (абз. 3 п. 16 Инструкции о заполнении ДПУ).
Обращаем внимание читателей на приложение 1 к Инструкции о заполнении ДПУ. В нем также произошли некоторые изменения.
Так, исключен код категории застрахованного лица 06 «Не работающие по найму, получающие премии и иные выплаты».
Дополнен кодом 63 «ПРЕМИЯ» классификатор сведений, используемых при заполнении разд. 2 «Дополнительные сведения о стаже» формы ПУ-3 «Индивидуальные сведения». Этим кодом уточняется период уплаты страховых взносов в месяце, в котором начислена только премия (материальная помощь и т.п.).
Справочно: код 63 «ПРЕМИЯ» будет заполняться с 1 января 2015 г. (п. 63 приложения 2 к Инструкции о заполнении ДПУ).
ДПУ – в электронном виде Инструкция о передаче-приеме ДПУ предписывает плательщикам страховых взносов представлять в ФСЗН сведения ПУ в виде электронных документов, заверенных электронной цифровой подписью, или отправлять их с помощью Интернета путем обращения на корпоративный портал ФСЗН. Но, как и ранее, пачки ДПУ могут представляться в электронном формате вместе с оригиналом на бумажном носителе. Это особенно удобно для физических лиц, самостоятельно уплачивающих страховые взносы.
А вот пояснительная записка к пачкам ДПУ, содержащим формы ПУ-3, ранее заполнялась только на бумажном носителе и представлялась плательщиком взносов в орган ФСЗН. Теперь такой порядок представления установлен только для пояснительной записки, не подписанной электронной цифровой подписью (часть четвертая п. 5 Инструкции о передаче-приеме ДПУ).
Также определен срок для представления пояснительной записки к пачкам ДПУ, содержащим формы ПУ-3, – это срок, установленный для представления самих форм ПУ-3 (часть третья п. 5 Инструкции о передаче-приеме ДПУ).
Кроме того, закреплена обязанность плательщика страховых взносов, имеющего недоимку, представлять пачки ДПУ, содержащие формы ПУ-3, в орган ФСЗН (часть первая п. 5 Инструкции о приеме-передаче ДПУ).
