Следует ли расшивать-прошивать личное дело работника каждый раз в случаях пополнения его личного дела новыми документами? Или же личное дело в период работы можно накапливать в папке типа «скоросшиватель», а после увольнения сотрудника − прошить для постоянного хранения в архиве?
Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) с ним и издания приказа о приеме на работу. Это означает, что до документального оформления приема на работу документы, подлежащие включению в личное дело работника, должны собираться в отдельную обложку (папку), однако само дело по установленным правилам не оформляется (п. 5 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее − Инструкция)).
Лишь после издания распорядительного документа о приеме (назначении) собранные документы нужно расположить в деле в последовательности, установленной п. 6 Инструкции. На протяжении всего времени трудовых отношений работника и нанимателя личное дело пополняется сведениями о работнике и его трудовой деятельности у данного нанимателя. Завершаются делопроизводством и передаются в архив организации личные дела только уволенных работников (п. 23 Инструкции). Срок такой передачи – по истечении года, но не позднее 2 лет после их завершения делопроизводством * .
Для передачи в архив организации личные дела должны быть оформлены в соответствии с требованиями, предъявляемыми законодательством (гл. 10 Правил работы архивов). Перед передачей в архив производится полное оформление дела, так как личное дело является делом временного (свыше 10 лет) срока хранения (часть вторая п. 71 Правил работы архивов).
Полное оформление дела предполагает (п. 73 Правил работы архивов):
– систематизацию документов дела;
– подшивку и переплет дела;
– нумерацию листов в деле;
– составление внутренней описи документов дела;
– составление листа-заверителя дела;
– оформление и уточнение реквизитов обложки дела.
Таким образом, в процессе ведения личного дела (пока работник продолжает трудовые отношения с нанимателем) документы личного дела хранятся в папке типа «скоросшиватель». Только после увольнения работника дело завершается делопроизводством, подлежит подшивке и переплету.
* См. часть вторую п. 97 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143 (далее − Правила работы архивов); п. 173 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4).
Насколько принципиально в приказах наличие букв «Л», «К», «О»? Если в организации 15 сотрудников, обязательно ли приказы рассортировывать по разным делам, а также соблюдать после номера приказа все буквенные обозначения?
Буквенное обозначение необходимо в первую очередь для избежания путаницы в документах. Приказы и распоряжения, издаваемые в организациях, подразделяются на 3 вида:
– по основной деятельности;
– личному составу;
– административно-хозяйственным вопросам.
Постановления и решения − на 2 вида:
по основной деятельности и по личному составу (п. 98 Инструкции № 4).
Для этих документов установлены различные сроки хранения (п. 142.3 Инструкции № 4), также они регистрируются отдельно. В зависимости от сроков хранения приказы и распоряжения по личному составу подлежат группировке в отдельные дела.
Перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения * (далее – Перечень типовых документов) установлены следующие сроки хранения приказов по личному составу:
– о приеме (назначении на должность), переводе, перемещении, увольнении (освобождении от должности), награждении, поощрении, премировании, продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых
трудовых договоров (контрактов), переводе на контрактную форму найма, установлении надбавок, доплат, временном заместительстве, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, повышении
тарифных окладов, длительных (более ме-яца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, предоставлении социальных отпусков, изменении фамилии, собственного имени, отчества работников – 75 лет (п. 21.3 Перечня типовых документов);
* Утвержден постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 (в редакции постановления от 20.05.2014 № 116).
– о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании
материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку) – 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (п. 21.4 Перечня
типовых документов);
– приказы, используемые при определении размеров социальных пособий (пенсий, выплат в рамках государственных систем социального страхования и социального обеспечения и др.) – 75 лет (п. 21.4 Перечня типо-
вых документов).
Регистрационным индексом распорядительного документа является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, − в пределах каждой из этих групп в течение
делопроизводственного года приказам присваиваются отдельные порядковые номера, начиная с 1. В результате в организации в течение года будет издано несколько приказов под номерами «1», «2», «3» и т.д. Чтобы избежать путаницы, к порядковому номеру приказа по личному составу необходимо добавлять уникальный для группы приказов буквенный индекс.
Пунктом 142.4 Инструкции по делопроизводству установлено, что регистрационный индекс документов 75-летнего срока хранения дополняется литерой «К», документов 3-летнего срока хранения литерой «Л».
При значительном объеме приказов определенной разновидности (о командировании, предоставлении отпусков и др.) их можно регистрировать отдельно от других приказов с аналогичным сроком хранения, а также формировать в отдельное дело.
В этом случае к регистрационному номеру приказа следует добавлять буквенное обозначение, идентифицирующее именно эту выделенную группу приказов. Например, номера приказов о командировании в случае выделения их в отдельную группу могут быть дополнены литерами «км».
Что делать, если до прихода специалиста по кадрам в организацию приказы по личному составу не хранились в одной папке?
Не рекомендуется расформировывать уже сформированные дела, содержащие приказы по личному составу с разными сроками хранения. Все дело в том, что в результате изъятия приказов об отпусках и командировках нарушается валовая нумерация приказов: поскольку будет нарушен порядок нумерации приказов, то содержание документов в этих делах не будет в полной мере соответствовать содержанию учетных документов (журналов регистрации документов, номенклатур дел за предыдущие годы и др.).
Особенности формирования дел с приказами (включение в состав одного дела приказов с различными сроками хранения) можно дополнительно отразить в учетных документах в графе «Примечание» номенклатуры
дел, во внутренней описи дела и т.д. При установлении срока хранения дела, содержащего приказы по личному составу разных сроков хранения (прием, перемещение, увольнение, премирование, длительные и зарубежные командировки – 75 лет; отпуска, командировки, взыскания, назначения дежурных – 3 года), его определяют по максимальному сроку хранения включенных в дело документов, и в данном случае срок составляет 75 лет.
В номенклатуре дел организации на новый делопроизводственный год обязательно предусмотрите раздельное формирование дел с приказами руководителя:
– по основной деятельности (постоянно или 10 лет срока хранения);
– по личному составу со сроком хранения 75 лет;
– по личному составу со сроком хранения 3 года.
Для регистрации этих групп приказов нужно оформить отдельные регистрационные формы (журнал или картотека регистрации приказов руководителя организации по основной деятельности, по личному составу (отдельно для документов со сроком хранения 75 лет и 3 года)), в которых будет вестись самостоятельная валовая нумерация приказов в пределах делопроизводственного года.
Можно ли вносить дополнительные функции в уже утвержденные должностные инструкции? С помощью какого документа это можно сделать?
Порядок составления должностных инструкций не определен нормативными правовыми актами, поэтому наниматель самостоятельно определяет порядок их оформления и внесения в них изменений.
Если должностная инструкция оформлена как приложение к трудовому договору и является его неотъемлемой частью, то изменения вносятся только по соглашению сторон трудового договора (часть четвертая ст. 19 Трудового кодекса ТК (далее – ТК)).
В этом случае нанимателю нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, составленное в письменной форме. С этой точки зрения должностную инструкцию предпочтительно оформлять как отдельный документ, а не как приложение к трудовому договору.
Если внесение изменений и дополнений в должностную инструкцию связано с изменением трудовой функции, должны быть соблюдены требования о сроках уведомления работника (ст. 32 ТК). После того
как работник согласился на продолжение трудовых отношений в новых условиях, вносятся изменения в должностную инструкцию.
Если внесение изменений не влечет за собой необходимость изменения существенных условий труда, нанимателю достаточно утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с
ней работника. Согласия работника в данном случае не требуется.
Порядок согласования и внесения изменений и (или) дополнений в должностные инструкции аналогичен порядку разработки и согласования инструкций. Изменения и дополнения вносятся путем издания приказа
либо путем разработки, согласования и утверждения новой инструкции.
Приказ о внесении изменений и дополнений в должностные инструкции относится к категории приказов по основной деятельности. Текст такого приказа содержит конкретные изменения (дополнения), которые необ-
ходимо внести в текст должностной инструкции, например:
«ПРИКАЗЫВАЮ:
Внести в должностную инструкцию секретарю-референту следующие дополнения:
1. Главу 2 «Должностные обязанности» дополнить подпунктами 8.14–8.17 следующего содержания:
«8.14. обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, использование и хранение документов;
8.15. контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования документов, представляемых на подпись руководству Общества;
8.16. оказывает методическую помощь работникам Общества в формировании дел и подготовке их к передаче в архив Общества;
8.17. обеспечивает проведение работ по экспертизе ценности документов».
Образец оформления заголовочной части должностной инструкции смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 28 журнала.
Если изменения значительны, то должностную инструкцию утверждают в новой редакции.
Должностная инструкция может утверждаться двумя способами: изданием распорядительного документа (приказа, распоряжения и др.) или должностным лицом.
