Сегодня большинство работников рассматривает корпоративную мобильную связь как часть социального пакета, предоставляемого организацией при приеме на работу. Что удивительно, наниматели доверяют своим работникам и не устанавливают никаких специальных условий ее использования.
И, как показывает практика, напрасно. Некоторые из них уже поплатились за такую непредусмотрительность. А вы в курсе, о чем сейчас говорит ваш работник по корпоративному мобильному телефону? В этой статье даны рекомендации нанимателю, как подстраховать себя на случай излишней любви работника разговаривать по телефону.
В современных условиях оперативное решение работником поставленных перед ним задач почти всегда означает получение дополнительной прибыли для нанимателя. Переговоры, встречи, консультации и т.п. Все это в век мобильности можно осуществлять по мобильной связи.
Корпоративная связь широко используется в Республике Беларусь. При этом каждая организация сама решает, удерживать ли с работников суммы оплаты за услуги связи, оказанные по договорам с мобильным оператором, и в каком объеме. Часто удержания производят из заработной платы работников, которые превысили лимит бесплатных разговоров, предусмотренный тарифным планом или установленный нанимателем. Рассмотрим, всегда ли возможны и правомерны такие удержания и как их нужно оформлять.
Почему важно установить лимит на мобильную связь
Каждый работник должен знать ограничения по сотовой связи за счет организации. Только так появятся основания для удержания из его зарплаты стоимости сверхлимитных разговоров. Иначе придется смотреть расшифровки звонков и делить их на личные и рабочие.
ЭТО ВАЖНО! Для сотрудников, пользующихся SIM-картами организации, лучше установить лимит расходов на сотовую связь. Если этого не сделать, то будет сложно удержать с работника суммы за переговоры.
Как ввести лимит на звонки? Для введения лимита следует издать приказ нанимателя об утверждении порядка использования корпоративной связи с учетом специфики организации. В нем желательно как можно подробнее прописать обязанности работников в части использования мобильной связи. С этим порядком нужно под роспись ознакомить всех работников, имеющих право на пользование сотовой связью за счет нанимателя.
Образец приказа об утверждении порядка использования корпоративной связи смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала.
Некоторые организации ограничиваются составлением перечня работников, которым выделена корпоративная связь, а лимиты расходов на нее указывают в отдельном локальном нормативном правовом акте. В этом случае в приказе, утверждающем перечень работников, которым разрешено пользоваться корпоративной связью, должна быть сделана отсылка на соответствующий локальный нормативный правовой акт.
Документы, подтверждающие расходы на корпоративную связь
Основными документами, подтверждающими расходы на корпоративную связь, будут:
– утвержденный руководителем перечень должностей работников, которым необходима сотовая связь;
– договор с оператором на оказание услуг связи;
– счета оператора связи.
Спор об удержании из заработной платы. Кто платит за превышение лимита?
Пример 1
Суд удовлетворил исковые требования Ж., работавшего менеджером в ООО «С», по делу об обжаловании удержания из заработной платы стоимости переговоров по корпоративному мобильному телефону.
Ж. решила уволиться по собственному желанию, но руководитель организации не хотел ее отпускать, так как понимал, что теряет ценного сотрудника, и отказал ей в выплате заработной платы и компенсации за неиспользованный трудовой отпуск. Аргумент, который при этом был приведен со стороны ответчика, оспорить в суде оказалось несложно: данные суммы были удержаны якобы для погашения задолженности за переговоры по корпоративному мобильному телефону.
В ходе судебного разбирательства было установлено, что работников организации, в т.ч. и Ж., наниматель заранее не предупреждал о лимитах на мобильную связь, служебная SIM-карта была выдана без каких-либо оговорок. Поэтому работники пользовались мобильным телефоном без ограничений.
Только через полгода бухгалтерия организации обратилась к нанимателю со служебной запиской. В ней было указанно, что работники организации, особенно водители, злоупотребляют корпоративной связью. В связи с этим руководитель организации принял решение о введении лимита на сотовую связь. Однако и здесь наниматель допустил ошибку. Приказ о введении лимита был издан 1 апреля 2012 г., а ознакомили с ним работников только 30 апреля. Соответственно новые правила пользования корпоративной связью могли применяться к Ж., а также к другим работникам только с этой даты. Кроме того, денежные средства с Ж. были удержаны с нарушением порядка, определенного ст. 408 Трудового кодекса РБ.
Поэтому при принятии решения об удержании из заработной платы работника денежных средств за превышение лимита на сотовую связь следует напомнить, что договор с оператором сотовой связи заключает организация, т.е. выступает стороной в договоре, она же и оплачивает все услуги.
И лишь потом, организация устанавливает свои правила пользования корпоративной сотовой связью (например, в правилах внутреннего трудового распорядка), с которыми работников в обязательном порядке необходимо знакомить под роспись. Поэтому только наличие подписи работника позволяет распространить на него связанные с оплатой звонков обязательства. В противном случае всю ответственность несет наниматель.
Можно также разработать отдельный локальный документ, например Положение о порядке использования корпоративной связи. В нем следует прописать, какие звонки оплачивает организация, а какие работник и в каком порядке это происходит: периодичность, форма оплаты, на основании каких документов. Например, в конце каждого месяца работнику приходит счет, в котором указана сумма превышения лимита, и он самостоятельно оплачивает его в офисе мобильного оператора.
И еще. Очень важно, чтобы работники письменно ознакамливались с подобным документом. Обращаем внимание еще на один момент: если распечатка переговоров от оператора связи показывает, что работник превысил лимит, разговаривая исключительно по служебным нуждам, то ни о каком вычете из заработной платы стоимости этих переговоров речи быть не может, поскольку материальная ответственность работника наступает за ущерб, причиненный нанимателю в результате его виновного противоправного поведения.
Но телефонные переговоры работника, связанные с исполнением трудовых обязанностей, отнести к противоправным действиям никак нельзя. Чтобы избежать разногласий, наниматель может включить в правила пользования мобильной связью пункт об оплате им всех служебных звонков.
Что касается разделения звонков на личные и деловые, редкие организации заставляют работников прописывать и высчитывать все по минутам. Наниматели обычно обращают внимание лишь на то, превысил ли работник лимит. И если нет, содержание звонков остается его личным делом.
Как правильно удерживать с работника расходы на мобильную связь
В некоторых организациях в перечень лиц, содержащихся в бланке обходного листа, оформляемого при увольнении работников до подписания приказа об увольнении, включается специалист, ответственный за корпоративную мобильную связь. Он должен сделать отметку, что у работника нет задолженности перед организацией за услуги связи. Правомерно ли это?
Пример 2
К. работал в организации в качестве агента по сбыту. В период работы К. был выдан мобильный телефон для совершения служебных звонков, который при увольнении работник не возвратил нанимателю. Окончательный расчет К. должен был состоять из части заработной платы за май 2013 г. (1 760 000 руб.) и компенсации за неиспользованный трудовой отпуск (300 000 руб.). Общая сумма к выплате составляла 2 060 000 руб. Однако в нарушение ст. 77 Трудового кодекса РБ (далее – ТК) окончательный расчет К. не был произведен. Согласно ведомости все суммы, причитающиеся работнику при увольнении, были удержаны в связи с имущественным ущербом, причиненным нанимателю (невозвратом выданного мобильного телефона).
Это является нарушением ст. 108 ТК, поскольку общий размер всех удержаний из окончательного расчета превысил 20 % заработной платы, причитающейся к выплате работнику.
Кроме того, ст. 109 ТК устанавливает, что не допускаются удержания из предусмотренных законодательством сумм выходного пособия, компенсационных (в т.ч. денежная компенсация за неиспользованный трудовой отпуск) и иных выплат, на которые по законодательству не обращается взыскание. Таким образом, для возмещения причиненного имущественного ущерба наниматель вправе был удержать сумму, не превышающую 412 000 руб.
Отметим тот факт, что отсутствие в обходном листе такой отметки или наличие задолженности не должны становиться препятствием для выдачи работнику трудовой книжки и произведения выплат, которые полагаются ему при увольнении (часть седьмая ст. 50, часть первая ст. 77, ст. 79 ТК).
Вопросы об удержании могут возникнуть, если работник увольняется датой, на которую еще нет акта оказанных услуг (как правило, такой акт оформляется на последнее число отчетного месяца) или счета от оператора мобильной связи. В этом случае для уточнения сумм, затраченных работником на мобильную связь, организации придется взять у мобильного оператора детализацию оказанных услуг по номеру телефона работника. Обычно такая услуга предоставляется на платной основе, а удержание расходов на мобильную связь согласно полученной детализации возможно только по письменному заявлению работника.
ЭТО ВАЖНО! Порядок возмещения расходов на мобильную связь работником целесообразно заранее урегулировать в локальных нормативных правовых актах, а работнику в заявлении на удержания следует включить фразу о том, что при необходимости соответствующие суммы могут удерживаться дважды в месяц.
Таким образом, удержание расходов на мобильную связь из заработной платы сотрудника по инициативе нанимателя без письменного заявления работника неправомерно. Нельзя задерживать расчет и выдачу трудовой книжки работнику, который при увольнении не оплатил организации услуги мобильной связи.
Поэтому еще раз повторимся, что порядок пользования корпоративной мобильной связи следует закрепить в локальных нормативных правовых актах организации, детально предусмотрев в них необходимые условия. С ними же нужно ознакомить работников под роспись.
Проинформировав работников об условиях пользования корпоративной мобильной связью, наниматель сможет избавиться от ряда проблем, связанных с недобросовестными действиями сотрудников.
