Близится завершение 2017 года. В конце и начале календарного года кадровые отделы переоформляют некоторые документы. Что такое номенклатура дел*, какие документы необходимо издавать до нового года, сколько времени документация должна храниться в кадровой службе, в какой момент бумаги необходимо передавать в архив? На эти и другие вопросы, присланные в редакцию журнала «Я – специалист по кадрам», ответила Дятчик Нина Михайловна, ученый секретарь учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (БелНИИДАД).
Сводная номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.
Составляет и ведет номенклатуру дел в организации служба ДОУ. Как правило, это руководитель архивом или лицо, назначенное от-ветственным за ведение архива, и лица, ответственные за ведение ДОУ в структурных подразделениях. В бесструктурных организациях эти функции выполняет лицо, ответственное за ДОУ. Численность работников, ответственных за составление и ведение номенклатуры дел, каждая организация определяет исходя из конкретных условий.
Справочно: АСДОУ – автоматизированная система документационного обеспе-чения управления.
Справочно: ЛНПА – локальные нормативно-правовые акты.
Справочно: ЭТК – экспертно-проверочная комиссия.
Справочно: ДОУ – документационное обеспечение управления.
Справочно: ЦЭК – Центральная экспертная комиссия.
Справочно: ЦЭМК – Центральная экспертно-методическая комиссия.
Справочно: ЭК – экспертная комиссия.
Документ: Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4).
Как начинать вести номенклатуру дел?
Сводная номенклатура дел составляется ежегодно службой ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ), подписывается руководителем службы ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ), руководителем архива (лицом, ответственным за ведение архива), согласовывается с ЦЭК или ЭК организации и утверждается руководителем организации до 31 декабря года, предшествующего тому, на который составлена (п. 153 абз. 2 Инструкции № 4). Например, номенклатуру дел на 2018 г. необходимо составить и утвердить до 31 декабря 2017 г.
Это значит, что номенклатура дел организации на предстоящий делопроизводственный (календарный) год составляют в IV кварта-ле текущего года. После утверждения номенклатуры дел организа-ции из нее готовятся выписки для структурных подразделений заверенные в установленном порядке (п. 157 Инструкции № 4). Разделы этих выписок содержат сведения о делах, заводимых в данных структурных подразделениях. Структурные подразделения на основании полученных выписок заводят дела на предстоящий календарный год.
Каковы сроки хранения и уничтожения документов?
Сроки хранения дел определяются согласно действующим переч-ням типовых документов и (или) ведомственным перечням документов с указанием сроков хранения (подп. 165.4 п. 165 Инструкции № 4). Например, перечнем документов, образующихся в процессе деятельности Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь и организаций его системы, с указанием сроков хранения должны пользоваться организации, входящие в структуру Госстандарта, – Департамент по энергетике, Департамент контроля и надзора за строительством и др., а также организации, составляющие подведомственную сеть Госстандарта, – Брестское областное управление по надзору за рациональным использованием топливно-энергетических ресурсов, Гомельское областное управление по надзору за рациональным использованием топливно-энергетических ресурсов и др.
Сроки хранения документов могут устанавливаться также в соответствии с требованиями иных нормативных правовых актов. В таком случае в графе «Примечание» номенклатуры дел указывается пункт соответствующего нормативного правового акта, его название, дата и номер, а также сведения о том, когда и кем он был утвержден.
Если нормативные правовые акты не содержат сведений о сро-ках хранения каких-либо видов (разновидностей) документов, соответствующее решение принимает ЦЭК (ЭК) организации.
В таком случае в номенклатуре дел указываются дата и индекс (номер) протокола, фиксирующего решение ЦЭК (ЭК) об установле-нии срока хранения данного дела (категории дел). Исходя из кон-кретного состава документов и дел и их значимости сроки хранения, установленные нормативными правовыми актами, можно увеличи-вать вплоть до постоянного. Однако их уменьшение не допускается.
Непосредственный отбор документов к уничтожению осуществ-ляется по результатам экспертизы ценности документов и подготовки сводных описей для постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Затем оформляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. В данный акт включают дела, установленный срок хранения которых истек к 1 января года, в котором составлен акт. Акт подписывается лицом, проводившим экспертизу, рассматривается на заседании ЦЭК (ЭК) организации, утверждается руководителем организации, согласовывается с соответствующим государственным архивным учреждением (если он является источником комплектования госархива) (п. 207 Инструкции № 4).
На документы с отметкой «ЭПК» нужно составлять отдельный акт.
Документы, включенные в акт для уничтожения, передаются ор-ганизациям, ведущим заготовку вторсырья. В акте указываются дата сдачи и номер накладной. Накладная и один экземпляр акта передаются в бухгалтерию организации.
Какие документы нужны для составления номенклатуры дел и как их правильно оформить?
При составлении номенклатуры дел используются устав органи-зации (положение о ней), положения о структурных подразделениях, штатное расписание и изменения к нему, планы и отчеты о работе организации и структурных подразделений, должностные инструкции работникам, типовые и примерные номенклатуры дел, номенклатуры дел за предыдущие годы, регистрационные формы (журналы, карточки, электронные базы данных АСДОУ), справочные картотеки, перечни документов с указанием сроков хранения (п. 160 Инструкции № 4).
Правильно сформулировать заголовок дела и определить сроки его хранения в номенклатуре дел организации помогут основные нормативные правовые акты (законы, постановления), технические нормативные правовые акты (стандарты), методические документы и основные ЛНПА:
– перечни документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных государственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций, с указанием сроков хранения;
– перечни документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения;
– типовые или примерные инструкции по делопроизводству, разрабатываемые государственными органами, иными государственными организациями, подчиненными Правительству Республики Беларусь, государственными и негосударственными организациями, являющимися и не являющимися источниками комплектования государственных архивов;
– инструкции по делопроизводству в организациях;
– типовые и примерные номенклатуры дел и др.
Какова структура номенклатуры дел?
Сводную номенклатуру дел можно составить в соответствии со следующими принципами (пп. 162, 163 Инструкции № 4):
1) структурный принцип (в соответствии с утвержденной и отраженной в штатном расписании структурой организации), например:
1. Руководство.
2. Канцелярия.
3. Управление учета налогов.
4. Управление органов контрольных работ.
5. Юридический отдел.
<…>
11. Архив.
<…>
16. Профсоюз;
2) структурно-функциональный принцип (в соответствии со штатным расписанием, управленческими функциями и направлениями деятельности организации), например:
1. Руководство.
2. Отдел архивоведения.
3. Отдел археографии.
4. Отдел документоведения.
<…>
8. Архив.
<…>
10. Археографическая комиссия.
<…>
17. Профсоюзный комитет;
3) функциональный принцип (в соответствии с управленческими функциями и направлениями деятельности организации) в бесструктурных организациях, например:
<…>
4. Управление материально-техническим снабжением.
4.1. Отдел сбыта.
4.2. Отдел производства.
4.3. Отдел закупок.
<…>
Независимо от принципа построения сводной номенклатуры дел и структуры организации в первый раздел номенклатуры включаются дела службы ДОУ.
Дела временно действующих органов и общественных организа-ций указываются в порядке значимости в конце сводной номенкла-туры дел в качестве самостоятельных разделов.
Номенклатура дел утверждена на 5 лет, но в этом году уп-разднили 2 отдела, включив штаты в другие отделы. Получается, что вся нумерация в номенклатуре у других отделов изменится.
Что делать с делами упраздненных отделов? Нужно ли будет заново утверждать номенклатуру дел?
При создании организации, в т.ч. в результате реорганизации в форме слияния или разделения, повлекшей значительные изменения структуры, функций и направлений деятельности организации, сводная номенклатура дел составляется и утверждается в любое время года (пп. 154, 155 Инструкции № 4).
В случаях, когда организация получает от другой организации не законченные делопроизводством дела для дальнейшей работы с ними, эти дела включаются в ее номенклатуру дел для продолжения их ведения в делопроизводстве (например, при реорганизации организации в форме присоединения).
Если упразднение двух отделов повлекло значительные измене-ния структуры, функций и направлений деятельности в вашей орга-низации, то в любое время года составляется и утверждается новая сводная номенклатура дел (до истечения 5 лет). Дела упраздненных отделов, которые не будут вестись дальше, оформляются в соответ-ствующем порядке и передаются в архив организации. При наличии дел, переданных в другие отделы для продолжения их ведения, эти дела включаются в номенклатуру дел данных отделов под новым порядковым индексом и номером. При этом нумерация в номенклатуре дел изменится.
В организации объединяют два отдела – юридический отдел и отдел кадров. В номенклатуре дел организации на них были заведены разд. 03 и 04.
Как поступить, если после объединения сдвигается нумера-ция разделов? Можно ли после объединения отделов сохранить разд. 03 для юридических вопросов и 04 – для кадровых вопросов?
Порядковая нумерация разделов номенклатуры, безусловно, из-мениться, но внутри образовавшегося отдела вы можете сохранить привычный для вас индекс. В этом случае можно поступить следую-щим образом. Например, после объединения юридического отдела и отдела кадров структурное подразделение будет именоваться отде-лом кадровой и правовой работы» и в номенклатуру организации войдет под порядковым индексом «6». Чтобы сохранить прежние (привычные для вас) индексы, раздел номенклатуры может иметь такой вид:
6. Отдел кадровой и правовой работы.
6-03. Правовая работа.
6-03-1* Документы об организации
и состоянии правовой работы
(отчеты, справки, сведения и др.).
6-03-2
6-03-3
6-04. Кадровая работа (или кадры).
6-04-1 Документы о состоянии работы
с кадрами (докладные записки,
отчеты, сводки, справки и др.).
6-04-26
6-04-27
Однако надо полагать, что структура вашей организации изменилась не на один год, поэтому разумнее было бы не сохранять старые индексы.
Как вносить правки и изменения в действующую номенкла-туру дел?
Если правки имеют корректирующий характер, то их можно вно-сить в рабочем порядке, зачеркнув ненужную формулировку и надписав сверху нужную. Например:
Книга выдачи дел из архива (было).
хранилища
Книга выдачи дел из архива(исправили).
Можно также вносить дополнения:
Переписка с поставщиками комплектующих изделий (было)
Переписка с поставщиками комплектующих изделий Брестской области.
Переписка с поставщиками комплектующих изделий Могилевской области (дополнили).
В конце каждого раздела (подраздела) номенклатуры дел преду-сматриваются резервные индексы для незапланированных дел, заво-димых в течение года. Там вы можете вписать новые дела организа-ции.
Существенные же изменения вносятся только с соответствующего решения ЦЭК (ЭК) организации, например, касающиеся определения сроков хранения документов. Решение оформляется протоколом, а в гр. 5 (примечание) делается запись, например: «Протокол заседания ЭК организации от 05.06.2016 № 4».
