Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. В данном материале перечислены документы, которые могут быть помещены в личное дело при его формировании, а также при его ведении, и варианты их заполнения и оформления.
Личные дела ведутся лишь на тех работников, которые состоят в трудовых отношениях с нанимателем. На лиц, работающих по гражданско-правовым договорам, личные дела не ведутся.
Нормативные правовые акты, регулирующие данную работу
Основным нормативным правовым актом, регулирующим работу по формированию, ведению и хранению личных дел, является Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция № 2). Она устанавливает единый порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, учреждениях, организациях РБ всех форм собственности.
В то же время положения Инструкции № 2 не распространяются на порядок формирования, ведения и хранения личных дел учащихся учреждений образования.
При работе с личными делами кроме Инструкции № 2 также следует руководствоваться Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларуси, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4), и Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденными решением Коллегии Белкомархива от 30.04.1997 № 5 (далее – Основные правила работы архивов организаций).
От редакции: <...>
Основные положения
Инструкцией № 2 конкретизировано понятие «личное дело работника» и установлен перечень нанимателей, которые обязаны вести личные дела работников.
В данный перечень не вошли организации с иностранными инвестициями, филиалы и представительства юридических лиц РБ, находящихся за границей, поскольку в данных организациях могут быть предусмотрены особенности ведения кадровых документов в соответствии со ст. 320 Трудового кодекса РБ (далее – ТК).
Личные дела ведут на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также на других работников в случаях, определенных законодательством (часть вторая п. 2 Инструкции № 2). Данной нормой ведение личных дел рабочих не предусмотрено. Однако законодательство не содержит запрета на ведение личных дел на категории работников, не указанные в п. 2 Инструкции № 2.
