Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.
В данном материале перечислены документы, которые могут быть помещены в личное дело при его формировании, а также при его ведении, и варианты их заполнения и оформления.
Личные дела ведутся лишь на тех работников, которые состоят в трудовых отношениях с нанимателем. На лиц, работающих по гражданско-правовым договорам, личные дела не ведутся.
Нормативные правовые акты, регулирующие данную работу
Основным нормативным правовым актом, регулирующим работу по формированию, ведению и хранению личных дел, является Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция № 2). Она устанавливает единый порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, учреждениях, организациях РБ всех форм собственности.
В то же время положения Инструкции № 2 не распространяются на порядок формирования, ведения и хранения личных дел учащихся учреждений образования.
При работе с личными делами кроме Инструкции № 2 также следует руководствоваться Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларуси, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4), и Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденными решением Коллегии Белкомархива от 30.04.1997 № 5 (далее – Основные правила работы архивов организаций).
Сроки хранения личных дел определяют в соответствии с Перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, являющимся приложением 1к постановлению Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень № 140).
От редакции:
Перечень № 140 был опубликован 9 августа 2012 г. на Национальном правовом Интернет-портале Республики Беларусь и вступил в силу 10 августа 2012 г. Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82, утратил силу с момента опубликования Перечня № 140.
Основные положения
Инструкцией № 2 конкретизировано понятие «личное дело работника» и установлен перечень нанимателей, которые обязаны вести личные дела работников.
В данный перечень не вошли организации с иностранными инвестициями, филиалы и представительства юридических лиц РБ, находящихся за границей, поскольку в данных организациях могут быть предусмотрены особенности ведения кадровых документов в соответствии со ст. 320 Трудового кодекса РБ (далее – ТК).
Личные дела ведут на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также на других работников в случаях, определенных законодательством (часть вторая п. 2 Инструкции № 2). Данной нормой ведение личных дел рабочих не предусмотрено. Однако законодательство не содержит запрета на ведение личных дел на категории работников, не указанные в п. 2 Инструкции № 2.
Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации, а при ее отсутствии в качестве структурного подразделения – специалист по кадрам
(п. 3 Инструкции № 2).
Контроль за правильностью оформления и хранения личных дел возложен на руководителя организации (п. 4 Инструкции № 2).
Государственные органы, иные организации и индивидуальные предприниматели обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку оформления документов, их обработке и хранению (часть вторая ст. 26 Закона РБ от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»).
Документы, помещаемые в личное дело
Личное дело работника формируют после заключения с ним трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность) (п. 5 Инструкции № 2).
После издания организационно-распорядительного документа о приеме (назначении) собранные документы помещают в личное дело в последовательности, установленной п. 6 Инструкции № 2:
1) внутренняя опись документов личного дела;
2) дополнение к личному листку по учету кадров;
3) личный листок по учету кадров;
4) автобиография;
5) копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;
6) заявление о приеме на работу;
7) копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).
На этапе формирования личного дела документы в него включаются вне зависимости от хронологической последовательности.
Для отдельных категорий работников при формировании личных дел в них дополнительно включают:
– декларацию о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);
– обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);
– контракт (государственных служащих);
– справку-объективку;
– анкету;
– копию (выписку) протокола заседания ученого совета (для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей);
– копию (выписку) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом);
– копию (выписку) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации;
– договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
– направление на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил РБ, и др.) (п. 7 Инструкции № 2).
По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включают трудовые договоры (контракты) с работниками (часть вторая п. 8 Инструкции № 2).
Специально для включения в личное дело справка-объективка не составляется. Как правило, это делается при направлении в вышестоящие органы документов о назначении на должность определенных категорий работников, а также при представлении их к награждению. В случае если оригинал справки-объективки направлен за пределы организации, в личное дело включается ее копия.
Анкета заполняется в случаях, предусмотренных постановлением Совета Министров РБ от 10.04.2004 № 400 «Об утверждении Положения о порядке предоставления допуска физическим лицам к государственным секретам».
Ведение личного дела
После включения в личное дело копии (выписки) приказа или иного распорядительного документа о приеме на работу (назначении на должность) личное дело считается сформированным, после этого начинается этап ведения личного дела. В процессе работы в сформированное личное дело работника документы включают в хронологической последовательности. К таким документам относятся:
– характеристики и аттестационные листы;
– списки научных трудов и изобретений;
– заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;
– копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении квалификационных категорий, классов, разрядов, званий и т.п.
В то же время в личное дело не включаются:
– копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);
– справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;
– другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно (п. 9 Инструкции № 2).
Необходимо отметить, что для некоторых приказов по личному составу может быть предусмотрен срок хранения, отличающийся от установленного.
На практике возникают вопросы: куда формировать документы, послужившие основанием для издания приказа (распоряжения) о приеме на работу тех работников, на которых ведение личных дел не предусмотрено, например, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил РБ, принятых рабочими? В таких случаях документы подшиваются в отдельное дело, которое можно озаглавить «Документы к приказам по личному составу, не вошедшие в состав личных дел». Срок хранения такого дела – 3 года (ст. 644 Перечня № 140).
Формирование личного дела
Документы личного дела помещаются в отдельную обложку (п. 18 Инструкции № 2).
На обложке личного дела указывают регистрационный индекс дела согласно журналу (книге) учета личных дел.
Фамилию, имя, отчество работника на обложке личного дела записывают в именительном падеже. Если фамилия работника после оформления личного дела изменялась, то старую фамилию заключают в скобки, а новую записывают над ней.
От редакции:
Пример оформленной обложки личного дела вы можете найти в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала «Я – специалист по кадрам», 2012, № 11.
После обложки в личном деле идет внутренняя опись документов, которая содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах.
Форма внутренней описи документов личного дела, установленная Инструкцией № 2, отличается от формы внутренней описи, предусмотренной Основными правилами работы архивов организаций. Это обусловлено тем, что внутренняя опись документов личного дела включается в дело сразу при его заведении и заполняется по ходу ведения. Отражение включения в личное дело новых документов, а также изъятия документов из личного дела, замены подлинников копиями отражают в графе «Примечание» (часть вторая п. 10 Инструкции № 2). При оформлении других дел (например, дел с приказами по личному составу) внутреннюю опись составляют после завершения их ведения при подготовке к передаче на хранение в архив.
Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.
От редакции:
Пример оформленной внутренней описи документов вы можете найти в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала «Я – специалист по кадрам», 2012, № 11.
После внутренней описи документов личного дела в личное дело подшивают дополнение к личному листку по учету кадров, в котором отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров.
От редакции:
Пример оформленного дополнения к личному листку по учету кадров вы можете найти в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала «Я – специалист по кадрам», 2012, № 11.
После дополнения к личному листку по учету кадров в личное дело подшивается личный листок по учету кадров.
От редакции:
Пример оформленного личного листка по учету кадров вы можете найти в рубрике «Полезная документация» на с. 21 журнала «Я – специалист по кадрам», 2012, № 13.
Требования к заполнению личного листка по учету кадров установлены п. 11 Инструкции № 2. Личный листок по учету кадров поступающий на работу заполняет собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов.
На все вопросы личного листка по учету кадров следует давать исчерпывающие ответы, которые не должны носить односложный характер «да», «нет», не допускается перечеркивание граф (строк). В случае отрицательного ответа указывается: «не имею», «не участвовал» и т.п.
Фамилия, имя, отчество пишутся полностью в именительном падеже, например: Иванов Олег Иванович.
Число, месяц и год рождения в графе «Дата рождения» указываются арабскими цифрами: 15.08.1962.
Место рождения указывается в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения. Например: БССР, дер. Пистол, Дзержинского р-на Минской обл.
В графе «Гражданство» указывается название страны, например: Республика Беларусь, Российская Федерация и т.п.
В графе «Образование» указывается уровень полученного работником образования.
Система образования включает в себя систему дошкольного образования, систему общего среднего образования, систему профессионально-технического образования, систему среднего специального образования, систему высшего образования, систему послевузовского образования, систему дополнительного образования детей и молодежи, систему дополнительного образования взрослых, систему специального образования (ст. 11 Кодекса РБ об образовании). Однако согласно Инструкции № 2 в графе «Образование» указывается следующее образование: «общее среднее», «профессионально-техническое», «среднее специальное», «высшее». Если учебное заведение не окончено, указывается, сколько курсов окончил или с какого курса ушел; для окончивших неполную среднюю школу – сколько классов окончил. Наименования учреждений образования пишутся полностью, так, как обозначено в документе об образовании.
После заполнения всех граф в соответствии с требованиями п. 11 Инструкции № 2 на личный листок по учету кадров наклеивается фотография принимаемого на работу.
Личный листок по учету кадров подписывает составитель с указанием даты заполнения.
Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносят.
От редакции:
Более подробно о заполнении личного листка по учету кадров вы можете прочитать в статье Д. Пислевича «Поможем работнику заполнить личный листок по учету кадров правильно!» в рубрике «Оформляем документы правильно» на с. 29 журнала «Я – специалист по кадрам», 2012, № 13.
После личного листка по учету кадров в личное дело вшивается автобиография – документ, содержащий краткое изложение основных этапов жизни и деятельности его автора в хронологическом порядке. Составляет автобиографию работник самостоятельно в произвольной форме на листе бумаги формата A4.
Требования к составлению автобиографии указаны в п. 14 Инструкции № 2.
За автобиографией в личное дело подшивают копии документов об образовании, повышении квалификации и переподготовке (аттестата, диплома, свидетельства и др.).
Следует отметить, что признание документов об образовании учебных заведений иностранных государств и установление их соответствия документам об образовании РБ производит Минобразование РБ.
Перед тем как включить в личное дело копии документов об образовании работник кадровой службы обязан затребовать для сверки подлинники соответствующих документов.
Заявления о приеме на работу, а также включаемые в личное дело в процессе его ведения заявления о переводе на другую работу, увольнении с работы оформляют в соответствии с требованиями Государственного стандарта РБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Госстандарта РБ от 21.12.2004 № 69, и Методическими указаниями по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденными приказом председателя Белком-архива от 16.09.2005 № 41.
Хранение, проверка и передача личных дел в архив
Личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел по порядку номеров либо в алфавитном порядке и подлежат строгому учету (пп. 19 и 20 Инструкции № 2). Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведут журнал (книгу) учета личных дел.
От редакции:
Пример оформленного журнала (книги) по учету личных дел вы можете найти в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала «Я – специалист по кадрам», 2012, № 11.
Руководитель организации приказом не реже одного раза в 5 лет назначает комиссию по проверке наличия и состояния личных дел (п. 22 Инструкции № 2). Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров.
При выявлении недостатков в оформлении, ведении и хранении личных дел комиссия составляет акт, представляемый на утверждение руководителю организации.
Личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив организации по описи (п. 23 Инструкции № 2). При этом личные дела уволенных работников вносятся в опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируются по алфавиту фамилий. Допускается составлять отдельную опись личных дел уволенных работников.
Оформление личных дел при передаче в архив, а также описей дел по личному составу и описей личных дел осуществляется в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов организаций.
От редакции:
С подробным алгоритмом кадровых действий при формировании личного дела вы можете ознакомиться в статье Н. Владыко «Прием на работу: инструктаж по охране труда, оформление личной карточки и личного дела» в рубрике «Алгоритмы кадровых действий» на
с. 43 журнала «Я – специалист по кадрам», 2012, № 11.
Сергей Большаков, экономист
