Ситуация
Наниматель оснастил вход в офис электронной пропускной системой. Теперь время прихода и ухода работников отмечается автоматически.
Могут ли данные системы подтверждать факт прогула или опоздания работника? Можно ли ее использовать как систему учета рабочего времени и отказаться от ведения табеля?
Электронная пропускная система помогает нанимателям следить за дисциплиной работников и использованием рабочего времени. Система действительно способна упростить решение кадровых и бухгалтерских задач.
В настоящее время многие организации применяют электронные проходные системы, фиксирующие время прихода работников на работу и ухода с нее. При такой системе, как правило, сотрудники относятся к трудовой дисциплине ответственнее.
Корректный учет рабочего времени возможен только при обязательной регистрации времени прихода/ухода сотрудников на рабочее место. Сотрудники организации получают бесконтактные карты доступа. При приходе на работу и уходе с нее работник должен поднести карту к считывателю. Система фиксирует время предъявления карты и сохраняет событие в базе данных.
Автоматизация учета рабочего времени помогает сократить трудозатраты и исключить влияние человеческого фактора при ручном заполнении табеля.
Документ: Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).
Напомним, что в соответствии с требованиями ст. 133 ТК наниматель обязан организовать учет явки работников на работу и ухода с нее. До начала работы каждый работник должен в порядке, установленном нанимателем, отметить свой приход, а по окончании – уход. Учет явок на работу и ухода с нее ведут в табелях использования рабочего времени, годовых табельных карточках и других документах с указанием фамилии, инициалов работника, календарных дней учетного периода, количества отработанного времени и других необходимых сведений. Учету подлежит фактическое рабочее время, которое состоит из отработанного и неотработанного времени, включаемого в соответствии с законодательством в рабочее время.
Рабочим считается время, в течение которого работник в соответствии с трудовым, коллективным договорами, правилами внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР) обязан находиться на рабочем месте и выполнять свои трудовые обязанности (часть первая ст. 110 ТК).
Как видим, законодательством установлена обязанность нанимателя вести учет рабочего времени. Каким образом организуется этот учет, наниматель определяет сам, закрепив это в локальных нормативных правовых актах (далее – ЛНПА).
При наличии в организации пропускной системы, как правило, каждому работнику выдается именная бесконтактная карточка, с помощью которой при прохождении работника через пропускную систему фиксируется время прихода на работу и ухода с нее конкретного работника. Производители таких проходных предлагают также программное обеспечение для систем контроля доступа, которое легко интегрируется в бухгалтерские программы, что, в свою очередь, дает возможность контроля персонала без создания постов охраны в зданиях для фиксации времени прихода/ухода работников.
Установив в организации пропускную систему, наниматель не нарушает законодательство, а обеспечивает объективный, более точный учет рабочего времени работников. Данные, полученные с помощью таких пропускных систем, будут являться подтверждением факта прогула или опоздания на работу.
Должно ли быть отдельное положение о пропускной системе или достаточно прописать это в ПВТР?
ПВТР – это ЛНПА, регулирующий в соответствии с ТК, иными актами законодательства о труде трудовой распорядок у нанимателя, в т.ч. порядок приема и увольнения работников, основные обязанности сторон трудового договора, режим рабочего времени и времени отдыха, применяемые к работникам виды поощрений за труд и меры дисциплинарного взыскания.
При использовании пропускной электронной системы нанимателю целесообразно предусмотреть в разделе «Рабочее время и его использование» ПВТР:
– сведения о способе фиксирования прихода на работу, ухода с нее, уходов в течение рабочего дня (смены);
– каким образом организован учет явки на работу и ухода с работы;
– посредством каких документов указанная информация будет оформлена.
ПВТР регламентирует режим работы и отдыха. В правилах можно предусмотреть:
· что вход на территорию организации и выход с нее производится по персональным электронным картам;
· время такого входа и выхода, зафиксированное системой, учитывается в целях контроля за соблюдением работниками режима работы;
· передача пропуска третьим лицам не допускается.
Кроме того, нужно определить порядок действий работника на случай, если он забыл электронный пропуск или потерял его.
По мнению автора, нанимателю следует разработать отдельный ЛНПА об использовании пропускной системы, например положение об организации пропускной системы, в котором будет предусмотрена не только фиксация прихода/ухода сотрудников, но и иные сведения, необходимые для нормального функционирования системы электронных пропусков. Такое положение утверждается приказом по основной деятельности.
В положении можно предусмотреть следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Организация пропускного режима.
3. Порядок прохода сотрудников, посетителей.
4. Пропускной режим для сотрудников.
5. Пропускной режим для посетителей.
6. Порядок организации пропуска сотрудников, посетителей в период чрезвычайных ситуаций и аварийных ситуаций.
7. Порядок эвакуации сотрудников и посетителей.
Если наниматель в своих ЛНПА предусмотрит порядок использования данных пропускной системы, то в спорных ситуациях (привлечение к дисциплинарной ответственности) информация из электронной системы будет являться доказательством.
Что делать, если есть расхождения между табелем и распечаткой электронной пропускной системой? Данные какого документа являются первичными и должны иметь приоритет при принятии тех или иных решений в отношении сотрудника?
Современные технологии позволяют интегрировать данные электронной пропускной системы в бухгалтерские программы, которые, в свою очередь, могут в автоматическом режиме сформировать табель учета рабочего времени.
В законодательстве не предусмотрена унифицированная форма табеля учета рабочего времени. А значит, наниматель вправе предусмотреть удобную для него форму такого табеля.
Однако даже при использовании пропускной системы нанимателю не следует отказываться от ведения табеля учета рабочего времени на бумажном носителе.
Явки и неявки (причины неявок) фиксируются с помощью табеля учета рабочего времени и контролируются с помощью данных электронной пропускной системы, т.е. сведения из табеля имеют приоритетное значение. При этом стоит учитывать человеческий фактор при составлении табеля учета рабочего времени. Ведь, если его составляет уполномоченный работник без учета данных пропускной системы, он может допустить ошибку. Электронная система тоже не застрахована от сбоя: на практике может сложиться ситуация, когда сотрудник прошел в офис без использования пропуска, поскольку система была не исправна.
При проверке распечатки данных из электронной системы выясняется, что сотрудник периодически задерживается на работе.
Следует ли фиксировать переработку и может ли работник потребовать доплату за сверхурочную работу?
Сверхурочной считается работа, выполненная работником по предложению, распоряжению или с ведома нанимателя сверх установленной для него продолжительности рабочего времени, предусмотренной ПВТР или графиком работы (сменности) (ст. 119 ТК).
Ключевыми являются слова «по предложению, распоряжению или с ведома нанимателя». Если сотрудник задерживается на работе по собственной инициативе, доплата за сверхурочную работу ему не полагается. Поэтому, если документы на привлечение к сверхурочной работе нанимателем не оформлялись, нет необходимости учитывать данные с распечатки электронной пропускной системы.
Можно ли только на основании данных пропускной системы уволить работника за прогул? Сочтет ли суд доказательства системы весомыми или потребует представить другие доказательства прогула работника?
Факт совершения работником прогула без уважительной причины должен быть установлен нанимателем. Прежде всего следует письменно зафиксировать факт отсутствия работника на работе, составить докладную записку, акт. Затем следует запросить у работника объяснения причин отсутствия на работе. Отказ работника от дачи объяснения не является препятствием для применения взыскания и оформляется актом с указанием присутствующих при этом свидетелей.
Прогул отнесен к основаниям, признаваемым дискредитирующими обстоятельствами увольнения. До увольнения работника по дискредитирующим обстоятельствам наниматель обязан провести проверку допущенных им нарушений, результаты которой оформляются актом (служебной запиской) (п. 7 Декрета Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций»).
Применение взыскания на основании неконкретных или недостаточно проверенных фактов, слухов недопустимо.
Если все документы оформлены правильно, сведения из пропускной системы укрепят позицию нанимателя, суд примет их как одно из доказательств опоздания или прогула.
Справочно: за прогул без уважительной причины могут быть уволены работники в случае их отсутствия на работе без уважительных причин в течение всего рабочего дня либо более 3 ч в течение всего рабочего дня непрерывно или суммарно как на территории организации, так и на объекте вне территории организации, где они в соответствии с трудовыми обязанностями должны выполнять порученную работу (п. 34 постановления Пленума Верховного Суда Республики Беларусь от 29.03.2001 № 2 «О некоторых вопросах применения судами законодательства о труде»).
Документ: Гражданский процессуальный кодекс Республики Беларусь (далее – ГПК).
Справочно: доказательства – это любые сведения о фактах, входящих в предмет доказывания, полученные в результате использования в установленном ГПК и иными законами порядке средств доказывания (п. 178 ГПК).
К средствам доказывания также относятся:
– показания свидетелей, в т.ч. полученные путем использования систем видеоконференцсвязи;
– письменные и вещественные доказательства;
– заключения экспертов;
– другие носители информации, если с их помощью можно получить сведения о фактах, имеющих значение для правильного разрешения дела.
Таким образом, чтобы данные пропускной электронной системы имели вес в суде, нанимателю следует зафиксировать порядок ее использования в ЛНПА. Иначе суд может не принять такие данные в качестве доказательства. Ведь именно ЛНПА определяются обязательные для работников правила поведения. После того как сотрудник ознакомился с ЛНПА и проставил свою подпись и дату в листе ознакомления, локальный акт станет для него обязательным.
В случае спора с работником по факту его опоздания или прогула иногда бывает достаточно данных пропускной системы. Однако переоценивать вес отчетов пропускной системы не следует. В большинстве своем суды исходят из совокупности представленных нанимателем доказательств – актов, служебных записок, свидетельских показаний, табелей учета рабочего времени.
Кроме того, данные электронной системы могут быть дискредитированы ее частыми сбоями. Чем больше документов, фиксирующих прогул работника, тем больше шанс выиграть спор в суде.
Выводы
Пропускная электронная система позволяет нанимателю обеспечить исполнение требования законодательства Республики Беларусь об организации учета явки работников на работу и ухода с нее.
Установив в организации пропускную систему, наниматель обеспечит объективный и более точный учет рабочего времени.
Введение пропускной системы позволит нанимателю отказаться от ручного заполнения табеля учета рабочего времени, автоматизировать процесс учета рабочего времени, а также улучшить исполнительскую дисциплину среди сотрудников организации.
Отчеты, составленные посредством использования проходной системы, являются доказательствами нарушения трудовой дисциплины со стороны сотрудников.
Не применяйте взыскание к работнику, основываясь только на данных пропускной системы. Составьте акт об отсутствии на рабочем месте работника, оформите докладную записку и запросите объяснения у работника.
Елена Смирнова, юрист
