В процессе ведения кадрового делопроизводства часто возникает вопрос: а обязательно ли с данным документом (приказом, инструкцией, графиком и т.д.) знакомить сотрудника? Чаще всего такой вопрос возникает в отношении приказов по личному составу. И в данном случае ответ однозначен: обязательно нужно ознакомление работников с приказами по личному составу.
Кадровой документацией можно определить блок документов, направленных на формирование, учет и движение трудовых ресурсов.
Документ:
Унифицированная система организационно-распорядительной документации, утвержденная приказом Департамента по архивам и делопроизводству Минюста Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25 (далее – УСОРД).
Документ:
Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).
Документ:
Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (далее – Инструкция № 40).
Начнем с момента приема на работу
Если мы обратимся к УСОРД, то в форме приказа о приеме на работу (назначении на должность) увидим строку «С приказом ознакомлен. Подпись. Расшифровка подписи». Соответственно ознакомление работника с данным приказом обязательно. Это обязательство нанимателя также закреплено в части четвертой ст. 25 ТК.
При приеме на работу с работником заключается трудовой договор, который согласно ст. 18 ТК подписывается сторонами, что можно отнести к ознакомлению работника с данным документом.
Также наниматель обязан ознакомить работника под роспись с порученной работой, условиями и оплатой труда и разъяснить его права и обязанности (ст. 54 ТК). К данной норме можно отнести обязательное ознакомление с должностной инструкцией, правилами внутреннего трудового распорядка, договором о полной материальной ответственности, положением об оплате труда и премировании, положением о структурном подразделении, коллективным договором.
Ведение нанимателем книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, в которой работник должен расписаться при получении от нанимателя расписки о получении трудовой книжки, предусмотрено п. 79 Инструкции № 40.
Документы в процессе трудовой деятельности
Как уже было сказано выше, ознакомление заинтересованных работников с приказами по личному составу обязательно, однако и здесь есть свои нюансы.
Например, приказ о предоставлении трудового отпуска. Работник должен быть уведомлен о времени начала трудового отпуска минимум за 15 календарных дней до его начала (ст. 169 ТК). Процедура такого уведомления не конкретизирована, а значит, есть 2 варианта соблюдения данной нормы:
1) издать приказ о предоставлении трудового отпуска за 15 календарных дней до начала отпуска и ознакомить с ним работника;
2) оформить записку об отпуске за 15 календарных дней до его начала и ознакомить с ней работника под роспись.
И в первом, и во втором случае наниматель обязан ознакомить работника с документами под роспись.
Еще один приказ по личному составу, сроки ознакомления с которым четко регламентированы ТК, – приказ (распоряжение) о дисциплинарном взыскании. Данный документ объявляется работнику под роспись в 5-дневный срок с момента его издания (ст. 199 ТК).
Документ:
Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень № 140).
На практике встречаются ситуации, когда приказы о премировании относили к основной деятельности. Таким образом, ознакомлению подлежал только работник, указанный исполнителем, например бухгалтер. Однако приказ о премировании отнесен к приказам по личному составу со сроком хранения 75 лет (подп. 21.3 п. 21 Перечня № 140). Из этого следует, что мы не можем отнести его к основной деятельности.
С чем не нужно ознакамливать работников, так это с табелем учета рабочего времени. В данном случае решение об ознакомлении принимает наниматель в зависимости от конкретной ситуации.
Похожим документом является график работ (сменности), но в отличие от табеля учета рабочего времени он является обязательным для ознакомления работников. Срок такого ознакомления – не позднее 1 месяца до введения в действие (ст. 123 ТК). Соблюдение письменной формы уведомления ТК в данном случае не требует, но, если вам надо будет подтвердить факт ознакомления работника с графиком работ (сменности), устная форма ознакомления такой возможности не дает.
Еще одним вариантом ведения учета рабочего времени является журнал регистрации прихода (ухода) работников. В таком случае работники самостоятельно вносят свои данные в журнал и расписываются. В целях организации учета фактически отработанного работниками организации рабочего времени назначается ответственный за ведение журнала учета явок работников на работу и ухода с нее. Но это не исключает ознакомления заинтересованных работников с графиком работ (сменности).
Еще одним кадровым документом, с которым необходимо ознакомить работника в процессе его трудовой деятельности, – график отпусков. В части второй ст. 168 ТК говорится о доведении данного графика до сведения всех работников и не говорится, что это должно быть сделано письменно, но на практике лучше довести график под роспись каждого внесенного в него работника.
Документ:
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4).
Чтобы упорядочить процесс ознакомления с документами, в т.ч. кадровыми, в организациях разрабатывают локальные инструкции по делопроизводству в соответствии с требованиями Инструкции № 4. В каждой организации свой перечень документов, обеспечивающих трудовую деятельность работников и деятельность организации в целом.
Для систематизации документов в организации составляется номенклатура дел. В частности, после ее утверждения руководителем организации структурное подразделение получает выписку из номенклатуры дел, которая выдается под роспись руководителю подразделения. Всех работников ознакамливать с номенклатурой дел нет необходимости.
Если работник отказывается от ознакомления
с документом
В случае отказа работника от ознакомления с каким-либо кадровым документом необходимо составить акт об отказе от ознакомления в соответствии с требованиями законодательства. Если же работник по упущению ответственного лица не ознакомлен с документами, то эти документы не утрачивают свою силу. В случае рассмотрения трудового спора в комиссии по трудовым спорам или в суде такой документ будет трактован в пользу работника, а не нанимателя.
При ознакомлении с каким-либо документом работник может написать, например, что он не согласен с его содержанием, с его датой или в целом с этим документом: «Не согласен. Подпись. Дата». Стоит отметить, что все же это зафиксированный факт ознакомления работника с документом. Сама отметка о несогласии работника не влечет юридические последствия для нанимателя. Чтобы такое «несогласие» получило развитие, работник должен обжаловать документ, с которым он не согласен, в установленном законодательством порядке.
Ознакомление с необходимыми документами в организации в интересах и работника, и нанимателя. Работник при правильной организации и упорядочении определенных организационных процессов в организации будет своевременно информирован о поручениях нанимателя, о своих правах и обязанностях, о своих гарантиях и возможностях и т.д. Наниматель, ознакамливая работников с необходимой документацией, исполняет требования законодательства о труде, что гарантирует положительный результат при проведении соответствующей проверки и дает право привлечь работника к ответственности в случае невыполнения или некачественного выполнения им своих обязанностей.
Ольга Михалкович, юрисконсульт
