В любой организации возникает необходимость временно заменить отсутствующего сотрудника: руководители и работники болеют или уходят в отпуск, уезжают в командировку, но деятельность организации не должна прерываться. С особым вниманием специалисту по кадрам следует отнестись к оформлению документов, которыми передаются полномочия руководителя организации или материально ответственного лица на время их отсутствия.
Нужно помнить, что все юридически значимые действия, предпринятые исполняющим обязанности руководителя, могут быть оспорены заинтересованными лицами. В данном материале мы дадим советы, как избежать проблем и судебных разбирательств.
Временным заместительством принято считать исполнение служебных обязанностей по должности отсутствующего какое-то время работника, если это вызвано производственной необходимостью. Неправильно оформленное замещение впоследствии может создать большие проблемы, особенно если дело касается передачи полномочий руководителя организации или материально ответственного лица.
Нужно ли оформлять документально исполнение обязанностей отсутствующего работника другим сотрудником?
Обязательно ли заключать с работником договор о полной материальной ответственности при замещении материально ответственного лица?
Постараемся разобраться в этих вопросах.
Исполнение обязанностей руководителя
Если условия временного замещения руководителя его заместителем прописаны в учредительных документах организации, то издавать отдельный приказ о назначении исполняющего обязанностей руководителя на время его отсутствия не требуется. Заместитель приступит к временному выполнению обязанностей с первого дня отсутствия руководителя организации и прекратит их исполнять после его возвращения. Заместитель не освобождается от своих обязанностей при выполнении обязанностей руководителя, и доплата ему не устанавливается.
Если данная или любая другая процедура передачи полномочий руководителя в учредительных документах организации не предусмотрена, то порядок временной передачи прав и обязанностей руководителя следует указать в трудовом договоре (контракте) руководителя или в дополнительном соглашении к трудовому договору.
Решение этого вопроса возможно и путем издания постоянно действующего приказа (распоряжения) руководителя о назначении заместителя руководителя исполняющим обязанности руководителя на время его отсутствия с правом подписи документов.
Если в организации отсутствует должность заместителя руководителя, то приказом руководителя организации назначается временно исполняющим обязанности руководителя организации определенный сотрудник, как правило, из состава руководителей структурных подразделений.
Образец приказа о назначении временно исполняющего обязанности директора смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 28 журнала.
Исполнение обязанностей материально ответственного лица
Если необходимо временно заместить отсутствующего работника, который является материально ответственным лицом, обратите особое внимание на порядок оформления процедуры передачи полномочий:
– следует провести полную инвентаризацию товарно-материальных ценностей;
– по результатам инвентаризации составить акт, согласно которому имущество будет передано временно исполняющему обязанности сотруднику;
– заключить договор о полной материальной ответственности с сотрудником, временно исполняющим обязанности материально ответственного лица.
ЭТО ВАЖНО! При отсутствии такого договора замещающий работник не будет нести полной материальной ответственности за вверенные ему ценности.
Письменные договоры о полной материальной ответственности могут быть заключены нанимателем с работниками, достигшими 18 лет, занимающими должности или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей.
Примерный перечень таких должностей и работ, а также примерный договор о полной индивидуальной материальной ответственности утверждены постановлением Совета Минстров РБ от 26.05.2000 № 765.
С учетом данного примерного перечня наниматель вправе на основании коллективного договора, а при его отсутствии – самостоятельно утвердить перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми могут заключаться письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности
(ст. 405 Трудового кодекса РБ; далее – ТК).
Варианты оформления временного исполнения обязанностей сотрудника
ЭТО ВАЖНО! Не допускается назначение работника временно исполняющим обязанности, если должность является вакантной. Можно замещать лишь временно отсутствующего работника.
Для того чтобы заменить временно отсутствующего работника, используется несколько вариантов:
– временный перевод другого работника на эту работу;
– другой работник выполняет дополнительные обязанности без освобождения от работы, определенной его трудовым договором;
– заключается срочный трудовой договор с новым работником;
– привлекается свой работник на условиях внутреннего совместительства.
Понятие «исполняющий обязанности» можно будет применить только в первых двух из указанных способов разрешения ситуации.
Рассмотрим особенности оформления временного исполнения обязанностей другим работником по всем этим вариантам более подробно.
Порядок временного перевода сотрудника на другую должность
1. Оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору.
2. Издается приказ о переводе с обязательным указанием срока перевода.
Сотрудник может быть временно переведен на другую работу в той же компании для замещения временно отсутствующего коллеги до выхода его на работу. За последним сохраняется место работы.
Работник, временно переведенный на другую работу для замещения отсутствующего работника, освобождается от выполнения прежней работы, обусловленной заключенным с ним трудовым договором.
Именно с этим связано одно из неудобств применения указанного способа для нанимателя: нужно выбирать, работа по какой из двух должностей, профессий является более важной для организации.
Временный перевод предназначен для замещения отсутствующего работника, т.е. лица, с которым заключен трудовой договор. Следовательно, временный перевод не допускается, если работнику поручается работа по вакантной штатной единице.
Трудовым законодательством нанимателю запрещено временно переводить работника на другую работу для замещения отсутствующего работника, если:
– для соответствующей профессиональной деятельности или должности установлены обязательные требования к уровню образования и (или) квалификации, а образование и (или) квалификация замещающего работника не соответствуют таким требованиям (п. 3 части первой, часть вторая ст. 26 ТК).
Работник не может быть переведен на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья (вторая часть ст. 33 ТК).
Отметим также, что в порядке исключения на должности руководителей всех уровней управления, специалистов (без категории) и других служащих наниматель может временно перевести лиц, образование
и (или) стаж работы которых не соответствуют требованиям, предусмотренным квалификационными характеристиками соответствующей должности, если иное не установлено законодательством. При этом учитываются уровень и профиль образования работника, его специальность и квалификация, опыт работы по соответствующему направлению деятельности, инициативное и творческое отношение к работе и другие факторы
(п. 12 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденных постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 02.01.2012 № 1; далее – ЕКСД).
Временный перевод в связи с производственной необходимостью осуществляют без согласия работника на срок до 1 месяца, а для замещения отсутствующего работника такой перевод не может превышать 1 месяца в течение календарного года (с 1 января по 31 декабря). Однако по соглашению сторон срок такого перевода может быть увеличен.
При временном переводе в связи с производственной необходимостью оплата труда производится по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе (ст. 33 ТК).
Чтобы правильно оформить перевод работника на временно выполняемую работу (должность), надо:
– оформить дополнительное соглашение к трудовому договору сотрудника;
– издать приказ о переводе на другую должность (работу);
– получить подпись работника об ознакомлении с приказом.
В трудовую книжку запись о временном переводе на другую работу не заносится.
Однако копию приказа о переводе и дополнительное соглашение к трудовому договору необходимо поместить в личное дело работника.
На основании заключенного соглашения между работодателем и работником производится оплата труда временно переведенного работника.
Образец приказа о временном переводе сотрудника на другую должность смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала.
Оформление выполнения дополнительных обязанностей без освобождения от основной работы
На практике часто возникает ситуация, когда руководитель считает более целесообразным поручить выполнять обязанности временно отсутствующего работника другому сотруднику без его освобождения от основной работы.
Только с письменного согласия работника работодатель может издать приказ о возложении на него дополнительных обязанностей. В приказе обязательно устанавливается срок, в течение которого будет выполняться дополнительная работа, указывается ее содержание и объем. Такое решение вопроса уместно, когда отсутствие работника кратковременно или когда его должностные обязанности очень близки замещающему работнику. Например, в случае недолгого отсутствия системного администратора его работу может выполнять IT-специалист.
Работнику, выполняющему у одного и того же нанимателя наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительную работу по другой должности или обязанности временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы, производится доплата за совмещение должностей, увеличение объема выполняемых работ или выполнение обязанностей временно отсутствующего работника.
Размеры доплат за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника наниматель устанавливает по соглашению с работником с учетом объема и содержания дополнительных обязанностей. Для бюджетных организаций и иных организаций, получающих субсидии, работники которых приравнены по оплате труда к работникам бюджетных организаций, размеры доплат устанавливает Правительство или уполномоченный им орган (ст. 67 ТК).
Образец приказа о возложении на сотрудника дополнительных обязанностей без освобождения от основной работы смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала.
Особенности заключения срочного трудового договора с новым работником на время отсутствия основного
Договор на время выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с ТК сохраняется место работы, является одной из разновидностей срочного трудового договора (п. 4
части первой ст. 17 ТК). Срочный трудовой договор в качестве обязательного условия должен содержать срок его действия (п. 5 части второй ст. 19 ТК).
На практике самой распространенной является ситуация, когда по срочному трудовому договору на время отпуска по беременности и родам и на время отпуска по уходу за ребенком принимается другой работник.
В данном случае очень важно, чтобы срок действия срочного трудового договора с временным работником был сформулирован правильно.
Пример
В трудовом договоре менеджера Иванова М.И. записан его срок действия: на время выполнения обязанностей менеджера Ромашкиной А.А., находящейся в отпуске по беременности и родам, а затем в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет.
В данном случае наниматель неправильно сформулировал срок действия срочного трудового договора, и такой трудовой договор может быть признан недействительным или считаться заключенным на неопределенный срок.
ЭТО ВАЖНО! Согласно части пятой ст. 17 ТК, если трудовой договор не содержит условия о сроке его действия, он считается заключенным на неопределенный срок.
На время выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с ТК сохраняется его место работы, заключается срочный трудовой договор. Срок трудового договора с работником, принятым на время выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, определяется временем отсутствия основного работника. Такой трудовой договор подлежит расторжению со дня, предшествующего дню выхода основного работника (часть третья ст. 38 ТК). При этом трудовой договор расторгается по п. 2 части второй
ст. 35 ТК.
В приведенном выше примере в одном трудовом договоре содержатся 2 различных срока социальных отпусков: отпуска по беременности и родам и отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет. Такие формулировки в одном трудовом договоре трудовым законодательством не предусмотрены.
В данном случае на каждый социальный отпуск основного работника следует заключать отдельный срочный трудовой договор. Можно заключить срочный трудовой договор на время нахождения работницы в отпуске по беременности и родам, а затем продлить срок его действия на новый период, заключив дополнительное соглашение и издав приказ руководителя после получения заявления основного работника на отпуск по уходу за ребенком.
В отдельных случаях срок действия срочного трудового договора может определяться не только конкретными календарными датами, но и периодом временного отсутствия основного работника, за которым сохраняется место работы.
Например, работник может быть принят на работу по срочному трудовому договору на период временной нетрудоспособности основного работника. В случае болезни работника нанимателю неизвестна конкретная дата выхода основного работника на работу и в качестве срока действия срочного трудового договора временного работника может быть указано «на период временной нетрудоспособности основного работника».
Разновидностью срочного трудового договора является контракт, заключаемый в порядке и на условиях, предусмотренных законодательством о труде (часть четвертая ст. 17 ТК).
Трудовое законодательство не запрещает заключать контракт на время выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, за которым согласно ТК сохраняется место работы. Однако в соответствии с
п. 1 Декрета Президента РБ от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины» нанимателям предоставлено право заключать с работниками контракты на срок не менее 1 года.
Приняв решение о приеме на работу работника на условиях контракта, особенно на время нахождения основного работника в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет, наниматель будет обязан заключить его на период не менее 1 года.
Следует помнить, что отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет можно использовать по частям любой продолжительности (часть четвертая ст. 185 ТК). Иными словами, работник, находящийся в отпуске по уходу за ребенком, в любой момент может прервать его и выйти на работу и делать так неоднократно в течение 3 лет.
Напоминаем, что с работником, принятым на время отсутствия основного работника, придется прекратить трудовые отношения датой, предшествующей дню выхода на работу основного работника (часть третья ст. 38 ТК).
Если же с работником, принятым на время социального отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет, заключен контракт, а срок его не истек, оснований для его расторжения в случае неожиданного выхода на работу основного работника нет. Законодательством не предусмотрена возможность расторжения контракта в связи с выходом на работу основного работника.
В такой ситуации на одном рабочем месте окажутся 2 сотрудника – и нанимателю придется проводить мероприятия по сокращению численности работников, вводить в штатное расписание дополнительную единицу или предлагать одному из работников другую должность и т.д.
Вот почему мы считаем нецелесообразным заключать контракт на время выполнения обязанностей временно отсутствующего работника. В таких случаях проще заключить срочный трудовой договор.
Привлекаем своего сотрудника на условиях внутреннего совместительства для замещения временно отсутствующего работника
Внутреннее совместительство – выполнение работником в свободное от основной работы время оплачиваемой работы у того же нанимателя на условиях другого трудового договора (ст. 343 ТК).
В данном случае необходимо заключить с определенным работником организации еще 1 трудовой договор. В трудовом договоре обязательно указывается, что работа является совместительством, устанавливается срок, в течение которого она будет выполняться, прописываются ее содержание и объем.
Продолжительность рабочего времени, устанавливаемого нанимателем для работающих по совместительству, не может превышать половины нормальной продолжительности рабочего времени.
Оплату труда сотрудников, работающих по совместительству, производят пропорционально отработанному времени.
При установлении нормированных заданий сотрудникам, работающим по совместительству с повременной оплатой труда, оплату производят по конечным результатам за фактически выполненный объем работ (ст. 346 ТК).
Руководитель организации издает приказ о разрешении внутреннего совместительства работнику. В приказе может устанавливаться время выполнения дополнительной работы.
Образцы приказов об установлении временного совмещения и о возложении обязанностей временно отсутствующего работника смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 26–27 журнала.
