В данной статье автор рассматривает некоторые особенности составления графика трудовых отпусков и наиболее часто возникающие проблемы, которые необходимо учитывать при этом специалисту по кадрам.
Определяя очередность предоставления отпусков при составлении графика, специалист по кадрам должен учитывать, что в организации могут быть сотрудники, имеющие льготы по предоставлению отпуска по их желанию или иные особенности предоставления отпуска. В организации могут оказаться работники, имеющие дополнительный или удлиненный отпуск, а также сотрудники, не уходившие в отпуск несколько лет.
Какие работники имеют льготы на получение отпуска по их желанию?
Право на использование отпуска в летнее или другое удобное для них время года имеют:
– лица моложе 18 лет;
– педагогический состав учреждений образования;
– женщины, имеющие 2 или более детей в возрасте до 14 лет или же ребенка-инвалида да 18 лет; эта льгота распространяется и на мужчин, воспитывающих 2 или более детей до 14 лет без матери, а также на опекунов (попечителей) детей;
– участники ВОВ;
– работники, заболевшие и перенесшие лучевую болезнь;
– работники, принимавшие участие в ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС в 1986–1989 гг.;
– работники в других случаях, предусмотренных законодательством или коллективными договорами.
Для определения очередности предоставления отпусков необходимо получить подтверждение в письменной форме о том, когда указанные категории работников желают уйти в отпуск.
В определенный период времени предоставляются отпуска:
– работникам, обучающимся без отрыва от производства, – на период экзаменов, зачетов и др. Если в организации есть работники, имеющие намерение поступать в учебные заведения или уже обучающиеся, целесообразно выяснить их пожелания и документы, подтверждающие потребность предоставления отпусков в определенное время;
– работникам, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам, – в период этого отпуска;
– работающим на условиях совместительства – одновременно с трудовым отпуском по основной работе. В этом случае необходимо уточнить, когда планируется предоставление отпуска по основному месту работы совместителя, и попросить работника представить соответствующее подтверждение (заверенную копию приказа об отпуске или заверенную выписку из графика отпусков) (ст. 168 Трудового кодекса РБ; далее – ТК).
Как выяснить, кто имеет право на дополнительный оплачиваемый отпуск?
Если кадровое делопроизводство в компании организовано с соблюдением требований трудового законодательства, то для этого специалисту по кадрам достаточно просмотреть трудовые договоры (контракты) работников.
Если же в трудовом договоре по какой-то причине не отражен дополнительный отпуск, прямо предусмотренный ТК, и есть сомнения в полноте содержания трудовых договоров, следует подробно проанализировать нормы ТК и подзаконные нормативные правовые акты, регулирующие вопросы предоставления дополнительных отпусков и их продолжительности (ст. 157–160 ТК).
Наиболее рациональным является ведение в течение года списка работников, имеющих право на дополнительные оплачиваемые отпуска, в котором отражаются вид отпуска каждого принятого на работу в текущем году и его продолжительность. Если позаботиться о разработке такого списка заблаговременно, то к моменту составления графика отпусков у специалиста по кадрам будет вся необходимая информация.
Что делать, если в организации большое количество работников имеет льготы на получение отпуска в летнее время?
Если в организации имеется много работников, наделенных такими льготами, то при соблюдении работодателем законодательства и интересов организации работники-нельготники практически не имеют возможности использовать отпуск в летнее время. В таком случае для них можно установить поочередный уход в отпуск в летнее время (например, 1 раз в 2 года) или предусмотреть особую разбивку отпуска по частям.
Предоставлять отпуск работнику необходимо ежегодно
Специалисту по кадрам необходимо проверить, нет ли в организации работников, которым отпуска не предоставлялись в прошлом календарном году, поскольку отпуск работникам должен предоставляться ежегодно. Запрещено непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 170 ТК).
Может ли наниматель изменить время отпуска работника?
Есть производственные ситуации, когда отпуск не может быть использован в соответствии с графиком, например предоставление отпуска раньше срока, предусмотренного графиком. Если это произошло в связи с аварийной ситуацией, стихийным бедствием или другим исключительным обстоятельством, отпуск предоставляется по инициативе нанимателя ранее запланированного срока без согласия работника (ст. 172 ТК).
Эта норма работает только в случае, если наниматель не мог предвидеть наступления форс-мажорных обстоятельств. Данная ситуация должна быть подтверждена документально. Работника необходимо ознакомить с приказом (распоряжением, запиской) о предоставлении отпуска, и в этом случае может быть нарушен 15-дневный срок уведомления об отпуске. Достаточно предупредить работника не менее чем за 2 дня до начала отпуска.
Отпуск можно переносить на более поздний срок
Отпуск можно перенести в таких случаях, как:
– отзыв работника из отпуска и перенос работником неиспользованной части отпуска на другое время (части вторая и третья ст. 174 ТК). Не допускается отзыв из отпуска несовершеннолетних и занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
– перенос части отпуска на следующий рабочий год, если предоставление полного трудового отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальной деятельности субъекта хозяйствования (часть вторая ст. 170 ТК). В таком случае с согласия работника используется не менее 14 календарных дней отпуска в текущем году до его окончания, а остальная часть переносится на более позднее время. Она может быть присоединена к отпуску за следующий рабочий год или использоваться отдельно (часть четвертая ст. 170 ТК). Наниматель вправе по заявлению работника заменить часть увеличившегося отпуска денежной компенсацией, за исключением 21 календарного дня, которые необходимо использовать для отдыха.
Если работник не согласен со временем своего отпуска по графику
Если работника не устраивает время отпуска, установленное графиком, он может просить администрацию организации изменить его. Отступить от времени использования отпуска, указанного в графике, можно по договоренности сторон.
Работник может иметь два полных отпуска в календарном году
Определяя право работника на отпуск, следует также учесть, что у работника, принятого на работу в текущем году, может возникнуть право на уход в отпуск дважды в будущем календарном году.
Пример
Карпов Д.И., инженер отдела главного инженера ООО «ИВА», поступил на работу в октябре 2013 г. – право на отпуск у него возникает после 6 месяцев работы в организации, т.е. в мае 2014 г. Однако с октября 2014 г. у него уже возникает право на отпуск за второй рабочий год: согласно ТК отпуск за второй и последующий годы работы может предоставляться в любое время рабочего года. При предоставлении отпуска в одном календарном году, но за два разных рабочих года важно, чтобы уход во второй отпуск был предусмотрен в графике отпусков не раньше начала рабочего года, за который он предоставляется. То есть Карпов Д.И. может, например, в ноябре – декабре 2014 г. использовать второй отпуск. В графике отпусков это можно отразить таким образом:
Может ли наниматель устанавливать отпуск работнику более 24 календарных дней?
Работодатель может по собственной инициативе (за счет собственных средств организации) предоставлять отдельным категориям работников удлиненные отпуска. Таким образом, установленная ТК продолжительность отпусков может быть увеличена коллективными договорами, соглашениями, трудовыми договорами.
При составлении графика отпусков нужно учесть правила присоединения дополнительных отпусков к ежегодным. При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском. Таким образом, в графике отпусков указывается общая продолжительность оплачиваемого отпуска.
Образец заполненной формы графика отпусков смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 21 журнала.
