Номенклатура дел кадровой службы значительно облегчит ведение кадрового учета

Чем больше в организации сотрудников, тем больше всевозможного рода документов, дел, папок накапливается в отделе кадров. Чтобы облегчить поиск и использование большого количества этой документации, а также изначально правильно определить сроки ее хранения, вам необходимо со­ставить всего лишь один документ - номенклатуру дел.

Номенклатура дел кадровой службы представ­ляет собой систематизированный перечень заго­ловков дел, заводимых в делопроизводстве службы кадров, с указанием сроков их хранения.

Номен­клатура дел службы кадров является частью сводной номенклатуры дел организации, поэтому ее надо составлять, оформлять и вести как с соблюдением общих правил, так и с учетом правил составления номенклатуры дел других структурных подразде­лений организации. При этом ответственность за ее составление возлагается либо на руководителя службы кадров, либо на специально назначенного работника по кадрам.

Основные нормативные акты

Номенклатура дел разрабатывается на осно­вании действующих нормативных правовых актов Республики Беларусь и методических документов Государственной архивной службы. Среди них основными являются:

Инструкция по делопроизводству в государ­ственных органах и организациях Республики Бела­русь, утвержденная постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по дело­производству);

Основные правила работы архивов централь­ных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предпри­ятий Республики Беларусь, утвержденные решени­ем коллегии Госкомархива РБ от 30.04.1997 № 5;

Методические рекомендации по составле­нию и применению номенклатур дел организаций, примерных и типовых номенклатур дел, утверж­денные приказом первого заместителя директора Департамента по архивам и делопроизводству Мин­юста РБ от 15.07.2009 № 23.

Указанными документами установлена обязан­ность ежегодно составлять номенклатуры дел в организациях. Номенклатуру дел на предстоящий календарный год вы должны были составить в по­следнем квартале предшествующего года.

Составление номенклатуры дел организации начинается в структурных подразделениях. Но­менклатуры дел структурных подразделений будут являться разделами сводной номенклатуры дел организации на год. Они должны быть составлены таким образом, чтобы сводная номенклатура дел организации была утверждена до 1 января года, на который составлена.

Форма номенклатуры дел

Форма номенклатуры дел структурного под­разделения установлена Инструкцией по делопро­изводству. Номенклатура дел включает 5 граф:

«Индекс дела».

«Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части)».

«Количество дел (томов, частей)».

«Срок хранения дела (тома, части) и № пунк­тов (статей) по перечню».

«Примечание».

Графы номенклатуры дел структурного под­разделения заполняются по тем же правилам, что и графы номенклатуры дел организации. Система­тизация заголовков (названий) дел в номенклатуре дел структурного подразделения аналогична сис­тематизации заголовков дел в сводной номенкла­туре дел организации.

Составляем номенклатуру дел

Рассмотрим конкретный пример составле­ния номенклатуры дел отдела кадров (см. прило­жение 1).

Согласно правилам систематизации дел в но­менклатуре дел отдела кадров на первое место вынесены заголовки дел с распорядительными до­кументами:

8-1 «Приказы директора предприятия по ос­новной деятельности. Копии»;

8-2 «Приказы директора завода о приеме, пе­реводе, увольнении, поощрении, длительных (бо­лее месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и служебных командировках за границу и др.»;

8-3 «Приказы директора предприятия о предо­ставлении отпусков, служебных командировках в пределах Республики Беларусь, взысканиях, назна­чении дежурных и др.».

Заголовок дела с приказами по основной дея­тельности, как наиболее важными, необходимо поместить сначала несмотря на то, что в отделе кадров хранятся лишь копии этих приказов (под­линники или первые экземпляры находятся в кан­целярии).

За ними следуют дела с приказами по личному составу, которые расположены по срокам хранения: вначале - о приеме, переводе, увольне­нии, поощрении работников и др. (срок хранения - 75 лет), затем - о предоставлении отпусков, коман­дировках, взысканиях, назначении дежурных (срок хранения - 3 года после проведения комплексной налоговой проверки).

Обращаем внимание, что согласно приве­денному в приложении примеру в отделе кадров хранятся не копии, а подлинники приказов по личному составу (копии могут быть, например, в бухгалтерии - соответственно в номенклатуре дел бухгалтерии к аналогичным заголовкам дел будет добавлено слово «Копии»).

Место хранения первых экземпляров доку­ментов определяется самой организацией. Если в вашей организации будет признано целесообраз­ным, то дела с первыми экземплярами приказов по основной деятельности могут храниться и в от­деле кадров. В этом случае указание на копийность документов дела в заголовке будет отсутствовать. А если дела с первыми экземплярами приказов по личному составу будут храниться, например, в канцелярии, то в номенклатуре дел отдела кадров в заголовок каждого дела будет добавлено слово «Копии».

Для удобства в работе и быстрого определе­ния структурных подразделений, в которых хра­нятся дела с подлинниками документов, в графе «Примечание» можно делать ссылки на место их хранения, например: «Подлинники - в канцелярии (дело 1-3)».

За распорядительными документами следуют дела с организационными документами:

8-4 «Положение об отделе кадров. Копия»;

8-5 «Должностные инструкции работникам от­дела кадров. Копии»;

8-6 «Штатные расписания предприятия на 2010 год. Копии»;

8-7 «Правила внутреннего трудового распо­рядка».

В рассматриваемом примере к заголовкам дел добавлены слова « Копия» и « Копии». Это означает, что в отделе кадров хранятся вторые экземпляры соответствующих документов, а первые находятся в другом структурном подразделении (например, в канцелярии и (или) бухгалтерии).

За организационными документами располага­ются дела с документами коллегиальных органов, планами и отчетами:

8-8 «Протоколы заседаний квалификационной комиссии»;

8-9 «Документы к протоколам заседаний ква­лификационной комиссии (протоколы счетных ко­миссий, бюллетени и др.)»;

8-10     «План работы отдела кадров на 2010 год»;

8-11     «Отчет о работе отдела кадров за 2010 год»;

8-12 «Статистические отчеты по кадрам за 2010 год».

В отделе кадров хранятся первые экземпляры протоколов, планов и отчетов.

Далее в номенклатуре следует большой блок дел с документами по личному составу (дела с ин­декса 8-13 по индекс 8-24). Необходимо обратить внимание на правила включения в номенклатуру личных дел работников (они включаются в номен­клатуру под одним индексом) и трудовых книжек (также включаются под одним индексом). Учет каждого отдельного личного дела или трудовой книжки осуществляется не по номенклатуре дел, а по специальным учетным формам - «Книге уче­та личных дел» и «Книге учета движения (выдачи) трудовых книжек и вкладышей к ним». Сами эти учетные формы включаются в номенклатуру дел отдела кадров.

Отдельную группу в номенклатуре составляют дела с перепиской (дела c индексами 8-20, 8-21). В приведенном примере переписка формируется в отделе кадров в одно дело вместе с другими доку­ментами, относящимися к работе с кадрами, но не связанными последовательностью решения вопро­са. Поэтому в заголовке дела используется термин «документы», а в скобках раскрыто содержание этих документов - «сведения», «переписка» и др. Такой порядок допускается действующими прави­лами.

Вместе с тем, если вам удобнее формиро­вать переписку отдельно от других документов, соответствующие дела можно выделить отдельно и включить в номенклатуру дел. Например, пред­приятие имеет 2 филиала, с которыми ведется пе­реписка об учете и распределении кадров. В этом случае в номенклатуре могут быть предусмотрены отдельные дела под заголовками: «Переписка с филиалом № 1 об учете и распределении кадров», «Переписка с филиалом № 2 об учете и распреде­лении кадров» и т.д.

Отдельную группу в номенклатуре составляют дела по учету военнообязанных (с индекса 8-25 по индекс 8-27).

В конце номенклатуры дел помещаются, как правило, регистрационно-учетные формы, кото­рые ведутся в данном структурном подразделении (журналы регистрации приказов, журнал учета отпусков, журнал учета выдачи командировочных удостоверений и др.).

Сроки хранения дел

В гр. 4 номенклатуры напротив каждого дела проставляется срок его хранения. Сроки хранения дел определяются экспертной комиссией органи­зации на основании типовых и ведомственных перечней, а также других нормативных правовых актов.

В настоящее время в Республике Беларусь действуют 2 перечня типовых документов с указа­нием сроков хранения:

Перечень типовых документов органов го­сударственной власти и управления, организа­ций Республики Беларусь, индивидуальных пред­принимателей по организации системы управле­ния, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, при­ватизации, внешнеэкономическим связям с ука­занием сроков хранения и положение о порядке его применения (утверждены постановлением Государственного комитета по архивам и дело­производству РБ от 06.08.2001 № 38; далее - Пе­речень-2001);

Перечень типовых документов органов го­сударственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предприни­мателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ре­сурсам, трудовым отношениям, социальной защи­те, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспече­нию, административно-хозяйственной деятель­ности, делопроизводству, работе архивов органи­заций с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82; далее - Перечень-2006).

В Перечне-2001 порядковые номера видов и названий документов называются статьями, а в Перечне-2006 - пунктами. Соответственно в при­веденном примере номенклатуры дел отдела кад­ров в гр. 4 рядом со сроками хранения дел даны ссылки на статьи или пункты того перечня, кото­рый содержит данную норму.

При определении сроков хранения дел следует обратить внимание на дела с копиями докумен­тов. Для дел, в которые формируются копии доку­ментов, обычно устанавливается срок хранения в 3 года независимо от срока хранения подлинников (в т.ч. и для документов постоянного хранения). В рассматриваемом примере дело с подлинника­ми приказов директора предприятия по основной деятельности (хранится в канцелярии) имеет срок хранения «постоянно», а дело с их копиями (хра­нится в отделе кадров) - 3 года.

Под номерами 8-37 и 8-38 предусмотрены ре­зервные индексы для дел, заведение которых не предполагалось на момент составления номенкла­туры дел отдела кадров.

Сводная номенклатура дел

Номенклатура дел отдела кадров подписыва­ется начальником этого структурного подразделе­ния, визируется заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив) и представляется в установленный срок в службу документацион­ного обеспечения управления - ДОУ (делопроиз­водственную службу).

На основании номенклатур дел структурных подразделений составляется сводная номенклату­ра дел организации. В ней дела располагаются так же, как и в номенклатурах дел структурных под­разделений.

После утверждения сводной номенклатуры дел каждое структурное подразделение получает выписки из нее (в т.ч. и отдел кадров), в соответ­ствии с которыми и организуется формирование (подшивка) документов в дела. Пример оформле­ния выписки из номенклатуры дел отдела кадров приведен в приложении 2.

Ежегодный экземпляр сводной номенклатуры дел организации является документом постоянно­го хранения и включается в раздел номенклатуры дел службы ДОУ. Номенклатуры дел структурных подразделений (выписки из них) хранятся 5 лет и включаются в номенклатуры дел этих подразделе­ний (см. дело 8-36).