Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству. Рассмотрим, как нужно вести номенклатуру дел организации.
Номенклатура дел организации – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (п. 150 Инструкции № 4 и п. 23 Правил № 143).
Документ:
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4).
Документ:
Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее – Правила № 143).
Номенклатура дел организации используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации, учета, определения сроков хранения дел в делопроизводстве и служит основой для составления:
– сводных описей дел (годовых разделов сводных описей дел) (далее – описи дел) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения при передаче дел в архив организации;
– актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
В архиве организации номенклатура дел является учетным документом для дел временного (до 10 лет включительно) хранения (при их передаче в архив организации).
ЭТО ВАЖНО! Номенклатура дел составляется в каждой организации независимо от формы собственности как на дела всей организации, так и на дела каждого структурного подразделения.
Номенклатура дел организации составляется ежегодно службой документационного обеспечения управления (общим отделом, канцелярией и др.) (далее – служба ДОУ) на основе номенклатур дел структурных подразделений (см. приложение 1). Если в организации отсутствует служба ДОУ, то номенклатуру составляет лицо, ответственное за ДОУ.
Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ДОУ в этом структурном подразделении, визируется руководителем архива организации, а при его отсутствии – лицом, ответственным за архив, согласовывается с экспертной комиссией (далее – ЭК) этого подразделения (при ее наличии) и подписывается руководителем структурного подразделения.
Затем в установленный срок она передается в службу ДОУ (лицу, ответственному за ДОУ) для своевременного составления номенклатуры дел организации.
ЭТО ВАЖНО! Руководитель структурного подразделения несет ответственность за разработку номенклатуры дел в структурном подразделении.
Как составить номенклатуру дел, если в организации существуют общественные организации
При наличии в организации общественных организаций (профсоюза и др.) их номенклатуры дел составляют по форме, установленной для номенклатур дел структурных подразделений. Номенклатуры дел общественных организаций включают в качестве самостоятельных разделов в номенклатуру дел организации.
Номенклатуры дел структурных подразделений (общественных организаций) можно составить в одном экземпляре (только для службы ДОУ) или в двух экземплярах (один для службы ДОУ, второй для структурного подразделения (общественной организации)). Количество экземпляров определяется организацией и отражается в инструкции по делопроизводству.
Законодательством установлен срок хранения номенклатуры дел структурного подразделения (общественной организации) 1 год после утверждения номенклатуры дел организации (подп. 93.2 п. 93 Перечня № 140).
Документ:
Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень № 140).
Когда составляют номенклатуру дел?
Номенклатуру дел организации на предстоящий делопроизводственный (календарный) год:
– составляют в IV квартале текущего года;
– подписывает руководитель службы ДОУ (лицо, ответственное за ДОУ);
– визирует руководитель архива организации (лицо, ответственное за архив);
– согласовывают с центральной экспертной комиссией (далее – ЦЭК) либо ЭК организации;
– утверждает руководитель организации до 31 декабря года, предшествующего тому, на который составлена.
Номенклатуру дел составляют на текущий год при создании новой организации, а также пересоставляют в любое время года при реорганизации, повлекшей значительные изменения в структуре и (или) функциях (направлениях деятельности) организации.
Как согласовать номенклатуру дел организации, являющейся и не являющейся источником комплектования государственного архива
Номенклатуру дел организации, являющейся источником комплектования государственного архива, согласовывают с соответствующим государственным архивом или структурным подразделением по архивам и делопроизводству облисполкома 1 раз в 5 лет или после значительных изменений в структуре и (или) функциях (направлениях деятельности) организации независимо от срока предыдущего согласования.
Если в номенклатуру дел включены дела с документами в электронном виде, информационными ресурсами, она должна быть согласована не только с государственным архивом, но и с государственным учреждением «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации».
Номенклатура дел организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, согласовывается с ЦЭК вышестоящей организации (при ее наличии) также 1 раз в 5 лет или после значительных изменений в структуре и (или) функциях (направлениях деятельности) организации независимо от срока предыдущего согласования.
Номенклатуру дел организации, являющейся источником комплектования государственного архива или имеющей вышестоящую организацию, составляют в 3 экземплярах. Иные организации составляют номенклатуру дел в 2 экземплярах.
Первый экземпляр номенклатуры дел организации хранят в службе ДОУ (у лица, ответственного за ДОУ), второй – в архиве организации в качестве учетного документа, третий передают в государственный архив, источником комплектования которого является организация, или в ЦЭК вышестоящей организации для согласования в соответствии с требованиями Инструкции № 4, Правил № 143, а также инструкции по делопроизводству в организации.
Срок хранения номенклатуры дел определен в гр. 3 и 4 подп. 93.1 п. 93 Перечня № 140. Так, номенклатура дел государственной организации:
– являющейся источником комплектования государственного архива, а также негосударственной организации, являющейся или не являющейся источником комплектования государственного архива, хранится постоянно (гр. 3);
– не являющейся источником комплектования государственного архива, – хранится 10 лет (гр. 4) и уничтожается по истечении этого срока при условии составления описей дел временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу за соответствующий период.
После утверждения номенклатуры дел служба ДОУ (лицо, ответственное за ДОУ) делает из нее выписки по разделам, заверяет их в порядке, установленном п. 64 Инструкции № 4 (см. приложение 2), затем передает их в структурные подразделения организации для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих подразделениях.
Выписки из номенклатуры дел формируют в самостоятельные дела, заголовки которых включают в соответствующие разделы номенклатуры дел организации. Дела с выписками хранят 3 года в соответствии с п. 94 Перечня № 140.
В течение и по окончании делопроизводственного (календарного) года в выписки вносят сведения и уточнения (о делах, заведенных под резервными индексами, отметки о переходящих делах и др.), которые затем переносят в номенклатуру дел организации.
Номенклатуру дел регистрируют в регистрационно-контрольных формах в порядке, установленном для регистрации внутренних документов, и в качестве самостоятельного дела включают в раздел номенклатуры дел службы ДОУ.
Как присвоить индекс номенклатуры дел
Индекс номенклатуры дел состоит из индекса дела, в которое она включается согласно номенклатуре дел организации, и порядкового регистрационного номера по регистрационной форме учета.
Например, 1-15/215, где:
1-15 – индекс дела по номенклатуре дел организации;
215 – порядковый регистрационный номер.
При составлении номенклатур дел организации и структурных подразделений используются:
– устав организации или положение о ней;
– положения о структурных подразделениях;
– штатное расписание;
– планы и отчеты о работе организации и структурных подразделений;
– инструкция по делопроизводству в организации;
– типовые и примерные номенклатуры дел (при их наличии), номенклатуры дел организации за предыдущие годы;
– регистрационные формы;
– Перечень № 140 и (или) перечни документов Национального архивного фонда Республики Беларусь (далее – НАФ), образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных государственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций, с указанием сроков хранения;
– перечни документов НАФ, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения.
Кроме того, изучаются состав, содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности организации.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, в т.ч. учетно-регистрационных форм (журналов, книг) и справочных картотек.
ЭТО ВАЖНО! В номенклатуру дел не допускается включать печатные издания (реестры, сборники, в т.ч. нормативных правовых актов, брошюры, справочники, бюллетени и др.), указатели и другие вспомогательные документы.
Какой должна быть структура номенклатуры дел?
Структурными элементами номенклатуры дел организации являются разделы, которые могут делиться на подразделы.
Номенклатуру дел составляют, как правило:
1) или по структурному принципу (в соответствии со структурой организации, отраженной в штатном расписании);
2) или по структурно-функциональному принципу (в соответствии со штатным расписанием, управленческими функциями и направлениями деятельности организации).
Если номенклатура дел организации составляется по структурному принципу, то названиями разделов (подразделов) являются наименования структурных подразделений организации, например:
1. Общий отдел
2. Бухгалтерия
3. Отдел кадров
<…>
10. Архив
11. Профессиональный союз.
При составлении номенклатуры дел организации по структурно-функциональному принципу названиями разделов (подразделов) являются наименования структурных подразделений организации и управленческие функции или направления деятельности организации, например:
1. Руководство
2. Бухгалтерия
3. Отдел кадров
<…>
10. Работа архива
11. Профессиональный союз.
В бесструктурных организациях номенклатуру дел составляют по функциональному принципу (в соответствии с управленческими функциями и направлениями деятельности организации, которые являются названиями разделов (подразделов) такой номенклатуры дел), например:
1. Руководство
2. Бухгалтерский учет и отчетность
3. Работа с кадрами
<…>
10. Работа архива.
Независимо от принципа построения номенклатуры дел и утвержденной структуры организации, в первый раздел включаются дела службы ДОУ. Наименования временно действующих коллегиальных органов и общественных организаций в порядке значимости указывают в конце номенклатуры дел в качестве самостоятельных разделов.
Приложение 1
Форма номенклатуры дел организации
|
Строительный трест № 22 |
|
УТВЕРЖДАЮ Начальник строительного управления № 1 Подпись И.С.Сергеев 11.12.2017 |
|
|
Строительное управление № 1 |
|
||
|
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ |
|
||
|
11.12.2017 № 1-15/545 |
|
||
|
г. Минск |
|
||
|
на 2018 год |
|
|
|
|
Индекс дела |
Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части) |
Количество дел (томов, частей) |
Срок хранения дела (тома, части) и № пунктов (статей) по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
1-1 |
1. Канцелярия Устав управления |
|
Постоянно (п. 24.1) |
|
|
<…> |
|
|
|
|
|
1-15 |
Номенклатура дел управления |
|
Постоянно (п. 93.1) |
|
Номенклатура дел составлена на основании постановления Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве Республики Беларусь».
|
Заведующий канцелярией |
Подпись |
Л.И.Иванова |
|
Заведующий архивом Подпись В.И.Минеева |
|
01.12.2017 |
|
СОГЛАСОВАНО Протокол заседания ЭК строительного управления № 1 _________________________________ 01.12.2017 № 7
|
|
СОГЛАСОВАНО* Протокол заседания ЦЭК строительного треста № 22 ___________________________________ 05.12.2017 № 5 |
__________________________________
* В организации, не являющейся источником комплектования государственного архива и не имеющей вышестоящей организации, не оформляется.
Приложение 2
Форма выписки из номенклатуры дел организации
|
Строительный трест № 22 |
|
УТВЕРЖДАЮ* Начальник строительного управления № 1 И.С.Сергеев
11.12.2017 |
|
|
Строительное управление № 1 |
|
||
|
ВЫПИСКА ИЗ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ |
|
||
|
11.12.2017 № 1-15/545 |
|
||
|
г. Минск |
|
||
|
на 2018 год |
|
|
|
|
Индекс дела |
Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части) |
Количество дел (томов, частей) |
Срок хранения дела (тома, части) и № пунктов (статей) по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
3-1
|
3. Бухгалтерия Положение о бухгалтерии. Копия |
|
3 года (п. 27) |
При условии замены новым
|
|
<…> |
|
|
|
|
|
3-18 |
Номенклатура дел бухгалтерии |
|
1 год (п. 93.2) |
После утверждения номенклатуры дел управления |
|
Заведующий канцелярией * |
|
Л.И.Иванова |
Верно
|
Заведующий канцелярией Подпись Л.И.Иванова |
|
|
20.12.2017
___________
* Собственноручная подпись руководителя организации в грифе утверждения и собственноручная подпись руководителя службы ДОУ (лица, ответственного за ДОУ) в выписках из номенклатуры дел не воспроизводятся.
Людмила Цымбал, начальник отдела делопроизводства и формирования Национального архивного фонда Департамента по архивам
и делопроизводству Минюста Республики Беларусь
