Внесены изменения и дополнения в порядок работы с документами, оформленными в электронном виде. Комментарий к постановлению № 225 подготовлен специалистом по внедрению систем электронного документооборота.
Постановлением № 225:
– регламентирована форма бланка документа, отправляемого по электронной почте;
– определен порядок приема и регистрации документов, поступающих по электронной почте;
– установлены случаи, в которых допустимо отсутствие электронной цифровой подписи для документов;
– уточнены условия, при которых возможно хранение документов со сроками хранения до 10 лет в электронном виде без создания оригиналов на бумажном носителе.
Под электронным документооборотом понимается способ организации документооборота, при котором все документы или документы определенных классов в одной организации или в их совокупности (корпоративной системе) представлены в электронном виде и хранятся централизованно.
Вся поступающая в организацию корреспонденция, в т.ч. поступившая по системе межведомственного электронного документооборота государственных органов, принимается и обрабатывается службой документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) посредством автоматизированной системы ДОУ (далее – АС ДОУ). Также установлено, что исходящие документы, в т.ч. отправляемые по системе межведомственного электронного документооборота государственных органов, регистрируются в службе ДОУ в общем порядке, установленном для регистрации исходящих документов в организации.
Установлено, что инструкции по делопроизводству, правила, регулирующие работы с электронными документами и документами в электронном виде, должны утверждаться руководителем организации после согласования с соответствующим государственным архивным учреждением или структурным подразделением по архивам и делопроизводству главных управлений юстиции областных (Минского городского) исполкомов и государственным учреждением «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации».
Инструкции по делопроизводству организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с вышестоящими организациями (при их наличии).
Справочно:
постановление № 225 вступило в силу 16 января 2016 г., за исключением абз. 3−6 подп. 1.25 п. 1, которые вступают в силу 1 января 2017 г.
Документирование управленческой деятельности
Постановление № 225 уточнило содержание документирования управленческой деятельности. Так, документирование управленческой деятельности может осуществляться как рукописным способом, так и с помощью технических средств, управленческие документы могут быть зафиксированы как на бумажном, так и на электронном носителе. Определено, что документы в электронном виде, электронные документы могут применяться во всех сферах деятельности, где используются программные, программно-технические и технические средства, необходимые для создания, обработки, хранения, передачи и приема информации в электронном виде.
Установлено, что требования к документам в электронном виде распространяются на электронные документы, если иное не предусмотрено законодательством Республики Беларусь.
Состав электронного документа
Электронный документ состоит из двух неотъемлемых частей − общей и особенной. Общая часть электронного документа состоит из информации, составляющей содержание документа, и реквизитов, формируемых до момента выработки электронной цифровой подписи (далее − ЭЦП).
Особенная часть электронного документа содержит ЭЦП лиц, осуществивших согласование (визирование), подписание, утверждение электронного документа, а также реквизиты, формируемые после подписания: дата, регистрационный индекс, резолюция, отметка о поступлении и др. Особенная часть может содержать дополнительные данные, в т.ч. необходимые для проверки ЭЦП. Особенная часть располагается в регистрационно-контрольной карточке документа и (или) отдельных файлах, являющихся неотъемлемой частью соответствующего электронного документа.
Вместо печати
Для электронных документов функцию печати (для документов на бумажном носителе) выполняет ЭЦП юридического лица или руководителя организации, его заместителей, иного уполномоченного лица.
Реквизиты электронного документа
Документы в электронном виде (электронные документы) должны оформляться в порядке, установленном п. 220 Инструкции по делопроизводству.
Документ в электронном виде должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением изображения Государственного герба Республики Беларусь, а также оттисков печатей и штампов. Расположение и оформление реквизитов в формуляре документа в электронном виде (общей части электронного документа) при его внешнем представлении (в виде, доступном и понятном для восприятия человеком) должно соответствовать требованиям, установленным п. 35 Инструкции по делопроизводству.
Для документов в электронном виде (электронных документов) размеры полей листа документа, установленные п. 20 Инструкции по делопроизводству, должны соблюдаться и отображаться при выводе документа на устройство отображения и на бумажный носитель.
Постановлением № 225 введено требование о необходимости оформления документа, отправляемого по электронной почте, в т.ч. по системе межведомственного электронного документооборота государственных органов, на бланке, и определена форма такого бланка.
Справочно:
организационно-распорядительные документы, их реквизиты оформляются в соответствии с СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Особенности оформления отдельных реквизитов электронных документов
Уточнен порядок оформления отдельных реквизитов электронных документов.
При оформлении электронного документа значения реквизитов «Дата», «Регистрационный индекс» вносятся в особенную часть после подписания документа ЭЦП. Значения реквизита «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа» вносятся в проект документа до его подписания и в РКК.
При направлении документа по электронной почте в реквизите «Адресат» вместо почтового адреса нужно указывать адрес электронной почты адресата.
ЭЦП лица, утвердившего электронный документ, дата утверждения документа вносятся в особенную часть. В общей части указывают наименование должности лица, утвердившего документ, его инициалы и фамилию, которые должны соответствовать должности, имени, отчеству (если таковое имеется) и фамилии владельца ЭЦП, расположенной в особенной части.
Резолюции к документам в электронном виде оформляют в электронном виде либо на отдельном листе бумаги. При оформлении резолюции на отдельном листе бумаги его нужно сканировать и поместить в АС ДОУ либо текст резолюции перенести в регистрационно-контрольную карточку (РКК) АС ДОУ. Текст резолюции к электронным документам, значение ЭЦП автора резолюции, дату вносят в особенную часть.
Отметка о контроле для электронных документов осуществляется средствами АС ДОУ и, при необходимости, помещается в особенную часть.
Значение реквизита «Подпись» для электронных документов формируется с помощью сертифицированных средств ЭЦП и помещается в особенной части. В общей части указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия, которые должны соответствовать должности, собственному имени, отчеству и фамилии владельца ЭЦП, расположенной в особенной части.
ЭТО ВАЖНО! ЭЦП лица, согласовавшего электронный документ, дата его согласования вносятся в особенную часть. В общей части указывают наименование должности лица, согласовавшего документ, его инициалы и фамилию в порядке, определенном для оформления «грифа согласования», при этом они должны соответствовать должности, собственному имени, отчеству (если таковое имеется) и фамилии владельца ЭЦП, расположенной в особенной части.
Значения ЭЦП лиц, визирующих электронный документ, даты визирования помещаются в особенную часть.
Отметка об исполнении документа в электронном виде и направлении его в дело осуществляется средствами АС ДОУ, в т.ч. путем установления связи ответного документа с инициативным.
Отметка о поступлении документа в электронном виде осуществляется средствами АС ДОУ и может при необходимости вноситься в текст документа. Отметка о поступлении электронных документов проставляется в особенной части.
Во входящих и внутренних документах информация, содержащаяся в реквизитах «Резолюция», «Отметка о контроле», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)», отметке об ознакомлении с документом, иных служебных отметках, при работе с документами в электронном виде не вносится в их формуляр, а при работе с электронными документами − в их общую часть. Такая информация отражается в регистрационных формах на бумажном носителе либо в регистрационно-учетных данных АС ДОУ и при необходимости прикрепляется в виде самостоятельных документов в электронном виде (файлов) к регистрируемому (учитываемому) документу в электронном виде.
Значения реквизитов «Резолюция» и «Отметка о поступлении», а в необходимых случаях и других реквизитов включаются в особенную часть электронного документа.
Справочно:
оригинал электронного документа и его копия, соответствующая требованиям ст. 20 Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», имеют одинаковую юридическую силу.
Сроки хранения
Внутренние документы, в т.ч. созданные и переданные посредством АС ДОУ, регистрируют после их подписания (утверждения) в общем порядке, установленном для регистрации внутренних документов в организации.
При перенаправлении электронных документов, в т.ч. по системе межведомственного электронного документооборота государственных органов, направляемый документ с сохранением всех реквизитов, включенных в его особенную часть, оформляется как приложение к сопроводительному документу.
Электронные документы временного (до 10 лет) хранения, в отношении которых принято решение о передаче в архив организации, подлежат передаче в архив до истечения срока действия сертификата открытого ключа ЭЦП.
При отсутствии в архиве организации условий для хранения документов в электронном виде их хранение без создания оригиналов на бумажном носителе допускается только для документов со сроками хранения до 10 лет без дополнительных условий, указанных в перечне согласно приложению 20 к Инструкции по делопроизводству.
Отправка документов в электронном виде без использования ЭЦП допускается по соглашению сторон при условии, что программные средства, применяемые в организациях, позволяют однозначно идентифицировать автора документа, если законодательством Республики Беларусь не установлено иное.
ЭТО ВАЖНО! Отсутствие ЭЦП допустимо для документов (за исключением электронных документов) информационно-справочного характера и (или) не подлежащих регистрации, а также для графических образов документов на бумажном носителе.
Наталия Кондакова, специалист по внедрению
систем электронного документооборота,
в 2005–2009 гг. – научный сотрудник отдела документоведения
Белорусского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела (БелНИИДАД),
разработчик УСОРД, Инструкции по делопроизводству
в государственных органах и организациях
Республики Беларусь, Методических рекомендаций
по оформлению обложек дел и т.д.
Документ:
постановление Минюста Республики Беларусь от 30.12.2015 № 225 «О внесении дополнений и изменений в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4» (постановление № 225).
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (Инструкция по делопроизводству).
