Одновременно с изменениями в Закон об электронном документе 18 февраля 2019 г. вступили в силу Инструкция № 19 и Правила № 20, регулирующие порядок и правила работы с электронными документами в организациях независимо от форм собственности.
Вячеслав Леонидович Носевич, директор Белорусского научно-исследовательского центра электронной документации, расскажет о требованиях новых документов, в каких локальных документах необходимо отразить порядок работы с электронными документами, как зарегистрировать входящие электронные документы и как подготовить электронные дела для передачи в архив.
Работу с какими видами электронных документов регламентируют Инструкция № 19 и Правила № 20?
Новые Инструкция № 19 и Правила № 20 конкретизируют некоторые требования Закона об электронном документе и определяют порядок работы с электронными документами на всех стадиях: от подготовки проекта до уничтожения электронных дел или их передачи на постоянное хранение. При этом сфера действия Правил № 20 охватывает не только электронные документы, подписанные электронной цифровой подписью (ЭЦП), но и документы в электронном виде, подписанные иными аналогами собственноручной подписи.
Инструкция № 19, в свою очередь, регламентирует работу только с электронными документами и только в тех организациях, где внедрены системы электронного документооборота (СЭД) и на их основе созданы автоматизированные системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ).
Организации, в которых полноценные АС ДОУ пока отсутствуют, тоже могут создавать или получать документы в электронном виде (например, электронные обращения граждан), но при работе с ними должны руководствоваться Инструкцией по делопроизводству, Положением № 1786. Так, независимо от дополнительных условий хранить в электронном виде можно только документы, указанные в приложении 20 к Инструкции по делопроизводству и не требующие передачи в архив (п. 236 Инструкции по делопроизводству). Все другие виды документов можно хранить в электронной форме, только если в архиве организации есть соответствующие условия, отныне определяемые новыми Правилами № 20.
Справочно:
отменены ранее действовавшие Инструкции № 120 и № 121.
Документ:
Закон Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее – Закон об электронном документе).
Документ:
Инструкция о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19 (далее – Инструкция № 19).
Если такие условия отсутствуют, для архивного хранения необходимо создавать (или требовать от отправителя) идентичные по содержанию экземпляры на бумажном носителе, на которых должны быть продублированы все реквизиты, включая собственноручную подпись. Это, конечно, не всегда удобно, поэтому оптимальным решением являются внедрение СЭД и модернизация архива. Это позволит полноценно работать с электронными документами и отказаться от бумажных «двойников».
Для организационно-распорядительных документов Инструкция № 19 определяет порядок подготовки и согласования проекта, подписание, регистрацию и контроль исполнения электронных документов. Включение дел с электронными документами в номенклатуру и требования на последующих стадиях (формирование электронных дел, оперативное хранение электронных документов, их подготовка к передаче в архив организации и уничтожению) касаются как организационно-распорядительных, так и иных управленческих документов, относящихся к плановой, отчетно-статистической, расчетно-денежной и другим системам документации.
Что касается Правил № 20, то их требования надлежит учитывать и при передаче на хранение документов в электронном виде, которые не являются управленческими (например, научно-технической документации), а также при сохранении информационных ресурсов (интернет-сайтов, регистров, баз данных и т.п.), которые организации создают в процессе выполнения возложенных на них функций.
Документ:
Правила работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденные постановлением Минюста Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20 (далее – Правила № 20).
Документ:
Инструкция о порядке организации работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 11.05.2012 № 120 (далее – Инструкция № 120).
Документ:
Инструкция о порядке проведения экспертизы ценности и передачи на постоянное хранение документов в электронном виде и информационных ресурсов, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 11.05.2012 № 121 (далее – Инструкция № 121).
Как правильно сделать копию информации с сайта и ее хранить?
Нормативное определение архивной копии информационного ресурса содержится в п. 7 Правил № 20. Оно предполагает выгрузку информации, представляющей содержание информационного ресурса, ее преобразование при необходимости в формат, предназначенный для архивного хранения (т.е. в программно независимый формат, для воспроизведения которого годятся общедоступные средства), и оформления в качестве электронного документа.
ЭТО ВАЖНО! Это значит, что извлеченная из базы данных или сайта информация должна быть снабжена реквизитами, состав которых приведен в пп. 18–22 Правил № 20, и подписана ЭЦП лица, создавшего архивную копию.
Дальнейшая работа по подготовке и передаче в архив (включение в электронное дело, фиксация контрольной характеристики и т.д.) осуществляется в том же порядке, что и в отношении других электронных документов. При установлении сроков хранения информационных ресурсов, отнесении к категории пополняемых или обновляемых, проведении экспертизы их ценности можно руководствоваться Методическими рекомендациями № 56, 49 и 40.
Документ:
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).
В каких локальных документах должны быть отражены правила работы с электронными документами?
Каждая организация должна отразить требования, касающиеся работы с электронными документами, в локальном правовом акте, например:
– в ее инструкции по делопроизводству;
– отдельной инструкции по работе с электронными документами;
– утвержденном регламенте электронного документооборота.
В документе следует оговорить вопросы, которые законодательство оставляет на усмотрение организации, в частности порядок применения личного ключа ЭЦП, владельцем которого является организация, в качестве аналога оттиска печати или вместо атрибутного сертификата (в соответствии со ст. 23 Закона об электронном документе). Если же в организации применяются атрибутные сертификаты, то порядок их получения и отзыва, а также круг ответственных за это должностных лиц тоже оговариваются локальным правовым актом.
Документ:
Положение о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2011 № 1786 (далее – Положение № 1786).
Если организация является источником комплектования государственного архива, она должна согласовать доработанный или вновь созданный локальный правовой акт с ним или со структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета. Они, в свою очередь, по уже отработанной схеме обеспечат согласование с Белорусским научно-исследовательским центром электронной документации (БелНИЦЭД), как это предусмотрено п. 4 Инструкции № 19.
Помимо инструкции по делопроизводству, каждая организация должна иметь и локальный правовой акт, регламентирующий вопросы защиты информации. Они изложены в гл. 4 Инструкции № 19, а также в НПА, относящихся к области защиты информации и информационной безопасности, которую курирует Оперативно-аналитический центр при Президенте Республики Беларусь (ОАЦ). Здесь в первую очередь важно определить ответственность за меры по защите информации, которые в процессе эксплуатации информационных систем обеспечивает технический специалист (например, системный администратор) или внешняя организация на условиях аутсорсинга.
Наконец, требования Правил № 20 по организации хранения документов в электронном виде также должны быть отражены и конкретизированы:
– в положении об архиве организации;
– должностных инструкциях работников;
– регламенте работы архива и т.п.
Естественно, изложенные в локальных правовых актах требования должны обеспечиваться применяемыми в организации программными средствами. Внедренная СЭД должна иметь встроенные в нее сертифицированные средства ЭЦП и обеспечивать взаимодействие со средствами отправки и получения электронных документов. Средства ЭЦП должны быть интегрированы и в информационную систему архива.
Документ:
Методические рекомендации по включению документов в электронном виде, электронных документов и информационных ресурсов в номенклатуры дел государственных органов и иных организаций, утвержденные приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста Республики Беларусь от 29.12.2017 № 56 (далее – Методические рекомендации № 56).
Как регистрировать входящие электронные документы?
Для взаимодействия с другими корреспондентами Инструкция № 19 в п. 15 предусматривает 2 варианта:
1) электронную почту;
2) информационные системы ведомственного (корпоративного) и межведомственного электронного документооборота.
И в том, и в другом случае должна обеспечиваться доставка не только файла, содержащего общую часть электронного документа, но и особенной части, включающей ЭЦП и обязательные реквизиты
регистрационно-контрольной карточки (РКК).
Пояснения по вопросам формирования и передачи обязательных реквизитов РКК приведены в приложении 2 к Инструкции № 19. Они относятся к документам, пересылаемым из одной организации в другую.
ЭТО ВАЖНО! Состав реквизитов для внутренних документов каждая организация определяет самостоятельно. При этом учитывайте, что в информационной системе должна фиксироваться вся информация, необходимая для заполнения метаданных на уровне электронных дел и электронных документов в соответствии с пп. 17–22 Правил № 20.
Документ:
Методические рекомендации по организации работы с научно-технической документацией в электронном виде в организациях Республики Беларусь, утвержденные приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста Республики Беларусь от 28.12.2015 № 49 (далее – Методические рекомендации № 49).
При регистрации входящего электронного документа работник организации должен проверить действительность ЭЦП, в т.ч. убедиться, что в сертификате открытого ключа значится именно то лицо, должность и фамилия которого указаны в общей части документа. Если сертификат недействителен или фактически был применен ключ другого лица, организация отправляет уведомление об отказе в регистрации (п. 45 Инструкции № 19).
На практике не должно возникнуть проблем с проверкой ЭЦП на документах, доставленных по Системе межведомственного электронного документооборота (СМДО) или корпоративным системам («Банк – Клиент» и т.п.). Необходимые средства в них интегрированы. Но если документ доставлен по электронной почте, возможность его захвата в делопроизводственную систему и проверки ЭЦП должна быть реализована средствами СЭД. Скорее всего, какие-то действия работнику в данном случае придется совершать в ручном режиме. С этой точки зрения использование СМДО предпочтительнее, хотя и сопряжено с затратами на подключение и абонентскую плату.
Важно отметить, что при пересылке в другую организацию (в порядке поручения) входящего электронного документа он согласно п. 50 Инструкции № 19 оформляется как приложение к сопроводительному документу. При этом должны быть доставлены и ЭЦП, и реквизиты РКК обоих документов – и сопроводительного, и пересылаемого. На сегодняшний день не все программные средства, предлагаемые разработчиками СЭД, отвечают этому требованию. А значит, они должны быть приведены в соответствие.
Документ:
Методические рекомендации по работе с информационными ресурсами в организациях Республики Беларусь, утвержденные приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста Республики Беларусь от 06.08.2013 № 40 (далее – Методические рекомендации № 40).
Справочно:
БелНИЦЭД оказывает всем организациям (не только источникам комплектования государственных архивов) необходимую методическую помощь в разработке локальных правовых актов на договорной основе.
