Внутренняя опись документов дела с приказами по основной деятельности состоит из нескольких листов, которые автоматически были пронумерованы в центре верхнего поля при выводе их на печать.
Сохраняется ли эта собственная нумерация листов внутренней описи или ее надо продублировать, проставляя номера листов вручную в правом верхнем углу?
При подготовке дела к передаче в архив листы в деле нумеруют в правом верхнем углу арабскими цифрами черным графитным карандашом (п. 185 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4). Листы внутренней описи документов дела нумеруют отдельно. Таким образом, формально п. 185 не устанавливает требований к особенностям нумерации листов внутренней описи, за исключением того, что они должны быть пронумерованы отдельно от листов документов дела.
Требования к нумерации листов дела, содержащего документы с собственной нумерацией, определены в подп. 5.1.14 п. 5 Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь (утверждены решением коллегии Госкомитета по архивам и делопроизводству РБ от 30.04.1997 № 5 (далее – Основные правила)). Основными правилами установлено, что собственная нумерация сохраняется, если имеющий ее документ составляет отдельное дело. Следовательно, в исключительных случаях возможно сохранение собственной нумерации листов документа, включенного в дело.
С учетом изложенного допускается автоматическая нумерация листов внутренней описи с использованием компьютерной техники. При этом нет необходимости дублировать нумерацию вручную в правом верхнем углу.
