Характеристика – официальный документ,содержащий сведения о трудовой, общественной или иной деятельности работника. Она представляет собой краткое описание трудовой деятельности работника, его деловых и нравственных качеств, трудовой и общественной деятельности. Имея грамотно составленную характеристику с предыдущего места работы и правильное резюме, соискатель имеет больше шансов устроиться на работу.
Составляет характеристику, как правило, непосредственный руководитель работника, например начальник отдела, в котором он работает, при участии специалиста по кадрам. Именно непосредственный руководитель имеет более полное представление о деловых и моральных качествах характеризуемого работника.
После составления характеристика должна быть подписана ее составителем. Именно составитель характеристики несет полную ответственность за ее достоверность. Поэтому к составлению характеристики необходимо отнестись очень серьезно, излагать факты надо достоверно и полно, чтобы потом не возникли какие-либо проблемы. То есть краткость изложения должна сочетаться с полнотой и достоверностью указанных в характеристике сведений о работнике.
Правила оформления характеристики
Характеристика оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 или общем бланке в произвольной форме. В ней отражаются следующие сведения:
название вида документа («ХАРАКТЕРИСТИКА»);
имя, отчество, фамилия характеризуемого;
текст с указанием года рождения, образования, занимаемой должности, структурного подразделения, стажа работы в данной организации и в данной должности, деловых и моральных качеств, оценки трудовой деятельности, повышения профессиональных качеств, наличия поощрений, правительственных наград, а также целевого назначения характеристики.
В зависимости от цели составления и использования характеристики делятся на внутренние, предназначенные для использования в организации, и внешние, составляемые по запросам сторонних (относительно организации) субъектов и предназначенные для применения за пределами организации.
Внутренняя характеристика
Внутренняя характеристика составляется в организации и представляется руководителю (коллегиальному органу) организации, в которой трудится работник. Наиболее распространенная разновидность внутренних характеристик - аттестационные характеристики.
Такая характеристика подписывается непосредственным руководителем характеризуемого работника - руководителем структурного подразделения. В свою очередь характеристика на руководителя структурного подразделения подписывается руководителем организации либо его заместителем, курирующим соответствующие вопросы (структурное подразделение). При подписании характеристики проставляется дата.
Внешняя характеристика
Внешняя характеристика представляется в вышестоящий орган либо иную стороннюю организацию. Внешними являются также характеристики, поступившие в организацию извне, т.е. от сторонних организаций. Внешние характеристики могут составляться в различных ситуациях, например при представлении работника к назначению на вышестоящую должность, при поступлении работника на обучение в аспирантуру, при рассмотрении дела в суде и др. Внешняя характеристика во всех случаях подписывается руководителем организации с указанием даты и дополнительно заверяется печатью нанимателя (при наличии - гербовой печатью).
Пример оформления внешней характеристики см. в рубрике «Полезная документация» на с. 27-28 журнала.
Аттестационная характеристика
Форма аттестационной характеристики утверждена в качестве приложения к Типовому положению об аттестации руководителей и специалистов предприятий, учреждений и организаций, утвержденному постановлением Минтруда РБ от 31.10.1996 № 84.
Этим же постановлением утверждена форма аттестационного листа, также включаемого в личное дело работника. Форма аттестационного листа государственного служащего содержится в приложении к Положению о проведении аттестации государственных служащих, утвержденному Указом Президента РБ от 06.11.2003 № 489.
Обращаем ваше внимание, что оформление внешней характеристики в отличие от аттестационной не требует согласия работника с ее содержанием.
В личное дело работника вы включаете подлинник (первый экземпляр) внутренней характеристики, а также подлинник характеристики, поступившей в организацию извне. Если первый экземпляр характеристики работника направляется за пределы организации, то в личное дело вы включаете копию. В последнем случае копия характеристики должна быть заверена в установленном порядке.
Копии могут быть изготовлены рукописным, машинописным способом либо с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокса). При изготовлении копии рукописным или машинописным способом она должна быть заверена по установленным правилам уполномоченным лицом, которым может быть специалист по кадрам.
В последнем случае отметка о заверении копии оформляется следующим образом: вы пишете слово «Верно», затем указываете свою должность, проставляете личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия) и далее проставляете дату заверения копии.
Пример
Верно
Начальник отдела кадров Подпись Н.М. Дятлова
26.02.2010
Ксерокопии характеристик, включаемые в личное дело, дополнительного удостоверения не требуют.
