Какие документы надо оформить для направления работника на повышение квалификации? Где хранить документы, выданные по результатам обучения, и где отразить, что работник повысил свою квалификацию? Ответы на эти вопросы вы найдете в статье.
Порядок обучения работников
При необходимости порядок обучения (повышения квалификации, профессиональной подготовки и переподготовки) работников определяется на локальном уровне. Он закрепляется, например, в Положении о подготовке персонала, в котором можно отразить порядок планирования подготовки персонала, формы обучения, используемые в организации, и т.д.
Потребность в обучении работников
Такая потребность может определяться на основании следующих документов:
– планов, заявок. Форма и порядок заполнения заявки чаще всего определяются учреждением образования;
– докладных записок руководителей структурных подразделений или службы подготовки кадров.
Пример формулировки докладной записки:
«В связи с внедрением в организации управленческого учета считаю необходимым направить на повышение квалификации бухгалтера Ягужинскую Е.А., которая непосредственно будет ответственна за его ведение»;
– на основании заявлений самих работников. Заявление, как правило, используется в тех случаях, когда работник самостоятельно нашел организацию, которая проводит обучение на интересующую его тему.
Пример формулировки заявления:
«Прошу направить меня на повышение квалификации в Институт повышения квалификации и переподготовки кадров по новым направлениям развития техники, технологии и экономики БНТУ на курсы «Управленческий учет (МСФО)» продолжительностью 42 академических часа на период с 11.03.2019 по 15.03.2019 в дневной форме обучения».
Договор об обучении работника (договор в сфере образования)
Договор в сфере образования заключают, в частности:
• для получения в т.ч. дополнительного образования взрослых при освоении содержания образовательной программы:
– повышения квалификации руководящих работников и специалистов;
– повышения квалификации рабочих (служащих);
– переподготовки руководящих работников и специалистов, имеющих высшее образование;
– переподготовки руководящих работников и специалистов, имеющих среднее специальное образование;
– переподготовки рабочих (служащих), образовательной программы профессиональной подготовки рабочих (служащих);
– стажировки руководящих работников и специалистов;
• оказания услуг в сфере образования на платной основе (ст. 59 КоО).
Типовые формы договоров в сфере образования утверждены постановлением № 99, в т.ч. это типовые формы договора о повышении квалификации:
– руководящего работника (специалиста) на платной основе (ст. 70 КоО);
– рабочего (служащего) на платной основе (ст. 72 КоО).
Документ:
Кодекс Республики Беларусь об образовании (далее – КоО).
Документ:
постановление Минобразования Республики Беларусь от 21.07.2011 № 99 «Об утверждении типовых форм договоров в сфере образования» (далее – постановление № 99).
Приказ о направлении работника на повышение квалификации
Направление работника на повышение квалификации (переподготовку, профессиональную подготовку, стажировку) оформляется специальным распоряжением (приказом). Унифицированной формы такого приказа нет. Составить его нужно в соответствии с общими требованиями делопроизводства.
Образец приказа о направлении сотрудника на повышение квалификации см. в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала.
Учет времени обучения работника
Учету подлежит фактическое рабочее время, которое состоит из отработанного и неотработанного времени, включаемое в соответствии с законодательством в рабочее время.
Время нахождения работника на повышении квалификации входит в состав неотработанного времени.
Все отметки в табеле (о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени, сокращенной продолжительности рабочего времени и др.) проставляются на основании соответствующих документов. При повышении квалификации и переподготовке таким документом служит приказ (распоряжение) руководителя организации о направлении на обучение.
Документ:
Указания по заполнению в формах государственных статистических показателей по труду, утвержденные постановлением Минстата Республики Беларусь от 29.07.2008 № 92 (далее – Указания № 92).
В настоящее время статистические показатели по труду заполняются в соответствии с Указаниями № 92. Однако условные обозначения учета рабочего времени в них не предусмотрены. На практике в табелях учета использования рабочего времени продолжают применять условные обозначения видов затрат рабочего времени, приведенные в приложении 4 к утратившей силу Инструкции № 80. Однако специальные обозначения времени прохождения работниками повышения квалификации и переподготовки в ней не предусмотрены.
Документ:
Инструкция по заполнению форм государственной статистической отчетности по труду, утвержденная постановлением Минстата Республики Беларусь от 17.09.2001 № 80 (далее – Инструкция № 80) (утратила силу в связи с изданием постановления Минстата Республики Беларусь от 20.08.2008 № 123).
Документ:
Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).
Как правило, в организациях время прохождения работником повышения квалификации или переподготовки обозначают условным обозначением «У». Это можно объяснить, в частности, тем, что на протяжении последних 20 лет в законодательстве время прохождения повышения квалификации и переподготовки засчитывалось в учебные отпуска.
Однако полагаем, что корректнее было бы использовать специальные условные обозначения для времени прохождения повышения квалификации и переподготовки, так как направление на повышение квалификации и переподготовку не оформляется как предоставление отпуска (согласно ст. 152 ТК) и не является социальным отпуском как таковым. Кроме того, социальные отпуска в связи с обучением, предусмотренные гл. 15 ТК, предоставляются работникам, получающим основное образование, а не дополнительное.
С учетом практики применения условные обозначения времени прохождения повышения квалификации и переподготовки приведены в таблице.
Условные обозначения времени повышения квалификации и переподготовки, применяемые на практике и предлагаемые специалистами
ЭТО ВАЖНО! Направление работника на повышение квалификации в другую местность, по мнению автора, не является командировкой, так как работник направляется не для выполнения рабочей функции (и соответственно ему не выдается служебное задание и т.п.), а для прохождения обучения. В то же время согласно сложившейся судебной практике направление на повышение квалификации в другую местность, оформленное как командировка, рассматривается как рабочее время, а пропуск занятий оценивается как прогул.
Документы об образовании и личное дело работника
Копии документов об образовании, повышении квалификации и переподготовке, включаемые в личное дело, должны быть заверены в установленном порядке (п. 6 и 15 Инструкции № 2). Можно не оформлять удостоверяющие отметки на копиях документов, полученных путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, если иное не установлено актами законодательства Республики Беларусь (п. 64 Инструкции по делопроизводству).
Заметим, что в личное дело не принято включать непосредственно копии приказов о направлении на повышение квалификации. Это объясняется тем, что в него включаются копии документов об обучении, а также тем, что согласно п. 9 Инструкции № 2 в личное дело не включаются другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно, а для приказов о направлении на повышение квалификации предусмотрен срок хранения – 3 года (подп. 21.4 п. 21 Перечня № 140).
Документ:
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция № 2).
Документ:
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).
Документ:
перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень № 140).
Трудовая книжка
В трудовой книжке образца 2014 г. предусмотрены специальные страницы для внесения сведений о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке (соответственно с. 30–35, или раздел «Сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке»). Заметим, что в трудовой книжке установленного образца 1995 г. также имеется раздел «Сведения о подготовке, повышении квалификации и переподготовке».
Порядок внесения сведений о повышении квалификации следующий:
1. В гр. 3 трудовой книжки указывается в виде заголовка полное наименование нанимателя.
В полное наименование нанимателя – индивидуального предпринимателя входят фамилия, собственное имя, отчество индивидуального предпринимателя, наименование государственного органа, иной государственной организации, осуществивших государственную регистрацию индивидуального предпринимателя, дата и номер решения о государственной регистрации (часть вторая п. 27 Инструкции № 40).
В отношении юридических лиц заметим, что наименование юридического лица обязательно должно содержать указание на его организационно-правовую форму (ст. 50 ГК).
Наименования хозяйственных обществ должны содержать наименование общества и слова «с ограниченной ответственностью», «с дополнительной ответственностью» либо указание на то, что общество является акционерным (п. 2 ст. 86, п. 2 ст. 94, п. 2 ст. 96 ГК). В свою очередь, сокращенные наименования для хозяйственных обществ – это аббревиатуры «ОАО», «ЗАО», «ООО», «ОДО» (часть шестая ст. 66, часть четвертая ст. 91, часть пятая ст. 112 Закона о хозобществах).
Не допускается указание такого наименования нанимателя, как «ООО «Версаль» (надо – общество с ограниченной ответственностью «Версаль»), также не предусмотрено одновременное указание полного и сокращенного наименования (как общество с ограниченной ответственностью «Версаль» (ООО «Версаль»)).
2. В гр. 1 – ниже заголовка с полным наименованием нанимателя – вносится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника).
3. В гр. 2 – дата начала и окончания периода обучения.
4. В гр. 3 – наименование учреждения дополнительного образования взрослых, иного учреждения образования, организации, которым в соответствии с законодательством предоставлено право осуществлять образовательную деятельность, реализующих образовательные программы дополнительного образования взрослых.
5. В гр. 4 – основание внесения записи, дата, номер и наименование документа.
После освоения образовательной программы повышения квалификации:
– руководящих работников и специалистов выдается свидетельство о повышении квалификации (приложения 42 и 43 к постановлению № 194);
– рабочих (служащих) – свидетельство о присвоении квалификационного разряда (класса, категории) по профессии (приложение 50 к постановлению № 194).
Справочно:
в п. 50 Инструкции № 40 не определено, что необходимо указывать наименование образовательной программы, которую освоил работник (точнее, вид обучения, например: прошел стажировку или освоил содержание образовательной программы такой-то).
Документ:
Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (далее – Инструкция № 40).
Образец записи в трудовой книжке о повышении квалификации см. в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала.
Документ:
Гражданский кодекс Республики Беларусь (далее – ГК).
Документ:
Закон Республики Беларусь от 09.12.1992 № 2020-XII «О хозяйственных обществах» (далее – Закон о хозобществах).
Документ:
постановление Минобразования Республики Беларусь от 27.07.2011 № 194 «О документах об образовании, приложениях к ним, золотой, серебряной медалях и документах об обучении» (далее – постановление № 194).
Личная карточка
Форму личной карточки, как и необходимость ее ведения, определяет наниматель. Сведения об обучении работников (профессиональной подготовке, повышении квалификации или переподготовке) вносятся в карточку, если такие сведения в ней предусмотрены. Они могут быть отражены следующим образом:
Владимир Самосейко, юрист, магистр права
