Рассмотрим подробнее алгоритм действий при смене руководителя организации.
Шаг 1. Руководитель подает заявление об увольнении (если инициатива исходит от руководителя организации) соответственно:
– общему собранию участников (ст. 107 Закона РБ от 09.12.1992 № 2020-XII «О хозяйственных обществах») (далее – Закон № 2020-XII), если организация создана в форме общества с ограниченной ответственностью (далее – ООО), общества с дополнительной ответственностью;
– общему собранию акционеров (совету директоров) (ст. 79 Закона № 2020-XII), если организация создана в форме закрытого акционерного общества, открытого акционерного общества;
– собственнику имущества предприятия (п. 4 ст. 113, п. 2 ст. 276 Гражданского кодекса РБ (далее – ГК)), если организация создана в форме частного унитарного предприятия (далее – ЧУП).
Шаг 3. Проводим инвентаризацию.
Основание для проведения инвентаризации при смене руководителя:
– ст. 12 Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности»;
– приказ действующего руководителя об инвентаризации (пп. 4 и 12 Инструкции по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Минфина РБ от 30.11.2007 № 180) (далее – Инструкция по инвентаризации).
Порядок проведения инвентаризации определен Инструкцией по инвентаризации. Дата проведения инвентаризации – день приема-передачи дел (п. 6 Инструкции по инвентаризации). Форма приказа (примерная) о проведении инвентаризации приведена в приложении 1 к Инструкции по инвентаризации.
Шаг 4. Осуществляем прием-передачу дел с составлением акта.
Основание составления акта приема-передачи документов и дел:
– п. 7 Инструкции № 4;
– приказ действующего руководителя о приеме-передаче документов и дел.
Срок хранения акта приема-передачи – постоянно (ст. 27 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Госкомитета по архивам и делопроизводству РБ от 06.08.2001 № 38).
Специальной формы акта приема-передачи дел не установлено. При составлении акта следует руководствоваться требованиями Государственного стандарта РБ (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь.
Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Инструкцией № 4.
Шаг 5. Оформляем приказ об увольнении руководителя.
Шаг 6. Оформляем трудовую книжку: вносим запись об увольнении, выдаем на руки.
Получаем подпись увольняемого директора в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Основание – ст. 50 Трудового кодекса РБ (далее – ТК), пп. 16, 26–30, 45, 46, 58 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее – Инструкция о порядке ведения трудовых книжек).
Шаг 7. Производим окончательный расчет с увольняемым руководителем.
Основание – ст. 77 ТК, согласно которой при увольнении работника все выплаты, причитающиеся ему от нанимателя, производятся в день увольнения. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие выплаты должны быть произведены не позднее следующего дня после предъявления им требования о
расчете.
Шаг 8. Оформляем и сдаем личное дело увольняемого руководителя организации в архив.
Основание – п. 204 Инструкции № 4, согласно которой завершенные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. дела по личному составу, подлежат передаче в архив организации. При этом дела должны быть переданы в архив организации и включены в сводную опись дел (составляется в архиве) по истечении года, но не позднее 2 лет после их завершения делопроизводством.
Шаг 9. Заключаем трудовой договор (контракт) с вновь назначенным руководителем организации.
Особенности трудового договора – как правило, срочный. Трудовой договор с руководителем организации заключается собственником имущества организации либо уполномоченным им органом на срок, установленный учредительными документами организации или соглашением сторон, если иное не предусмотрено законодательными актами (ст. 254 ТК).
Трудовая функция, должностная инструкция – права, обязанности, полномочия и ответственность руководителя организации определяются в соответствующих учредительных документах.
На руководителей организаций должностные инструкции, как правило, не разрабатываются (п. 10 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденных постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.03.2004 № 32).
Образец оформления преамбулы трудового контракта с руководителем организации
Общество с ограниченной ответственностью «Монте-Карло» в лице председателя общего собрания участников Цветкова Игоря Ивановича, уполномоченного заключить контракт с директором ООО «Монте-Карло» на основании решения общего собрания участников ООО «Монте-Карло» (протокол от 22.03.2009 № 12) (далее – Наниматель), и Соколов Иван Васильевич (далее – Директор) заключили настоящий трудовой контракт о нижеследующем…
Шаг 10. Оформляем приказ о вступлении в должность нового руководителя.
Шаг 11. Оформляем трудовую книжку:
вносим запись о приеме на работу, принимаем на хранение, выдаем расписку в получении. Получаем подпись директора в личной карточке об ознакомлении с внесенными записями. Основание – ст. 50 ТК, пп. 16 и 58 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек.
Шаг 12. Формируем личное дело руководителя организации.
Основание – Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2.
Шаг 13. Уведомляем банк и меняем карточку с образцами подписей.
Вносим изменения во внутренние документы и уведомляем соответствующие государственные органы, контрагентов о смене руководителя. В соответствии с п. 10 постановления Правления Нацбанка РБ от 03.04.2009 № 40 «Об открытии банковских счетов» организация обязана не позднее 3 рабочих дней с даты
оформления смены руководителя направить соответствующее уведомление в обслуживающий банк и в месячный срок представить в банк новую карточку с образцами подписей и оттиска печати.
