К началу нового года нужно успеть разработать и утвердить ряд документов, и, как говорится, начать год с чистого листа. Кроме того, нужно подвести итоги работы за год, составить планы на следующий рабочий год.
Чтобы не упустить важные мелочи при подготовке к новому делопроизводственному году и завершении дел года уходящего, редакция журнала «Я – специалист по кадрам» провела «Прямую линию» с участием Натальи Новик – специалиста по кадрам Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела.
Что включают в себя понятия «полное» и «частичное» оформление дела? Какие дела подлежат полному оформлению и кто должен их оформлять?
Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении делопроизводственного (календарного) года работниками структурных подразделений организации, в которых они формируются (гл. 13 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству)).
Частичному оформлению подлежат все дела при их заведении в делопроизводстве. Полному оформлению – дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после их завершения делопроизводством.
Частичное оформление дел при заведении предусматривает оформление реквизитов обложки дела в соответствии с номенклатурой дел.
На обложке дела нужно указать:
– наименование вышестоящей организации;
– наименование самой организации;
– наименование структурного подразделения или функцию (направление деятельности) в соответствии с номенклатурой;
– индекс дела по номенклатуре;
– заголовок дела;
– год, в котором заводится дело;
– срок хранения дела.
Полное оформление дела предусматривает систематизацию документов дела, т.е. подшивку дела в переплет (подшиваются не менее чем в 4 прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз, резолюций на них); нумерацию листов в деле; составление внутренней описи документов дела (в случаях, определенных п. 186 Инструкции по делопроизводству); составление листа-заверителя дела; оформление и уточнение реквизитов обложки дела.
Каковы срок и порядок составления номенклатуры дел организации?
Номенклатура дела организации – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Обращаем внимание, что в настоящее время действует Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Минюста РБ от 24.01.2012 № 140 (далее – постановление № 140).
ЭТО ВАЖНО! Номенклатуру дел организации на 2013 г. нужно утверждать с учетом положений постановления № 140.
Номенклатуру дел составляют на дела всей организации (далее – сводная номенклатура дел) и каждого структурного подразделения. В гл. 13 Инструкции по делопроизводству определены порядок составления номенклатур и установлены их формы.
Составленную номенклатуру дел структурного подразделения нужно согласовать с заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), экспертной комиссией (при ее наличии в организации), подписать у руководителя подразделения и передать для составления сводной номенклатуры дел.
Сводная номенклатура дел составляется ежегодно службой документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ) либо лицом, ответственным за ДОУ, на основе номенклатур дел структурных подразделений. Подписывает сводную номенклатуру руководитель службы ДОУ либо лицо, ответственное за ДОУ. Сводная номенклатура дел согласовывается с заведующим архивом организации (лицом ответственным за архив), экспертной комиссией или центральной экспертной комиссией организации (далее – ЦЭК). Руководитель организации должен утвердить документ до 1 января года, на который она составляется.
Сводная номенклатура дел организации подлежит дополнительному (раз в 5 лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования) согласованию до утверждения руководителем организации (это следует учитывать, чтобы соблюсти срок утверждения): для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, – в соответствующем архиве, для иных организаций – в ЦЭК вышестоящий организации.
В чем различие порядка регистрации входящих, исходящих и внутренних документов?
Регистрация документов – это запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующей факт его создания, получения или отправки. Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы (пп. 140, 141, 142 Инструкции по делопроизводству). Исключение составляют документы, включенные в утвержденный руководителем организации перечень нерегистрируемых документов. Регистрация документов осуществляется централизованно в порядке, определяемом самой организацией (в исключительных случаях допускается децентрализованная регистрация – подп. 139.5 п. 139 Инструкции по делопроизводству).
Для регистрации документов может использоваться как регистрационно-контрольная карточка (далее – РКК), так и журнальная форма – в организациях с небольшим (до 600 документов в год) объемом документооборота. При регистрации каждому документу присваивают регистрационный индекс, который представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение.
Справочно: согласно общему делопроизводственному правилу нумерация документов ведется по порядку в рамках 1 календарного года (таков общий порядок). Необходимость закрытия и заведения новых журналов регистрации документов лучше закрепить в локальном нормативном правовом акте организации.
Регистрационным индексом входящего документа является порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного (календарного) года, который после исполнения документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел в соответствии с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело, например: 246/5-25.
Регистрационный индекс исходящего документа включает в себя индекс дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться копия отправленного документа и через дробь – порядковый регистрационный номер, присваиваемый исходящим документам в пределах делопроизводственного (календарного) года, например: 2-18/315.
Внутренние документы регистрируют в РКК или журналах регистрации внутренних документов. При незначительном объеме документооборота внутренние документы допускается регистрировать в журнале регистрации исходящих документов. Регистрация распорядительных документов (приказов, распоряжений) и протоколов осуществляется по видам отдельно от других внутренних документов (положений, инструкций, правил и др.).
Распорядительные документы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам следует регистрировать отдельно. Распорядительные документы по личному составу, для которых актами законодательства РБ установлены разные сроки хранения, регистрируются отдельно.
При значительном объеме распорядительных документов определенной разновидности (например, приказы о командировании, о предоставлении отпусков) их допускается регистрировать отдельно.
Регистрационным индексом распорядительного документа, протокола будет являться порядковый номер регистрации, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного (календарного) года.
Как определить, какие из дел следует передать в архив организации? Каков порядок действий для подготовки дел к передаче в архив?
По окончании календарного (делопроизводственного) года завершается ведение дел, заведенных в конкретном году: они «закрываются», в них не подшиваются документы будущего года.
По срокам хранения дела делят на 3 основные группы: дела постоянного срока хранения, временного (свыше 10 лет хранения) и временного (до 10 лет включительно). Конкретный срок хранения каждого дела определяется по номенклатуре дел организации, утвержденной в прошлом году.
Передаче в архив подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (только тех работников, которые были уволены) (гл. 15 Инструкции по делопроизводству). Подготовка дел к передаче в архив включает в себя несколько этапов:
– систематизацию документов дела по вопросно-логическому, хронологическому, алфавитному, нумерационному и другими принципам или их совокупности. Распорядительные документы группируются в порядке возрастания номеров (п. 172 Инструкции по делопроизводству);
– полистный просмотр документов дела (проверяем правильность расположения документов, нет ли в данном деле документов, к нему не относящихся, а также все ли документы в деле в наличии; из дела изымаем документы, подлежащие возврату, дублетные экземпляры, черновики, проекты документов) (п. 170 Инструкции по делопроизводству);
– удаление металлических предметов из документов дела (булавки, скобы, скрепки и др.);
– составление внутренней описи документов дела (в случаях, определенных п. 186 Инструкции по делопроизводству);
определение объема каждого дела (он не должен превышать 250 листов при толщине не более 40 мм – при большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома и документы каждого дела являются продолжением предыдущего) (п. 171 Инструкции по делопроизводству);
– подшивка или переплет дела (дела подшиваются не менее чем в 4 прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз, резолюций на них);
– нумерация листов в деле (листы нумеруются в правом верхнем углу арабскими цифрами черным графитным карандашом (использование чернил и цветных карандашей не допускается, листы внутренней описи нумеруются отдельно, лист-заверитель не нумеруется)) (п. 185 Инструкции по делопроизводству):
– составление заверительной надписи (листа-заверителя) – для учета количества листов в деле, фиксации особенностей их нумерации и физического состояния (п. 187 Инструкции по делопроизводству);
– оформление и уточнение реквизитов обложки дела (при изменении наименования вышестоящей организации, организации или структурного подразделения, при передаче дела в другую организацию или структурное подразделение в период формирования дела на обложке указывается новое наименование (сверху), а прежнее заключается в скобки;
– в заголовках дел с распорядительными документами, протоколами, состоящих из нескольких томов, указываются их номера;
– на обложке дела проставляется дата дела (крайние даты документов, включенных в дело) (крайними датами личного дела являются даты приказов о приеме и увольнении работника, на которого заведено дело);
– если в дело включены документы за более ранний период, чем год формирования дела, то под датой дела делается отметка: «Имеются документы за … год(ы)»;
– из листа-заверителя на обложку дела выносится количество листов в нем (п. 188 Инструкции по делопроизводству);
– составление описи дел, подлежащих передаче в архив (гл. 14 Инструкции по делопроизводству).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения после завершения делопроизводством остаются частично оформленными: документы хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация документов в деле не проводится, внутренние описи и заверительные надписи не составляются (п. 189 Инструкции по делопроизводству). Такие дела в архив организации в большинстве случаев не передаются и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению в установленном законодательством порядке.
Передача дел временного (до 10 лет) хранения в архив организации допускается в исключительных случаях по решению руководителя организации. Передачу таких дел в архив можно осуществлять по согласованию с архивом организации по номенклатуре дел (п. 205 Инструкции по делопроизводству).
В какой срок нужно успеть передать документы на хранение в архив организации?
Дела должны быть переданы в архив организации и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее 2 лет после их завершения делопроизводством.
Это значит, что дела, «закрытые» в 2012 г., в течение 2013 г. подлежат подготовке структурным подразделением к передаче и только с 1 января 2014 г. начнут передаваться в архив организации. С 1 января 2013 г. в архив организации подлежат передаче подготовленные и оформленные соответствующим образом дела, «закрытые» в 2011 г.
Справочно: порядок передачи дел в архив изложен в гл. 15 Инструкции по делопроизводству, п. 97 Правил работы государственных архивов и иных организаций, утвержденных постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143.
Перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленным постановлением № 140, изменены сроки хранения некоторых документов.
Нужно ли менять буквенные обозначения к регистрационным номерам документов?
Нужно.
Изменились сроки хранения некоторых приказов по личному составу, в частности, о предоставлении социальных отпусков (ранее срок хранения документа был 3 года, после вступления в силу нового Перечня – 75 лет) и о направлении работников в служебные командировки. Регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения) по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой «к» (для документов 75-летнего срока хранения) или «л» (для документов 3-летнего срока хранения).
Поэтому, если ранее к порядковому регистрационному номеру приказа о предоставлении социального отпуска добавлялась литера «л», то с учетом пересмотра срока хранения этого документа (75 лет) к регистрационному номеру приказа нужно добавлять литеру «к».
