Эта статья – повод еще раз напомнить о том, что ответственность за ведение трудовых книжек лежит на кадровике, а раз на него возложена ответственность, то в случае нарушения законодательства он будет наказан. Вот почему к оформлению трудовой книжки и ее заполнению нужно относиться очень внимательно. При этом не надо забывать, что практически любую ошибку можно исправить, главное, выбрать правильный способ исправления.
Ошибки при первичном оформлении трудовых книжек
Правила, которые важно соблюдать:
– трудовые книжки ведут на всех работников, работающих у нанимателя свыше 5 дней, если работа в этой организации, у индивидуального предпринимателя и физического лица, которому законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора с работниками, является для работника основной;
– трудовые книжки на домашних работников, работающих у физических лиц по трудовому договору, оформляет местный исполнительный и распорядительный орган, а записи вносятся на основании зарегистрированного трудового договора;
– заполнение трудовой книжки лицу, впервые поступающему на работу, осуществляет наниматель (уполномоченное должностное лицо) в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.
На практике достаточно часто встречающейся ошибкой при оформлении трудовой книжки является невнесение в нее сведений об образовании работника. Также встречаются ошибки в написании имени и отчества работника. Это связано с игнорированием нанимателями требования о внесении соответствующих сведений в трудовую книжку на основании надлежащим образом оформленных документов, в т.ч. документов, удостоверяющих личность работника, и документов об образовании.
ЭТО ВАЖНО! Не допускается внесение каких-либо сведений только со слов работника.
Ситуация 1
Работник принят в организацию в сентябре 2010 г. На момент приема на работу у него имелось только среднее специальное образование, о чем была сделана запись на титульном листе трудовой книжки. В августе 2013 г. работник принес в отдел кадров диплом о получении высшего образования и попросил внести сведения о высшем образовании в его трудовую книжку.
В данной ситуации возникают следующие вопросы: 1) должен ли кадровик выполнить просьбу работника? 2) может ли он внести такие сведения, не нарушив законодательство?
1. Должен.
2. Может.
Кадровик должен внести эти сведения, поскольку оснований для отказа о внесении такой записи законодательством не предусмотрено
Специалист по кадрам может внести данные сведения, поскольку это предусмотрено законодательством. Изменение записей в трудовой книжке о фамилии, собственном имени, отчестве, дате рождения, образовании, профессии, квалификации производит наниматель по последнему месту работы на основании документов, подтверждающих соответствующие сведения, со ссылкой на их номер и дату (п. 38 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее – Инструкция)).
Изменения должны быть внесены на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Однако такие изменения не предполагают зачеркивание ранее внесенных сведений (например, как в случае изменения фамилии работника). При получении работником высшего образования запись производят путем дополнения уже имеющейся записи без зачеркивания ранее внесенной.
Вместе с тем некоторые специалисты считают, что сведения о полученном образовании должен вносить будущий наниматель, а не тот, у которого в настоящее время трудится работник. Это убеждение основано на п. 12 Инструкции, согласно которому запись об образовании должна быть внесена нанимателем до внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу.
Однако с данным утверждением можно поспорить. Во-первых, на момент найма на работу у работника не было высшего образования, следовательно, отсутствовало основание для внесения такой записи. Во-вторых, если работник не собирается увольняться, то в таком случае запись вовсе не будет внесена. А где основание для отказа? Чем должен обосновать свой отказ в просьбе работника кадровик? Будущий наниматель вправе спросить, почему данную запись не внес предыдущий, поскольку право на ее внесение возникло во время работы у прежнего нанимателя.
Таким образом, полагаем, что запись о получении работником, например, высшего образования, должен вносить наниматель, с которым работник состоит в трудовых отношениях, а в случае если диплом был получен в период, когда работник не работал, то новый наниматель вносит соответствующие сведения при приеме на работу согласно п. 12 Инструкции.
Ситуация 2
Работник при приеме на работу представил трудовую книжку, в которой дата увольнения совпадает с датой приема на предыдущее место работы.
Стоит ли отделу кадров принимать такую книжку, действительна ли она?
Трудовую книжку можно принять, а ошибка, допущенная в записи, не делает трудовую книжку недействительной.
Неверные записи необходимо исправить в соответствии с правилами, изложенными в Инструкции. В случае обнаружения неправильной или неточной записи, внесенной в трудовую книжку работника, ее исправляет наниматель, допустивший ошибку или неточность (п. 35 Инструкции).
Если организация, допустившая ошибку в трудовой книжке работника, ликвидирована или прекратила свою деятельность (прекращение деятельности индивидуального предпринимателя), исправление неправильной или неточной записи, внесенной в трудовую книжку, вносит учредитель, собственник, вышестоящая организация, министерство, иной республиканский орган государственного управления, местный исполнительный и распорядительный орган, зарегистрировавший индивидуального предпринимателя, – при наличии у них документов, позволяющих произвести необходимую запись (п. 37 Инструкции).
Если такие документы отсутствуют, работник может обратиться в суд с заявлением об установлении факта, имеющего юридическое значение, в порядке, предусмотренном гл. 30 Гражданского процессуального кодекса РБ. К заявлению должна быть приложена выписка из Единого государственного регистра юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, справка государственного органа о невозможности внести исправление ввиду отсутствия необходимых документов и другие доказательства.
Ошибки в процессе ведения трудовых книжек
Достаточное количество ошибок допускают при внесении сведений о работе, таких как наименование должностей и профессий, наименование нанимателя.
При проведении проверки в трудовой книжке работника можно встретить записи о приеме на работу, в которых наименование нанимателя указывается в сокращенном виде, а также встречаются записи сокращения каких-либо слов.
Оформляя перевод работника на другую должность (работу), наниматель зачастую вносит в трудовую книжку соответствующую запись и при этом заверяет ее подписью руководителя и печатью организации. Это является нарушением порядка ведения трудовых книжек, поскольку подпись руководителя и печать организации должны быть внесены в трудовую книжку работника только после записи об его увольнении. Стоит заметить, что указанная запись действительна и признать ее недействительной нельзя, а значит, исправить запись также нет необходимости.
Справочно: при увольнении работника все записи о работе, наградах и поощрениях за успехи в работе, внесенные в трудовую книжку за время его работы, заверяются подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя либо гражданина, которому законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора, – печатью местного исполнительного и распорядительного органа, осуществившего регистрацию предпринимателя, зарегистрировавшего трудовой договор с домашним работником (п. 45 Инструкции).
Ошибки при оформлении дубликата и вкладыша
Помните, что дубликат – это надлежащим образом оформленный документ, соответствующий по содержанию оригиналу трудовой книжки, за исключением внесенных в нее ранее неверных записей, а также записей, восстановить которые не представляется возможным из-за отсутствия соответствующих документированных сведений. Дубликат обладает той же юридической силой, что и трудовая книжка.
Дубликат трудовой книжки заполняют по общим правилам (п. 53 Инструкции).
Справочно: случаи, когда выдают дубликат трудовой книжки, следующие:
– утеря трудовой книжки;
– трудовая книжка пришла в негодность;
– отбытие наказания в виде лишения права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью;
– признание недействительной записи об увольнении в связи с незаконным осуждением;
– признание недействительной записи об увольнении в связи с признанием увольнения незаконным или изменением формулировки причины увольнения.
Вкладыш в трудовую книжку – составная часть трудовой книжки (набор страниц трудовой книжки без обложки). Он необходим в случае, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов. Вкладыш оформляют и ведут в том же порядке, что и трудовую книжку.
Вкладыш вшивают в трудовую книжку между последним листом и правой обложкой книжки. На титульном листе трудовой книжки вверху ставят штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывают серию и номер вкладыша. Здесь же при каждой последующей выдаче вкладыша ставят штамп и указывают серию и номер вкладыша. Вкладыш без трудовой книжки недействителен (п. 43 Инструкции).
Вкладыш выдают нового образца независимо от того, какую трудовую книжку имеет работник (нового или прежнего образца).
Ситуация 3
В организации сменился специалист по кадрам. Проводя кадровый аудит, новая сотрудница обнаружила, что ее предшественница при приеме на работу работника без трудовой книжки, оформила вкладыш к трудовой книжке. Вкладыш был зарегистрирован в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. По словам самого работника, он поступал на работу впервые, и ему сразу оформили вкладыш, так как не было других бланков.
Как можно исправить допущенное нарушение?
В первую очередь необходимо оформить работнику трудовую книжку как впервые поступающему на работу.
Лицу, впервые поступающему на работу, на основании приказа о приеме на работу нанимателем заполняют трудовую книжку утвержденного образца республиканской трудовой книжки 1995 г. (п. 4 Инструкции). Некоторые правила оформления трудовых книжек мы рассмотрели выше. Напомним, что без трудовой книжки вкладыш недействителен.
Итак, если с оформлением и выдачей трудовой книжкой в принципе все понятно (действуйте по Инструкции), то что же делать с вкладышем? Вкладыш в трудовую книжку следует считать испорченным. На него необходимо составить акт на списание по форме согласно приложению 1 к Инструкции. Оставить вкладыш к трудовой книжке в данном случае не представляется возможным, так как запись о приеме на работу будет внесена, как и положено, в саму трудовую книжку работника.
Далее необходимо исправить запись, внесенную в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Для этого вносят запись следующего содержания: «Запись номер такой-то недействительна. Вкладыш выдан ошибочно» и далее правильный вариант сведений о том, что работнику выдана трудовая книжка.
Справочно: книгу ведет кадровая служба или другое подразделение, либо лицо, оформляющее прием и увольнение работников. В книге регистрируют все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные работникам, поступающим на работу впервые.
Конечно же, новый специалист по кадрам не виновен в этой ситуации и применить к нему меры дисциплинарной ответственности наниматель не может и не должен. Однако следует помнить, что нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек влечет за собой применение к виновным должностным лицам мер дисциплинарного или административного взыскания, а в предусмотренных законодательством случаях – иных мер воздействия (постановление Совета Министров РБ от 10.12.1997 № 1635 «О трудовых книжках работников»).
Ошибки при оформлении дубликата трудовой книжки
Перечислим наиболее часто встречающиеся ошибки, допускаемые при осуществлении этой кадровой операции:
– перенос в дубликат ошибочных записей (записей, признанных недействительными);
– перенос в дубликат записей на основании ненадлежащих документов;
– перенос в дубликат записей не в полном объеме;
– отсутствие отметки об оформлении дубликата и т.д.
Справочно: в дубликат трудовой книжки запись об ограничениях в трудовой деятельности (о том, что гражданин был лишен права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью) не вносят (п. 23 Инструкции).
К чему приводят ошибки при оформлении трудовых книжек
При ошибочном оформлении и неправильном ведении и хранении трудовых книжек обе стороны пострадавшие – наниматель и работник.
У работника возникают такие проблемы, как:
– трудности при дальнейшем трудоустройстве, связанные с некорректной формулировкой причин об увольнении (а это и финансовые потери из-за невозможности своевременно приступить к новой работе), невозможность подтвердить свою работу на конкретной должности;
– трудности при оформлении пенсии. Иногда работники не могут доказать свой трудовой стаж при оформлении пенсии. В частности, если фамилия, имя, отчество, указанные в трудовой книжке, в точности не соответствуют паспортным данным (например, в имени Наталия букву «и» заменяют на «ь»).
Для нанимателя и лиц, ответственных за ведение трудовых книжек, чьими действиями (бездействиями) причинен вред работнику, предусмотрена административная ответственность (ст. 9.19 Кодекса РБ об административных правонарушениях).
