Ведение кадровой документации возложено на кадровую службу. При этом кадровая служба организации может существовать не только в форме структурного подразделения, но и в виде одного и (или) нескольких исполнителей (в микроорганизации обязанность по оформлению и хранению кадровой документации может быть поручена секретарю или главному бухгалтеру). В данной публикации мы расскажем об особенностях ведения кадрового делопроизводства в микроорганизациях и у индивидуальных предпринимателей.
В целях оптимизации и совершенствования работы по ведению кадрового делопроизводства индивидуальными предпринимателями и микроорганизациями, его упрощения, а также создания более удобной системы ведения документов кадрового делопроизводства Правительство Республики Беларусь разработало Перечень документов, обязательных для индивидуальных предпринимателей и микроорганизаций при регулировании трудовых отношений с работниками.
Справочно:
к микроорганизациям относятся зарегистрированные в Республике Беларусь коммерческие организации со средней численностью работников за календарный год до 15 человек включительно (ст. 3 Закона № 148-З).
Ситуация 1
Какой необходимый минимум кадровых документов должен быть в микроорганизации?
ТК определен ряд документов, наличие которых является обязательным для нанимателя. Ведение таких документов позволяет нанимателю юридически грамотно выстроить взаимоотношения с работниками, минимизирует риски по трудовым спорам, является основанием для реализации работниками социальных прав (назначение пособий, пенсий и т.д.).
К таким документам рекомендуется относить:
1) правила внутреннего трудового распорядка;
2) письменные трудовые договоры (контракты);
3) штатное расписание;
4) приказы (распоряжения) по личному составу (о заключении, изменении, прекращении трудового договора, о предоставлении отпусков, о командировке, о применении (снятии) дисциплинарного взыскания и др.);
5) основания к приказам по личному составу (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки);
6) трудовые книжки (вкладыши к ним) работников;
7) книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
8) уведомление работника о продлении контракта, заключении нового контракта, о прекращении трудовых отношений в связи с истечением срока действия контракта;
9) заявления работников о предоставлении отпуска;
10) табель учета использования рабочего времени;
11) расчетные листки.
Приведенный перечень не является исчерпывающим, поскольку в процессе трудовых отношений у индивидуальных предпринимателей и микроорганизаций может возникать обязанность оформления иных документов.
Ситуация 2
Директор частного унитарного предприятия уволился. Собственник решил сам управлять организацией.
Какие кадровые документы необходимо оформить в данном случае?
Органом унитарного предприятия является руководитель, который назначается собственником имущества и ему подотчетен. Собственник имущества унитарного предприятия – физическое лицо вправе непосредственно осуществлять функции руководителя (п. 4 ст. 113 ГК).
Законодательством о труде не определен порядок заключения трудового договора в случае, когда руководитель организации одновременно является единственным собственником имущества.
В связи с этим руководителю частного унитарного предприятия, являющемуся исполнительным органом юридического лица, который одновременно является единственным собственником имущества такого предприятия, следует осуществлять свои полномочия без оформления трудового договора. Однако оформить такие отношения надо путем издания приказа, после чего включить в штатное расписание должность руководителя.
Отметим, что установление учредителем себе уже как руководителю организации соответствующего должностного оклада, который отражается в штатном расписании за выполнение им работы руководителя, не противоречит законодательству.
Кроме того, необходимо внести запись в трудовую книжку о приеме на работу.
Справочно:
приказ о предоставлении отпуска может быть заменен на записку об отпуске, форма которой утверждена постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 04.10.2010 № 139.
Справочно:
на руководителя организации, который одновременно является единственным собственником имущества данного предприятия, положения гл. 18 ТК не распространяются (часть вторая ст. 252 ТК).
Ситуация 3
Какие особенности по регулированию трудовых отношений предусмотрены законодательством для микроорганизаций?
Одной из особенностей является возможность заключать срочный трудовой договор без учета ограничений, установленных частью второй ст. 17 ТК. После изменений, внесенных в ТК Законом Республики Беларусь от 08.01.2014 № 131-З «О внесении изменений и дополнений в Трудовой кодекс Республики Беларусь», микроорганизациям разрешено заключать срочный трудовой договор даже в тех случаях, когда трудовые отношения носят постоянный характер.
Такие же исключения предусмотрены при приеме на работу к индивидуальному предпринимателю.
Законодательство предоставляет микроорганизациям и другие льготы. Так, руководитель микроорганизации, товарищества собственников, общественной и религиозной организации (объединения) вправе вести бухгалтерский учет и составлять отчетность лично, если этот руководитель отвечает требованиям, предъявляемым к главному бухгалтеру, указанным в п. 3 ст. 8 Закона о бухучете, а именно:
– наличие высшего или среднего специального образования, предоставляющего в соответствии с законодательством Республики Беларусь право работать по специальности бухгалтера, и стажа работы по специальности бухгалтера не менее 3 лет;
–отсутствие непогашенной или неснятой судимости за совершение преступления против собственности и порядка осуществления экономической деятельности.
ЭТО ВАЖНО! Кроме того, в микроорганизациях установлены особенности по прохождению стажировки, проведению вводного инструктажа, а именно:
– вводный инструктаж по охране труда может проводить руководитель организации. В иных случаях вводный инструктаж проводит инженер по охране труда или специалист, на которого приказом нанимателя (работодателя) возложены эти функции, со всеми вновь принятыми на работу по утвержденной руководителем организации программе;
– в случае, когда в микроорганизации невозможно обеспечить прохождение рабочими стажировки, допускается ее прохождение в другой организации, где имеются аналогичные профессии, выполняются аналогичные виды работ (часть вторая п. 24 Инструкции № 175).
Справочно:
унитарным предприятием признается коммерческая организация, не наделенная правом собственности на закрепленное за ней собственником имущество. Имущество частного унитарного предприятия находится в частной собственности физического лица (совместной собственности супругов) либо юридического лица и принадлежит такому предприятию на праве хозяйственного ведения (ст. 113 ГК).
Ситуация 4
Существуют ли специальные требования к оформлению кадровых документов при приеме на работу к индивидуальному предпринимателю?
Действующее законодательство не содержит каких-либо специальных требований, однако некоторые отличия в оформлении кадровых документов все же есть.
Так, при издании приказов в качестве названия юридического лица указываем, например, «Индивидуальный предприниматель Пинчук Светлана Викторовна».
При внесении записи о приеме на работу к индивидуальному предпринимателю в гр. 3 трудовой книжки работника в виде заголовка указываются фамилия, собственное имя, отчество индивидуального предпринимателя, наименование государственного органа, иной государственной организации, осуществивших государственную регистрацию индивидуального предпринимателя, дата и номер решения о государственной регистрации (п. 27 Инструкции № 40).
Обеспечение бланками трудовых книжек и вкладышей к ним индивидуальных предпринимателей осуществляют местные исполнительные и распорядительные органы по месту их жительства, а в г. Минске – местные администрации районов по месту жительства (п. 84 Инструкции № 40).
В случае прекращения деятельности индивидуального предпринимателя данный наниматель представляет документ о последнем получении бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и сдает неиспользованные бланки в местный исполнительный и распорядительный орган по месту жительства индивидуального предпринимателя (п. 82 Инструкции № 40).
В случае отсутствия печати у индивидуального предпринимателя заверение и титульного листа трудовой книжки, и соответствующих записей производится печатью регистрирующего органа по месту жительства индивидуального предпринимателя (п. 25 Инструкции № 40).
В случае отсутствия печати у индивидуального предпринимателя все записи, внесенные в соответствующие разделы трудовой книжки за время его работы у данного нанимателя, в т.ч. записи об увольнении работника (прекращении трудового договора (контракта)), заверяются печатью регистрирующего органа по месту жительства индивидуального предпринимателя (пп. 44, 71 Инструкции № 40).
Ситуация 5
Организация утратила статус микроорганизации (количество принятых работников составило 50 человек).Надо ли перезаключать срочные трудовые договоры с ранее принятыми работниками?
Если наниматель утратил статус микроорганизации, то он утратил право и на заключение срочных трудовых договоров без учета требований к срочным трудовым договорам, предусмотренных частью второй ст. 17 ТК.
Следовательно, при истечении сроков действующих трудовых договоров наниматель обязан будет расторгнуть трудовые договоры и заключить с работниками бессрочные трудовые договоры или контракты.
При этом следует иметь в виду, что при заключении контрактов с работниками, имеющими дополнительные гарантии, предусмотренные действующим законодательством, наниматель обязан соблюсти дополнительные процедуры.
Заключение контракта сразу же по истечении срока действия срочного трудового договора не противоречит действующему законодательству.
Напомним, что заключение контракта является изменением существенных условий труда и осуществляется в связи с обоснованными производственными, организационными или экономическими причинами, о чем работник должен быть письменно предупрежден не позднее чем за 1 месяц до заключения контракта.
Причины производственного, организационного и экономического характера, явившиеся основанием для перевода работника на контрактную форму найма, могут быть выражены, в частности, в рационализации рабочих мест, изменении техники и технологии производства, введении новых форм организации труда, создании условий экономической заинтересованности работников в результатах труда (часть вторая п.9 постановления Пленума Верховного Суда Республики Беларусь от 26.06.2008 № 4 «О практике рассмотрения судами трудовых споров, связанных с контрактной формой найма работников»).
При этом на основании подп. 3.2 п. 3 Декрета № 5 руководителям организаций предоставлено право изменять существенные условия труда работника в связи с обоснованными производственными, организационными или экономическими причинами, предупредив об этом его письменно не позднее чем за 7 календарных дней.
Изменение условий и прекращение трудового договора с работником наниматель обязан оформить приказом (распоряжением) (п. 15 части первой ст. 55 ТК).
Кроме того, законодательством о труде не ограничено право сторон на основании соглашения заключить трудовой договор до истечения срока действия ранее заключенного договора.
Виктория Яловая, юрист
Документ:
постановление Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 23.12.2011 № 135 «Об утверждении Рекомендаций по перечню документов, обязательных для индивидуальных предпринимателей и микроорганизаций при регулировании трудовых отношений с работниками» (Рекомендации по перечню документов).
Закон Республики Беларусь от 01.07.2010 № 148-З «О поддержке малого и среднего предпринимательства» (Закон № 148-З).
Указ Президента Республики Беларусь от 21.05.2009 № 255 «О некоторых мерах государственной поддержки малого предпринимательства».
Закон Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (Закон о бухучете).
Инструкция о порядке обучения, стажировки, инструктажа и проверки знаний работающих по вопросам охраны труда, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 28.11.2008 № 175 (Инструкция № 175).
Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (Инструкция № 40).
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом директора Департамента по архивам и дело-производству Минюста Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25 (УСОРД).
Положение о порядке и условиях заключения контрактов нанимателей с работниками, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.09.1999 № 1476.
Декрет Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций» (Декрет № 5).
