В связи с производственной необходимостью может потребоваться присутствие на работе сотрудника, который находится в трудовом отпуске. И заменить его некем, и до конца отпуска нельзя подождать. В данной статье рассмотрим, как правильно отозвать сотрудника из отпуска и какие кадровые документы необходимо составить.
Случается, что сотрудник, находящийся в трудовом отпуске, срочно нужен на работе.
Необходимость в отзыве работника из отпуска может возникнуть по разным причинам. Для упрощения документального оформления такой ситуации в коллективном договоре организации наниматели указывают обстоятельства, при наличии которых допускается отзыв из отпуска работника или группы работников (часть четвертая ст. 174 ТК). Например, в коллективном договоре организации может быть предусмотрен отзыв из отпуска работника при форс-мажорных производственных обстоятельствах, необходимости закончить проект раньше оговоренных сроков с заказчиком, для замены работника, выполняющего аналогичные функции, в случае его срочной командировки, болезни и т.д. При этом закон обязывает нанимателя получить согласие работника на отзыв и не обязывает работника мотивировать свой отказ прервать отпуск и выйти на работу.
Справочно:
трудовой отпуск может быть прерван только по предложению нанимателя и с согласия работника (часть вторая ст. 174 Трудового кодекса Республики Беларусь; далее – ТК).
Каких работников запрещено отзывать?
Однако есть категории работников, которых запрещено отзывать из отпуска, поскольку закон гарантирует им своевременный и полноценный отдых, а это значит, что никакие обстоятельства не могут служить основанием для отзыва их из отпуска, даже если сами работники будут согласны досрочно выйти на работу.
К таким работникам относят:
1) лиц в возрасте до 18 лет;
2) работников, имеющих право на дополнительные отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и за особый характер работы (часть пятая ст. 174 ТК).
Документальное обоснование отзыва работника из отпуска
Чтобы отозвать работника из отпуска, как правило, начальник подразделения, в котором он трудится, подает докладную записку руководителю организации с описанием текущей производственной ситуации, обоснованием причин прерывания отдыха работника и просьбой вызвать его досрочно на работу. В докладной записке указывают предполагаемую дату выхода на работу работника.
Как правило, в докладной записке ограничиваются краткой формулировкой: «в связи с производственной необходимостью». Чтобы убедить сотрудника выйти из отпуска досрочно, нужно указать конкретную причину, по которой необходимо его присутствие на работе.
Докладная записка должна быть зарегистрирована в день поступления в форме, предусмотренной для регистрации внутренних документов в организации, например в журнале регистрации служебных записок. Документу присваивают регистрационный номер.
Решение руководителя организации
Решение об отзыве работника из отпуска после рассмотрения докладной записки принимает руководитель организации или иное уполномоченное на это должностное лицо. Руководитель ставит резолюцию на докладной записке и поручает кадровой службе (специалисту по кадрам) получить согласие работника на прерывание отпуска и подготовить необходимые кадровые документы.
Получение согласия работника на отзыв из отпуска
Форма согласия работника на отзыв из отпуска законодательно не оговаривается, поэтому самое целесообразное решение – в целях предотвращения возможных недоразумений – получить письменное согласие работника на досрочный выход из отпуска. Специалисту по кадрам иногда получить согласие бывает проблематично, поскольку работник отсутствует на работе и может находиться за пределами страны. Если для решения вопроса есть достаточно времени, можно направить работнику письменное уведомление о необходимости выхода на работу в определенный день, прервав отпуск. Свое согласие на прерывание отпуска или несогласие работник может отразить на уведомлении. В этом случае можно сказать, что предварительное согласие получено и оформлено письменно.
В ситуации с ограниченным временем на решение проблемы, что чаще всего и бывает, для издания приказа об отзыве из отпуска достаточно получить предварительное устное согласие работника, например, по телефону. Однако, когда работник явится на работу, получите от него согласие в письменном виде. Объясните работнику, что неиспользованную часть своего отпуска он сможет использовать по согласованию в удобное для него время или присоединить к отпуску за следующий рабочий год.
ЭТО ВАЖНО! Отказ сотрудника от досрочного выхода на работу не является нарушением трудовой дисциплины и никаких взысканий в этом случае применять к работнику нельзя.
Приказ об отзыве работника из отпуска
Отзыв из отпуска следует оформить приказом (распоряжением) нанимателя по личному составу в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.
В приказе об отзыве работника из отпуска необходимо указать, с какой даты прерывается отпуск и работник должен прибыть на работу; в какие сроки работнику будет предоставлена неиспользованная часть отпуска.
Приказ об отзыве из отпуска после визирования в установленном порядке и подписания руководителем организации необходимо зарегистрировать в журнале регистрации приказов по личному составу. Соответствующий регистрационный номер и дата регистрации проставляются на приказе.
С приказом об отзыве из отпуска работник должен быть ознакомлен под роспись, как правило, в день выхода его на работу. Можно уточнить в приказе, что досрочный выход из отпуска был предварительно согласован с работником.
Отметка выхода сотрудника в табеле учета рабочего времени
Наниматель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (ст. 133 ТК). Специалист по кадрам должен в табеле учета рабочего времени отметить дни, когда работник фактически приступил к работе в связи с отзывом из отпуска, т.е. проставить в табеле отработанные в эти дни часы.
Внесение изменений в график отпусков организации
Если работник был досрочно отозван из отпуска и соответственно не полностью использовал свой отпуск, это должно быть отражено в графике. Нужно отметить в графе «Примечание», что работник был отозван из отпуска с указанием номера и даты приказа, на основании которого он был отозван и приступил к работе.
Компенсация взамен неиспользованного отпуска
Наниматель и работник могут согласовать один из следующих вариантов компенсации неиспользованной части отпуска в связи с отзывом:
– предоставление неиспользованных дней отпуска в другое время в текущем рабочем году либо присоединение к отпуску за следующий рабочий год;
– компенсация неиспользованной части отпуска в денежной форме.
В случае отзыва работника из отпуска неиспользованная его часть может быть предоставлена работнику в другое время. При этом сумма выплаченного среднего заработка, приходящаяся на перенесенные дни отпуска, не удерживается с работника, а засчитывается в счет заработной платы за выполненную работу или отработанное время после отзыва из отпуска. Для оплаты дней неиспользованной части отпуска средний заработок исчисляется в установленном порядке (пп. 4, 8 Инструкции о порядке исчисления среднего заработка, сохраняемого в случаях, предусмотренных законодательством, утвержденной постановлением Минтруда Республики Беларусь от 10.04.2000 № 47; далее – Инструкция № 47).
То есть за те дни отпуска, на которые работник отозван и будет работать, ему в установленном порядке положена только заработная плата, а средний заработок за неиспользованные дни отпуска (отпускные) будет рассчитан и выплачен при их предоставлении в другое время.
Справочно:
присоединить к отпуску за следующий рабочий год или компенсировать в денежной форме неиспользованные дни отпуска можно, только если работник в текущем рабочем году (до или после отзыва) использовал не менее 14 календарных дней отпуска (часть третья ст. 170 ТК).
Компенсация неиспользованной части отпуска в денежной форме
Если неиспользованная в связи с отзывом часть отпуска заменена денежной компенсацией, работнику за дни отзыва причитаются и заработная плата, и денежная компенсация. Порядок расчета последней аналогичен расчету среднего заработка, сохраняемого за время трудового отпуска.
Денежная компенсация за неиспользованный отпуск в отличие от оплаты отпуска не включается в расчет среднего заработка, сохраняемого за время трудового отпуска, и в других случаях, установленных законодательством, согласно пп. 4.1 и 5.9 приложения к Инструкции № 47.
В следующий раз при определении среднего заработка эту сумму необходимо будет исключить из расчета. По этой причине при замене денежной компенсацией дней, не использованных в связи с отзывом, в лицевом счете работника средний заработок, выплаченный до ухода в отпуск и приходящийся на дни отзыва, следует переклассифицировать. Поэтому в лицевом счете работника сторнируется сумма отпускных, приходящаяся на дни отзыва (либо отражается ее удержание), и начисляется сумма денежной компенсации.
Документ:
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).
