Документы персонифицированного учета (ДПУ) заполняются и представляются плательщиком страховых взносов в орган Фонда социальной защиты населения с использованием электронных и автоматизированных (компьютерных) технологий в электронном виде.
Форматы ДПУ в электронном виде и основные требования к формированию этих ДПУ утверждаются правлением Фонда социальной защиты населения. Такие требования приведены в п. 7 Правил индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования, утвержденных постановлением Совета Министров РБ от 08.07.1997 № 837 (с изменениями и дополнениями) (далее - Правила).
Форма ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении» заполняется и представляется работодателем на основании приказов (распоряжений) о приеме на работу и увольнении с работы по застрахованным лицам, работающим по трудовому договору. Данная норма содержится в п. 9 Правил.
Встречаются случаи заполнения в форме ПУ-2 не даты приема на работу (увольнения), а даты издания приказа, что является грубейшей ошибкой и требует корректировки данных.
Заполняем форму правильно
Рассмотрим подробнее основные требования к заполнению формы ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении»:
-тип формы - проставляется отметка «Х» в поле реквизита, соответствующего одному из 3 типов формы (либо «исходная», либо «корректирующая», либо «отменяющая»);
-учетный номер плательщика - указывается регистрационный номер работодателя, под которым он зарегистрирован в Фонде как плательщик страховых взносов; заполняется учетный номер плательщика страховых взносов, присвоенный органом Фонда;
-наименование - заполняется наименование работодателя. Если работодателем является физическое лицо, указываются его фамилия, имя и отчество;
-кварталы - заполняется только одна клетка, соответствующая отчетному периоду;
-год - заполняется цифрами (каждой клетке соответствует одна цифра);
-фамилия, имя, отчество - сведения заполняются в именительном падеже;
-страховой номер - указывается страховой номер, содержащийся в свидетельстве социального страхования;
-при заполнении показателя «Отношения, регулируемые Трудовым кодексом Республики Беларусь (код)» следует указать код 01, если трудовые отношения основаны на трудовом договоре, и код 02 - если отношения основаны на членстве (участии) в организациях любых организационноправовых форм;
-дата приема на работу - заполняются цифрами день и месяц;
-дата увольнения с работы - заполняются цифрами день и месяц.
Периодичность представления формы - раз в квартал
Форма ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении» (тип формы «исходная») представляется работодателем по всем физическим лицам, принятым на работу по трудовому договору или на основе членства (участия), а также уволенным с работы, один раз в квартал в течение месяца, следующего за отчетным кварталом.
Следовательно, в течение апреля 2010 г. необходимо представить в органы Фонда исходную форму ПУ-2 по принятым на работу (уволенным) в течение I квартала текущего года застрахованным лицам.
Форма ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении» (тип формы «корректирующая») предназначена для изменения ранее представленных сведений, в которых обнаружена ошибка. Форма ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении» (тип формы «корректирующая») полностью заменяет данные за этот период по одному или нескольким застрахованным лицам. В форме правильно заполненные реквизиты повторяются в таком же виде, как они были заполнены в форме ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении», представленной ранее за определенный отчетный период, неправильные - заменяются правильными.
Форма ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении» (тип формы «отменяющая») предназначена для полной отмены ранее представленных сведений за определенный период.
Типы форм «отменяющая» и «корректирующая» представляются при возникновении необходимости.
По застрахованным лицам, принятым и (или) уволенным с работы в текущем квартале и реализующим в этом квартале свое право на назначение пенсии (перерасчет назначенной пенсии, перевод с одного вида пенсии на другой), форма ПУ-2 (тип формы «исходная») представляется в течение 10 дней со дня подачи застрахованным лицом соответствующего заявления работодателю в орган по труду, занятости и социальной защите, в орган Фонда.
Срок представления формы в случае ликвидации организации
В случае снятия с учета в органах Фонда плательщика страховых взносов в связи с его ликвидацией (прекращением деятельности) форма ПУ-2 представляется плательщиком страховых взносов в течение 30 рабочих дней со дня подачи в регистрирующий орган документов, необходимых для начала процедуры ликвидации юридического лица (прекращения деятельности индивидуального предпринимателя) в соответствии с Положением о ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования, утвержденным Декретом Президента РБ от 16.01.2009 № 1 «О государственной регистрации и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования».
Своевременно представляйте сведения в случае увольнения работника в связи с выходом на пенсию
Кадровым службам особое внимание необходимо обратить на своевременность представления формы ПУ-2 в случае увольнения в связи с выходом на пенсию.
По застрахованным лицам, принятым и (или) уволенным с работы в текущем квартале и реализующим в этом квартале свое право на назначение пенсии (перерасчет назначенной пенсии, перевод с одного вида пенсии на другой), форма ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении» (тип формы «исходная») представляется в течение 10 дней (не дожидаясь месяца, следующего за отчетным кварталом) со дня подачи застрахованным лицом заявления работодателю о назначении пенсии (перерасчете назначенной пенсии, переводе с одного вида пенсии на другой) работодателю.
Следовательно, по застрахованным лицам, реализующим в этом квартале свое право на назначение пенсии, форма ПУ-2 представляется в период оформления документов для назначения пенсии. В противном случае нарушается право застрахованного лица на своевременное назначение пенсии. Порядок обращения за назначением пенсии установлен в ст. 75 Закона РБ от 17.04.1992 № 1596-XII «О пенсионном обеспечении». Работающие граждане и члены их семей (в случае потери кормильца) подают заявление о назначении пенсии через работодателя по месту последней работы.
На граждан, выполняющих работы по гражданско-правовым договорам, форма ПУ-2 не заполняется
Правила заполнения формы ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении» установлены Инструкцией по заполнению форм документов персонифицированного учета (утверждена постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 31.12.2009 № 159).
Форма ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении» (тип формы «исходная») представляется работодателем на основании приказов о приеме на работу и увольнении с работы по всем физическим лицам, принятым на работу (по трудовому договору или на основе членства (участия), а также уволенным с работы. За определенный отчетный период по одному застрахованному лицу может быть представлена только одна форма ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении» (тип формы «исходная»).
По застрахованным лицам, принятым на работу и уволенным с работы у данного работодателя (по основному месту работы и по совместительству) и не имеющим перерывов в работе, в форме ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении» (тип формы «исходная») указывается одна дата приема на работу (более ранняя) и одна дата увольнения с работы (более поздняя).
Следовательно, если застрахованное лицо работает по трудовому договору, например, с 7 сентября 2009 г., а также в этой организации работает и по совместительству (например, с 14 декабря 2009 г.), то дата приема в исходной форме ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении» проставляется более ранняя - 07.09.2009. Предположим, что 15 марта 2010 г. застрахованное лицо увольняется с основного места работы, но по совместительству продолжает работать. В этом случае сведения об увольнении данного застрахованного лица работодатель в органы Фонда не представляет.
Если застрахованное лицо трудоустраивается в организацию как внешний совместитель, то сведения о приеме его на работу (в случае увольнения - сведения об увольнении) представляются в обязательном порядке.
Форма ПУ-2 на граждан, выполняющих работы по гражданско-правовым договорам, не представляется.
Особенности заполнения отдельных реквизитов
Необходимо обратить внимание специалистов кадровых служб на следующее. Реквизиты «Дата приема на работу» и «Дата увольнения с работы» в форме ПУ-2 по одному застрахованному лицу за один отчетный период должны рас
полагаться в календарном порядке. В ситуации, когда в течение квартала застрахованное лицо вначале увольняется с работы, а затем снова трудоустраивается в этой же организации, в форме ПУ-2 (тип формы «исходная») записи должны располагаться в календарном порядке: первая запись - дата увольнения, вторая запись в отдельной строке - дата приема.
Пример
Застрахованное лицо - Ясаков В.К., работавший в организации по трудовому договору, - уволился с работы 15 января 2010 г. (I квартал). В I квартале (1 февраля 2010 г.) Ясаков В.К. принят на работу по трудовому договору этим же работодателем. В данном случае исходная форма ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении» заполняется следующим образом:
Рассмотрим заполнение корректирующей формы ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении».
Кадровая служба в исходной форме ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении» по Ясакову В.К. ошибочно указала не дату приема на работу, а дату издания приказа. Фактически Ясаков В.К. принят на работу 02.02.2010 г. Ошибка обнаружена в июне 2010 г. В данном случае необходимо заполнить корректирующую форму ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении», повторив правильные строки и заменив неправильные (01.02) на правильные (02.02). В корректирующей форме указывается отчетный период, за который корректируются сведения (в нашем случае -1 квартал 2010 г.):
За срыв сроков представления документов предусмотрена ответственность
Ответственность плательщиков обязательных страховых взносов за непредставление документов, отчетов и иных материалов установлена ст. 23.16 Кодекса РБ «Об административных правонарушениях».
Непредставление должностным или иным уполномоченным лицом или индивидуальным предпринимателем в установленные сроки документов, отчетов, сведений или иных материалов, подлежащих представлению по законодательству Республики Беларусь, либо представление таких документов, отчетов, сведений или иных материалов, содержащих заведомо недостоверные сведения, влекут наложение штрафа в размере от 4 до 20 базовых величин.
