Памятка кадровика. Заполняем и представляем форму ПУ-1 «Анкета застрахованного лица"

Порядок заполнения и сроки представления в органы Фонда социальной защиты населения (далее – ФСЗН) документов персонифицированного учета регламентируются:

– Инструкцией по заполнению форм документов персонифицированного учета, утвержденной  постановлением Минсоцзащиты РБ от 27.09.2000 № 16
(с изменениями и дополнениями);

– Правилами индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования, утвержденными  постановлением Совета Министров РБ от 08.07.1997 № 837  (с изменениями и дополнениями, далее – Правила).

Документы персонифицированного учета (ДПУ) заполняются и представляются плательщи­ком страховых взносов в орган Фонда социальной защиты населения с использованием электронных и автоматизированных (компьютерных) технологий в электронном виде. Форматы ДПУ в электронном виде и основные требования к формированию этих ДПУ утверждаются правлением Фонда соци­альной защиты населения.

Категории плательщиков

Плательщики страховых взносов подразделены на 2 категории: со среднесписочной численностью работников до 10 человек и со среднесписочной численностью работников свыше 10 человек - с целью представления ДПУ в электронном форма­те, заверенных электронной цифровой подписью.

Формат представления ДПУ

Плательщики страховых взносов со сред­несписочной численностью работников до 10 человек могут представлять ДПУ в электрон­ном формате. К ДПУ, представляемым в элек­тронном формате, прилагаются документы на бумажных носителях, заверенные подписью и печатью плательщика страховых взносов. Форма ПУ-1 подписывается застрахованным лицом и заверяется подписью и печатью плательщика страховых взносов. Такой порядок установлен Правилами.

Плательщики страховых взносов со сред­несписочной численностью работников свыше 10 человек представляют ДПУ в виде электронных документов, заверенных электронной цифровой подписью, которые должны соответствовать требо­ваниям, установленным Законом РБ от 10.01.2000 «Об электронном документе».

Следовательно, если среднесписочная числен­ность работников на предприятии 10 и более че­ловек, органы ФСЗН вправе потребовать от пла­тельщика страховых взносов представления доку­ментов персонифицированного учета, заверенных только электронной цифровой подписью.

Данное новшество не лишает возможности плательщиков страховых взносов со среднеспи­сочной численностью работников до 10 человек использовать электронную цифровую подпись.

В г. Минске плательщики, имеющие сертифи­кат для подписания документов персонифициро­ванного учета электронной цифровой подписью, могут передавать ДПУ по каналам связи без посе­щения районного отдела ФСЗН. Для этого создан корпоративный портал ФСЗН.

Производим регистрацию правильно

В системе персонифицированного учета реги­стрируются работающие граждане с 14 лет и стар­ше. Это объясняется следующим.

Заключение трудового договора допускается с лицами, достигшими 16 лет (ст. 21 Трудового ко­декса РБ). С письменного согласия одного из роди­телей (усыновителя, попечителя) трудовой договор может быть заключен с лицом, достигшим 14 лет, для выполнения легкого труда, не причиняющего вреда здоровью и не нарушающего процесса обу­чения.

Плательщики страховых взносов имеют право требовать от застрахованного лица при приеме его на работу предъявления свиде­тельства социального страхования, а в случае его отсутствия - представления сведений, не­обходимых для регистрации застрахованного лица в органах, осуществляющих персонифи­цированный учет. Такая норма присутствует в ст. 10 Закона РБ от 06.01.1999 № 230-З «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного социального страхования».

Регистрация не производится на основании свидетельства о рождении.

Что такое форма ПУ-1?

Форма ПУ-1 «Анкета застрахованного лица» используется при проведении процедур регистра­ции застрахованного лица в органе ФСЗН, вне­сении изменений в индивидуальный лицевой счет застрахованного лица при изменении анкетных данных, выдачи дубликата страхового свидетель­ства государственного социального страхования (далее - ССС) взамен утерянного или пришедшего в негодность.

Форма ПУ-1 имеет 3 типа: «регистрация», «изменение анкетных данных» и «восстановление свидетельства социального страхования». Она за­полняется и представляется плательщиком страхо­вых взносов, застрахованным лицом в соответст­вии с данными, содержащимися в паспорте граж­данина Республики Беларусь, виде на жительство в Республике Беларусь или удостоверении бежен­ца (далее - документ, удостоверяющий личность) (п. 8 Правил).

Для всех типов формы ПУ-1 реквизит «Граж­данство» обязателен к заполнению.

Тип формы - «регистрация»

Тип формы «регистрация» заполняется по физическим лицам, не имеющим ССС. Для граж­дан Республики Беларусь в обязательном порядке заполняются следующие реквизиты: «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Гражданство», «Идентифика­ционный номер». Для иностранных граждан и лиц без гражданства заполнять нужно все реквизиты.

Форма ПУ-1 (тип формы - «регистрация») представляется в орган ФСЗН в течение 5 рабочих дней со дня принятия на работу гражданина, не имеющего ССС.

По гражданам, осужденным к ограничению свободы, форма ПУ-1 представляется работо­дателем в течение 5 рабочих дней после полу­чения ими паспорта гражданина Республики Беларусь. Паспорт восстанавливается МВД и выдается лицам, осужденным к ограничению свободы, для предъявления в кадровые службы организаций, обеспечивающих их трудом, для регистрации.

По осужденным к лишению свободы, а также лицам, содержащимся в лечебно-трудовом профи­лактории, форма ПУ-1 представляется исправи­тельными учреждениями уголовно-исполнитель­ной системы и лечебно-трудовыми профилакто­риями МВД РБ.

На неработающих инвалидов, не достигших воз­раста, установленного ст. 11 Закона РБ от 17.04. 1992 № 1596-XII «О пенсионном обеспечении», полу­чающих ежемесячную страховую выплату, установленную для застрахованных лиц законодатель­ством об обязательном страховании от несчаст­ных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, и не имеющих свидетельства социального страхования, форма ПУ-1 заполняется и представляет­ся представительствами (филиалами) Белорусского республиканского унитарного страхового пред­приятия «Белгосстрах».

Если после представления работодателем формы ПУ-1 (тип формы - «регистрация») на кон­кретное лицо получен «Отказ» из органов ФСЗН, значит, ССС этим лицом уже получено, о чем име­ется отметка в индивидуальном лицевом счете за­страхованного лица.

При заполнении типов формы «изменение анкетных данных» и «восстановление свидетельст­ва социального страхования» в обязательном по­рядке заполняется раздел «Сведения, указанные в ранее выданном свидетельстве социального стра­хования». Приведем образцы заполнения формы ПУ-1 (тип формы - «изменение анкетных данных» и «восстановление свидетельства социального страхования»).

При замене паспорта необходимо представ­лять форму ПУ-1 (тип формы - «изменение ан­кетных данных»).

Тип формы - «изменение анкетных данных»

Если при утере свидетельства оно не было восстановлено своевременно, а у застрахован­ного лица в этот период изменились данные, указанные в ССС (фамилия, имя, отчество, пол, дата рождения), следует представить форму ПУ-1 (тип формы - «изменение анкетных данных»). В этом случае обязательными к заполнению яв­ляются следующие реквизиты: «Сведения, указан­ные в ранее выданном свидетельстве социального страхования», «Гражданство», «Данные докумен­та, удостоверяющего личность: серия_________________________________________ но­мер     », «Дата выдачи», «Идентификацион­ный номер» (в случае замены паспорта старого образца новым), «Наименование государствен­ного органа, выдавшего документ, удостоверяю­щий личность» (при изменении этого реквизита), а также строки, в которых произошли изменения анкетных данных (фамилия, имя, отчество, пол, дата рождения).

Тип формы - «восстановление свидетельства социального страхования»

Если данные не изменились, а ССС утеряно, заполняется форма ПУ-1 (тип формы - «восста­новление свидетельства социального страхова­ния»), в которой указываются только «Сведения, указанные в ранее выданном свидетельстве соци­ального страхования».

Анкетные данные изменились: действия застрахованного лица

В случае, когда ССС утеряно, но в связи с за­меной паспорта изменились данные, не являю­щиеся реквизитами ССС, отдельно представляет­ся форма ПУ-1 (типы формы - «изменение ан­кетных данных» и «восстановление свидетельства социального страхования»).

При изменении анкетных данных застрахо­ванное лицо, работающее по трудовому, граж­данско-правовому договору или на основе членства (участия), обязано в течение месяца со дня получения паспорта, подтверждающего факт изменения анкетных данных, обратиться к работодателю и заполнить форму ПУ-1 (тип формы - «изменение анкетных данных»).

Рабо­тодатель на основании предъявленного паспор­та, подтверждающего факт изменения анкетных данных, проверяет правильность заполнения формы, заверяет ее и передает в течение 5 ра­бочих дней в орган ФСЗН по месту постанов­ки на учет в качестве плательщика страховых взносов.

При изменении анкетных данных неработаю­щий инвалид, получающий ежемесячную страхо­вую выплату, в течение месяца со дня получения паспорта, подтверждающего факт изменения анкетных данных, обязан обратиться в предста­вительство Белгосстраха по месту жительства и заполнить форму ПУ-1 (тип формы - «изменение анкетных данных»).

Представительство Белгосстраха на основании предъявленного паспорта про­веряет правильность заполнения формы, заверя­ет ее и передает в течение 5 рабочих дней в орган ФСЗН по месту постановки на учет в качестве плательщика страховых взносов.

Застрахованное лицо, временно не работаю­щее и не ставшее на учет в качестве плательщика страховых взносов, может в течение месяца со дня получения документа, удостоверяющего лич­ность, подтверждающего факт изменения анкет­ных данных, представить в орган Фонда по месту жительства форму ПУ-1 (тип формы - «измене­ние анкетных данных»).

В отдельных случаях выдается дубликат свидетельства социального страхования

В случае утраты свидетельства социального страхования, его негодности и в других анало­гичных случаях выдается дубликат свидетельства социального страхования.

Застрахованное лицо, работающее по тру­довому, гражданско-правовому договору или на основе членства (участия), обязано обратиться к работодателю и заполнить форму ПУ-1 (тип фор­мы - «восстановление свидетельства социального страхования»). Работодатель проверяет правиль­ность заполнения формы, заверяет ее и в течение 5 рабочих дней передает в орган Фонда по месту постановки на учет в качестве плательщика стра­ховых взносов.

ежеме­сячную страховую выплату, обязан обратиться в представительство Белгосстраха по месту жи­тельства и заполнить форму ПУ-1 (тип формы - «восстановление свидетельства социального страхования»). Представительство Белгосстраха проверяет правильность заполнения формы, за­веряет ее и передает в течение 5 рабочих дней в орган ФСЗН по месту постановки на учет в каче­стве плательщика страховых взносов.

Застрахованное лицо, временно не работаю­щее и не ставшее на учет в качестве плательщика страховых взносов, может представить в орган ФСЗН по месту жительства форму ПУ-1 (тип формы - «восстановление свидетельства соци­ального страхования») для получения нового сви­детельства социального страхования.

Свидетельство социального страхования подтверждает факт регистрации застрахованного лица в органах ФСЗН

Форма ПУ-1 (тип формы - «изменение ан­кетных данных») представляется в орган ФСЗН в течение 5 рабочих дней со дня предъявления застрахованным лицом документа, свидетельст­вующего об изменении анкетных данных; форма ПУ-1 (тип формы - «восстановление свидетельст­ва социального страхования») - в течение 5 рабо­чих дней со дня обращения застрахованного лица с просьбой о восстановлении ССС.

Свидетельство социального страхования вы­дается органом ФСЗН на основании представ­ленной формы ПУ-1.

Выдача свидетельства социального страхова­ния является подтверждением факта регистрации застрахованного лица в органах ФСЗН.

Свидетельство социального страхования вы­дается :

-работающему гражданину - через работодате­ля или представительство (филиал) Белгосстраха;

-физическому лицу, самостоятельно уплачи­вающему страховые взносы, - в органе ФСЗН по месту постановки на учет в качестве плательщика страховых взносов;

-застрахованному лицу, зарегистрированно­му в ФСЗН, временно не работающему и не став­шему на учет в качестве плательщика страховых взносов, - в органе ФСЗН по месту жительства;

- в случаях:

1. регистрации застрахованного лица в ФСЗН;

2. внесения в индивидуальный лицевой счет из­менения анкетных данных, повлекших изменение сведений, содержащихся в свидетельстве соци­ального страхования. При этом ранее выданное застрахованному лицу свидетельство социально­го страхования подлежит возврату в орган ФСЗН и уничтожению в порядке и сроки, установлен­ные ФСЗН;

3. утери свидетельства социального страхова­ния, его непригодности;

4. в других аналогичных случаях.

Свидетельство социального страхования хра­нится у застрахованного лица и действительно при предъявлении документа, удостоверяющего личность.

На основании формы ПУ-1 (тип формы - «восстановление свидетельства социального страхования») органом ФСЗН выдается новое свидетельство социального страхования.

Свидетельство социального страхования вы­дается органом Фонда в течение месяца со дня приема формы ПУ-1.

Застрахованное лицо имеет право контролировать информацию, содержащуюся в его индивидуальном лицевом счете

Застрахованное лицо имеет право получать в органах, осуществляющих персонифицирован­ный учет, информацию, содержащуюся в его ин­дивидуальном лицевом счете (ст. 9 Закона РБ от 06.01.1999 № 230-З «Об индивидуальном (пер­сонифицированном) учете в системе государст­венного социального страхования» (с изменения­ми и дополнениями).

Для этого необходимо обра­титься в органы ФСЗН, предъявить свидетельство социального страхования, паспорт, заполнить заявление установленного образца. Застрахо­ванное лицо получит сведения из своего индиви­дуального лицевого счета за период с 1 января 2003 г. и сможет проконтролировать достовер­ность представленных работодателями данных о стаже и заработке, которые будут использованы при реализации права на пенсию.