Памятка кадровика. Заполняем листок временной нетрудоспособности

Листок временной нетрудоспособности - так называемый больничный лист - по своей сути выполняет двойную функцию: он является документом, подтверждающим временное осво­бождение от работы по причине нетрудоспособ­ности, и основанием для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, т.е. финансовым доку­ментом, подтверждающим обоснованность рас­ходования средств обязательного социального страхования.

Как правило, приемом, учетом и заполнением листков нетрудоспособности в организациях за­нимается кадровая служба или работник, ведущий учет личного состава. Именно поэтому данным со­трудникам очень важно знать и уметь правильно вести учет и оформление этого социально значи­мого документа.

Обеспечение пособиями по временной нетрудоспособности и по беременности и родам

В целях обеспечения выплаты государствен­ных пособий семьям, воспитывающим детей, и по­собий по временной нетрудоспособности в счет обязательных страховых взносов на государствен­ное социальное страхование плательщик обяза­тельных страховых взносов (далее - плательщик) в Фонд социальной защиты населения Минтруда и соцзащиты РБ (далее - ФСЗН) руководствуется:

- Положением о порядке обеспечения посо­биями по временной нетрудоспособности и по бе­ременности и родам, утвержденным постановле­нием Совета Министров РБ от 30.09.1997 № 1290 (с изменениями и дополнениями) (далее - Положе­ние № 1290);

постановлением Минтруда РБ от 10.04.2000 № 47 «Об утверждении условий и порядка исчис­ления среднего заработка, сохраняемого за время трудового (основного и дополнительного) и соци­ального (в связи с обучением) отпусков, выплаты денежной компенсации за неиспользованный тру­довой отпуск и в других случаях, предусмотренных законодательством, а также перечня выплат, учи­тываемых при исчислении среднего заработка» (в редакции постановления Минтруда и соцзащи­ты РБ от 27.03.2006 № 37);

Положением о комиссии по назначению го­сударственных пособий семьям, воспитывающим детей, и пособий по временной нетрудоспособно­сти, утвержденным постановлением Совета Мини­стров РБ от 06.12.2006 № 1624 (с изменениями и дополнениями) (далее - Положение № 1624).

Комиссия по назначению государственных пособий

Комиссия по назначению государственных по­собий семьям, воспитывающим детей, и пособий по временной нетрудоспособности (далее - ко­миссия) создается плательщиком с численностью работников более 15 человек. Комиссию вы може­те создавать в обособленном подразделении (фи­лиале, представительстве, другом обособленном подразделении) или структурном подразделении (цехе, отделе, участке, факультете, другом струк­турном подразделении) плательщика с численно­стью работников более 100 человек. Если числен­ность работников плательщика составляет менее 15 человек, выполнение функций комиссии при­казом (распоряжением) плательщика возлагается на одного из работников.

Функции комиссии

Комиссия по назначению государственных по­собий осуществляет следующие функции:

назначает государственные пособия семь­ям, воспитывающим детей, и надбавки к ним;

принимает решение о назначении пособия по временной нетрудоспособности в связи с трав­мой (кроме пособия по временной нетрудоспо­собности в связи с несчастным случаем на про­изводстве и профессиональным заболеванием), а также в случаях, предусмотренных пп. 17, 18, 29, 50 Положения № 1290;

устанавливает дату, время, место и фактиче­ские обстоятельства получения травмы для приня­тия решения о назначении пособия по временной нетрудоспособности. Для установления даты, вре­мени, места и фактических обстоятельств получе­ния травмы комиссией используются письменные или устные объяснения пострадавшего, показания свидетелей и сведения, запрашиваемые у компе­тентных органов;

устанавливает факт нарушения больным ре­жима, установленного врачом, кроме случаев, на­ходящихся в компетенции врача;

оказывает содействие в истребовании до­кументов, необходимых для принятия решения о назначении государственных пособий семьям, воспитывающим детей;

проверяет (в необходимых случаях) обосно­ванность выдачи документов для назначения го­сударственных пособий семьям, воспитывающим детей, и пособий по временной нетрудоспособ­ности ;

принимает решения об отказе в назначе­нии государственных пособий семьям, воспи­тывающим детей, надбавок к ним и пособий по временной нетрудоспособности в присутствии заинтересованного лица (с согласия заинтересованного лица решение об отказе в назначе­нии пособия может быть принято в его отсут­ствие);

информирует (в пределах компетенции) ра­ботников плательщика по вопросам, относящимся к законодательному регулированию назначения и выплаты государственных пособий семьям, воспи­тывающим детей, и пособий по временной нетрудо­способности.

Состав комиссии

Комиссия создается из числа представителей плательщика, профсоюзов и других представи­тельных органов работников на основании прика­за (распоряжения) плательщика. В состав комиссии должно входить не менее 3 человек, включая председателя. Как правило, в со­став комиссии входит работник кадровой службы.

Состав комиссии утверждается приказом (рас­поряжением) плательщика. Плательщик обязан обеспечить комиссию не­обходимыми нормативными правовыми актами и справочно-методической литературой.

Обеспечение работы комиссии осуществляет­ся за счет средств плательщика. Контроль за ра­ботой комиссии производится территориальным органом ФСЗН, ФСЗН и другими компетентными органами.

Работа комиссии

Комиссия проводит заседания по мере необ­ходимости. Руководство комиссией и организация ее работы осуществляются председателем комис­сии. Заседание комиссии считается правомочным при наличии большинства ее членов. Решение комиссии принимается простым большинством голосов членов комиссии, участ­вующих в ее заседании.

Заявления о назначении государственных по­собий семьям, воспитывающим детей, рассмат­риваются комиссией в 10-дневный срок со дня поступления заявления со всеми необходимыми документами. Решение комиссии о назначении го­сударственных пособий семьям, воспитывающим детей, оформляется протоколом заседания комис­сии по форме согласно приложению 1 к Положе­нию № 1624.

На основании решений о назначении госу­дарственных пособий семьям, воспитывающим детей, заявлений о назначении указанных по­собий, всех представленных документов комис­сией формируются личные дела получателей государственных пособий, которые передаются в бухгалтерию (бухгалтеру) плательщика для вы­платы пособий.

На основании решения комиссии о назначе­нии пособий по временной нетрудоспособности на оборотной стороне листка нетрудоспособно­сти заполняется строка «Решение комиссии о на­значении пособия, № протокола, дата».

Решение комиссии о назначении пособий по временной нетрудоспособности оформляется протоколом заседания комиссии по форме прило­жения 2 к Положению № 1624.

Протоколы заседаний комиссии о назначении пособий по временной нетрудоспособности и листки нетрудоспособности, представленные для назначения этих пособий, передаются в бухгалте­рию (бухгалтеру) плательщика для выплаты посо­бий. Как оплаченные, так и не подлежащие оплате листки нетрудоспособности хранятся отдельно от других бухгалтерских документов в течение 3 лет. По истечении указанного срока они уничтожаются по акту путем сжигания.

Заполнение листков нетрудоспособности

Как мы уже говорили, основанием для назначе­ния пособий по временной нетрудоспособности, а также по беременности и родам служит листок нетрудоспособности, выданный и оформленный в соответствии с Инструкцией о порядке выдачи листков нетрудоспособности и справок о времен­ной нетрудоспособности и Инструкцией по запол­нению листков нетрудоспособности и справок о временной нетрудоспособности, утвержденными постановлением Минздрава и Минтруда и соцза­щиты РБ от 09.07.2002 № 52/97.

Лицевая сторона бланка листка нетрудоспо­собности заполняется организацией здравоохра­нения, а оборотная - кадровой службой и бух­галтерией страхователя. По окончании случая временной нетрудоспособности или бланка лист­ка нетрудоспособности закрытый листок не­трудоспособности представляется работником страхователю для назначения пособия по времен­ной нетрудоспособности, беременности и родам.

Листок нетрудоспособности представляется ра­ботником для назначения пособия по временной нетрудоспособности страхователю в день выхода на работу после окончания случая временной не­трудоспособности либо окончания бланка листка нетрудоспособности.

Прием листков нетрудоспособности, как пра­вило, осуществляет табельщик или другой работ­ник, в обязанности которого это входит (к приме­ру, сотрудник кадровой службы). Каждый листок нетрудоспособности независимо от того, имеются особенности или нет, подписывается работником отдела кадров или работником, ведущим учет лич­ного состава, и передается в комиссию для назна­чения и выплаты пособия.

Ответственному работнику отдела кадров или работнику, ведущему учет личного состава, целесообразно вести регистрацию принятых лист­ков временной нетрудоспособности и переда­вать их в комиссию под роспись председателя комиссии.

Внимание! Нарушения в оформлении и (или) заполнении листков нетрудоспособности

Нарушениями в оформлении и (или) заполне­нии листков нетрудоспособности являются:

отсутствие требуемых печатей или подписей врачей;

незаполнение врачом всех строк и (или) граф;

отсутствие кодов;

неоговоренные исправления;

нечеткие печати и др.

Листки нетрудоспособности, неправильно оформленные и (или) заполненные, не должны приниматься страхователем от работника для назначения ему пособия по временной нетрудоспо­собности. Суммы пособий, выплаченные страхо­вателями по неправильно оформленным и (или) заполненным листкам нетрудоспособности, не принимаются к зачету в счет начисленных страхо­вых взносов в ФСЗН и относятся за счет нани­мателя.

Листки нетрудоспособности при наличии на­рушений в оформлении возвращаются работни­кам. Впоследствии они должны быть возвращены в организацию здравоохранения по месту выдачи для дооформления. При необходимости возврат (пересылка) этих листков нетрудоспособности производится за счет организации здравоохране­ния (виновного).

Оборотная сторона листка нетрудоспособности

Оборотная сторона листка подразделяется на 3 части.

Первая часть содержит следующие строки: «Цех, отдел предприятия», «Профессия нетрудо­способного», «Табельный номер», «К работе при­ступил», «Выходные дни за период нетрудоспособ­ности», «Подпись мастера или начальника цеха (отдела)», «Особые отметки» и «Подпись ответст­венного лица», «Решение комиссии о назначении пособия, № протокола, дата». Все строки первой части, кроме строк «Особые отметки» и «Решение комиссии о назначении пособия, № протокола, дата», заполняются руководителем структурного подразделения либо другим назначенным лицом, где работает получатель пособия.

В строке «Выходные дни за период нетрудо­способности» арабскими цифрами простав­ляются числа, на которые приходятся выходные дни по графику работы работника (как обще­установленные дни отдыха, так и дни отдыха согласно индивидуальному графику). Данные, внесенные в указанные строки, заверяются под­писью начальника цеха (отдела) или табельщика, которые передают листки нетрудоспособности в отдел кадров или лицу, ведущему учет личного состава.

Строка «Особые отметки» заполняется сотруд­ником отдела кадров или работником, ведущим учет личного состава, с учетом п. 28 Положе­ния № 1290.

Во второй части «Справка о заработной плате» содержатся строки: «Месяцы, взятые для исчисле­
ния пособия (прописью)», «Количество рабочих дней (часов)», «Сумма фактического заработка (руб.)», «Среднедневной (среднечасовой) факти­ческий заработок (руб.)», «Всего:».

Третья часть «Причитается пособие» содер­жит строки, в которых отражаются сведения, не­обходимые для исчисления пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и родам: «Месяцы, количество дней (часов) нетрудоспо­собности», «Сумма начисленного пособия (руб.)», «Рассчитанная максимальная сумма пособия (руб.)», «Сумма пособия к выплате (руб.)», «Сум­ма к выплате прописью», «Включена в платежную ведомость за__________ месяц», «Подпись главного (старшего) бухгалтера».

Строки второй части «Справка о заработной плате» и третьей части «Причитается пособие» за­полняются бухгалтерией.

Сведения о расчете среднедневного(среднеча­сового) заработка, содержащиеся во второй части, и сведения о расчете пособия по временной не­трудоспособности или по беременности и родам, содержащиеся в третьей части, заверяются под­писью главного (старшего) бухгалтера.

В строке «Сумма к выплате» разборчиво про­писью указывается сумма пособия, которая долж­на быть выплачена застрахованному лицу. В строке «Включена в платежную ведомость за____________месяц» прописью вписывается название месяца, в платежную ведомость за который включена сумма пособия.

Если пособие назначает комиссия

В случае назначения пособия по временной нетрудоспособности комиссией по назначению пособий строка «Решение комиссии о назначении пособия, № протокола, дата» заполняется секре­тарем комиссии. При этом в строку вносится сле­дующее решение комиссии: «Назначить (отказать в назначении) пособие(я) в соответствии с пунктом (следует указать соответствующий номер пункта) Положения», затем указываются количество дней, за которые оно должно быть выплачено, размер пособия, номер протокола и дата заседания комис­сии. Листки нетрудоспособности, не подлежащие оплате, перечеркиваются председателем комиссии по назначению пособий крест-накрест.