У юридического лица есть обособленные структурные подразделения (далее – СП). Генеральный директор издает приказ о переводе экономиста из одного СП в другое.
Правильно ли будет передать специалисту по кадрам одного СП по акту специалисту по кадрам другого СП документы работника (трудовую книжку, личное дело и личную карточку)? Какую запись следует сделать в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним и журнале учета личных дел работников?
Документ: Гражданский кодекс Республики Беларусь (далее – ГК).
Ситуация, указанная в вопросе, прямо не регулируется действующими правовыми нормами.
Наниматель – юридическое или физическое лицо, которому законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора с работником (абз. 6 части первой ст. 1 ТК).
Обособленными СП юридического лица являются представительства и филиалы.
Представительством является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, осуществляющее защиту и представительство интересов юридического лица, совершающее от его имени сделки и иные юридические действия (часть первая ст. 51 ГК).
Филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все или часть его функций, в т.ч. функции представительства (часть вторая ст. 51 ГК).
Представительства и филиалы не являются юридическими лицами. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений (часть третья ст. 51 ГК).
Нанимателем всех работников организации, в т.ч. работников обособленных структурных подразделений, является юридическое лицо.
Трудовые книжки заполняются нанимателем на всех работников, работающих свыше 5 дней, в т.ч. поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной (часть вторая ст. 50 ТК). Порядок заполнения, выдачи трудовых книжек (вкладышей к ним), дубликатов трудовых книжек, расчетов за трудовые книжки (вкладыши к ним), их учет и порядок хранения нанимателем определяет республиканский орган государственного управления, проводящий государственную политику в области труда (ст. 50 ТК).
Документ: Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (далее – Инструкция № 40).
Инструкция № 40 определяет порядок:
–ведения трудовых книжек, в т.ч. их заполнения;
– выдачи трудовых книжек (вкладышей к ним), дубликатов трудовых книжек;
– расчетов за трудовые книжки (вкладыши к ним);
– учета и хранения трудовых книжек нанимателем.
При поступлении работника на работу трудовая книжка передается на хранение нанимателю (п. 79 Инструкции № 40). Наниматель или уполномоченное должностное лицо нанимателя, оформляющие прием и увольнение работников, ведут книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Книгу учета ведут кадровая служба или другое СП, должностное лицо. В книге учета регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю и выданные работникам, поступающим на работу впервые, а также дубликаты трудовых книжек (вкладыши к ним). При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в книге учета, где указывает дату получения. В случае пересылки трудовой книжки по почте в книге учета должностное лицо проставляет соответствующую отметку.
Порядок осуществления кадровой работы и организации учета определяет наниматель в зависимости от специфики работы, структуры и текущей потребности. Как правило, кадровая работа и учет осуществляются централизованно одной службой, расположенной по одному адресу. Однако законодательством не запрещена децентрализованная организация нанимателем кадровой работы: наличие основной кадровой службы юридического лица и кадровых работников в обособленных СП, осуществляющих полный объем кадровой работы вне места нахождения юридического лица.
Порядок передачи документов кадрового учета, в т.ч. трудовых книжек переведенных работников, их личных дел, личных карточек и т.п., из кадровой службы юридического лица кадровым работникам обособленных СП, расположенных вне места нахождения юридического лица, определяет наниматель. Для этих целей могут быть разработаны локальные нормативные правовые акты (инструкции, положения), утверждены формы документов, сопутствующие передаче кадровой документации.
По мнению автора, передача кадровой документации переведенного работника в обособленное СП может оформляться актом приема-передачи документов. В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним целесообразно сделать ссылку о передаче документа по акту (дата, номер) в обособленное СП и поставить подпись должностного лица, которому передается трудовая книжка для последующей регистрации в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним обособленного СП, ведущего кадровый учет.
Ольга Гасюкевич, юрист
