Заканчивается 2012 г., а это значит, что нанимателям необходимо организовать работу по составлению графика отпусков на следующий календарный год. Целесообразно данную работу запланировать заранее, не дожидаясь наступления нового года.
В целях оказания методологической поддержки нашим читателям при решении этих вопросов в редакции журнала «Я – специалист по кадрам» прошла «Прямая линия» с участием консультанта юридического управления Минтруда и соцзащиты РБ Рахубо Татьяны Валерьевны.
В предложенных ответах специалисты, ответственные за подготовку к отпускной кампании,
смогут найти необходимую и полезную информацию
Что такое график отпусков и чем он регулируется?
Отпуска за второй и последующие рабочие годы предоставляются в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления трудовых отпусков, т.е. графиком отпусков (ст. 167 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)).
Очередность предоставления трудовых отпусков устанавливают в графике трудовых отпусков, утверждаемом нанимателем по согласованию с профсоюзом, либо нанимателем по согласованию с работником в случае отсутствия профсоюза.
График трудовых отпусков составляют на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом, и доводят до сведения всех работников.
Допускается иной срок составления графика отпусков, если это предусмотрено коллективным договором, соглашением либо согласовано нанимателем с профсоюзом.
Согласование с профсоюзом графика отпусков обязательно при условии его наличия в организации. Без согласования с профсоюзом график трудовых отпусков будет являться недействительным.
Таким образом, под графиком отпусков следует понимать локальный нормативный правовой акт, утверждаемый нанимателем по согласованию с профсоюзом, либо нанимателем по согласованию с работником в случае отсутствия профсоюза, и регулирующий очередность предоставления трудовых отпусков работникам.
Какие требования установлены в законодательстве к форме и содержанию графика отпусков?
Законодательством не установлены требования к содержанию графика трудовых отпусков
(ст. 168 ТК).
(ст. 168 ТК).
Вместе с тем в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (далее – УСОРД) включена унифицированная форма графика отпусков (приказ директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25).
Требований об отражении в графике отпусков даты начала и окончания трудового отпуска законодательство не содержит.
В графике отпусков могут быть указаны только месяцы предоставления трудовых отпусков. В этом случае необходима дополнительная договоренность между работником и нанимателем о конкретной дате начала трудового отпуска.
Согласованный день фиксируют в приказе, записке об отпуске.
Месяц и дата отпуска, определенные нанимателем по согласованию с работником, обязательны для них и могут быть изменены только по соглашению между ними.
Обязан ли наниматель знакомить работников с графиком отпусков и в какой форме?
В унифицированной форме графика отпусков графа для проставления отметки об ознакомлении работников с графиком не предусмотрена.
Поскольку в нормативных правовых актах РБ отсутствует норма, прямо определяющая необходимость ознакомления работников с утвержденным графиком отпусков под роспись, то способы доведения графика до сведения работников могут быть самыми различными. На практике обычно используют один из 2 вариантов ознакомления работников с графиком отпусков:
1) размещение графика отпусков в общедоступном для работников месте (информационной доске и т.д.);
2) ознакомление с графиком отпусков каждого работника под роспись.
Наиболее приемлемым и целесообразным является ознакомление работников с утвержденным графиком отпусков именно под роспись. Такое ознакомление может быть оформлено соответствующей отметкой по форме, аналогичной отметке об ознакомлении работника с приказом о предоставлении отпуска.
При необходимости можно включить в форму графика отпусков дополнительную графу «Отметка работника об ознакомлении с графиком», в которой будут проставляться собственноручная подпись ознакомленного работника и дата ознакомления.
Кроме того, к графику отпусков возможно приложение в виде листа ознакомления работников.
Какое количество экземпляров графика отпусков необходимо составлять?
Как правило, в организации составляется один график отпусков на всех работников.
После его утверждения нанимателем и согласования с профсоюзом (при наличии) копии графика отпусков должны храниться в отделе кадров, бухгалтерии, профкоме, обособленных структурных подразделениях (при необходимости) для использования в работе.
Какие требования установлены законодательством при составлении графика отпусков?
При составлении графика отпусков наниматель обязан учитывать желание отдельных категорий работников, которые на основании части четвертой ст. 168 ТК имеют право на предоставление трудового отпуска в определенное время или периоды.
Так, по желанию работника наниматель обязан запланировать трудовой отпуск:
– в летнее или другое удобное время:
лицам моложе 18 лет;
ветеранам Великой Отечественной войны и ветеранам боевых действий на территории других государств;
женщинам, имеющим 2 и более детей в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;
работникам, заболевшим и перенесшим лучевую болезнь, вызванную последствиями катастрофы на Чернобыльской АЭС, других радиационных аварий;
работникам, являющимся инвалидами, в отношении которых установлена причинная связь увечья или заболевания, приведших к инвалидности, с катастрофой на Чернобыльской АЭС;
участникам ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС;
работникам, эвакуированным, отселенным, самостоятельно выехавшим с территории радиоактивного загрязнения из зоны эвакуации (отчуждения), зоны первоочередного отселения и зоны последующего отселения, за исключением прибывших в указанные зоны после 1 января 1990 года;
донорам, которым выданы знаки «Почетный донор Республики Беларусь», «Почетный донор СССР», «Почетный донор общества Красного Креста БССР»;
в других случаях, предусмотренных коллективным или трудовым договором;
– в определенный период:
работникам, обучающимся в вечерних школах и учреждениях, обеспечивающих получение профессионально-технического, среднего специального, высшего и послевузовского образования, в вечерней и заочной формах получения образования, – перед или в период прохождения текущей и итоговой аттестации, сдачи кандидатских экзаменов, а также во время каникул в учреждении образования;
работникам, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам, – в период этого отпуска;
работающим по совместительству – одновременно с трудовым отпуском по основной работе;
учителям (преподавателям) общеобразовательных учреждений и учреждений, обеспечивающих получение профессионально-технического, среднего специального, высшего и послевузовского образования, специальных учебно-воспитательных учреждений, специальных учреждений образования, специализированных учреждений производственного обучения – в летнее время;
женщинам перед отпуском по беременности и родам или после него;
работающим женам (мужьям) военнослужащих – одновременно с отпуском их мужей (жен).
Что еще необходимо учитывать при составлении графика отпусков?
При составлении графика отпусков следует также учитывать положения коллективного договора (при его наличии в организации) и условия трудового договора (контракта), поскольку в них могут содержаться условия (обстоятельства), когда работнику предоставляется трудовой отпуск по его желанию в летнее либо любое другое удобное время.
Например, в коллективном договоре может быть предусмотрено положение о предоставлении трудового отпуска в летнее время одиноким матерям, воспитывающим ребенка в возрасте до 14 лет.
На что следует обратить внимание специалисту по кадрам при формировании графика отпусков?
После подачи в отдел кадров руководителями структурных подразделений предложений о запланированных их работниками отпусках в установленный нанимателем срок (например, не позднее 15 декабря) дальнейший их анализ осуществляет специалист кадровой службы.
В первую очередь специалист по кадрам рассматривает предложения о месяце (дате) трудового отпуска с учетом рабочего года конкретного работника.
Данная необходимость обусловлена требованием, установленным в части первой ст. 170 ТК: трудовой отпуск предоставляется работнику в течение рабочего года (ежегодно).
Рабочий год – это промежуток времени, равный по продолжительности календарному году, но исчисляемый для каждого работника со дня приема на работу (ст. 163 ТК).
С учетом того что в законодательстве о труде предусмотрено 2 случая, когда часть трудового отпуска работника может быть перенесена на следующий рабочий год (часть четвертая ст. 170 ТК и часть третья ст. 174 ТК), составляя график отпусков, кадровая служба должна проверить наличие у работников неиспользованных частей трудовых отпусков (например, сверив информацию в личной карточке) и включить их в график отпусков, присоединив к отпуску за следующий рабочий год либо отдельной частью.
При составлении графика отпусков следует также помнить еще об одном важном обстоятельстве – необходимости обеспечения работы организации в нормальном режиме, т.е. выполнении производственных, экономических, финансовых и иных планов. А значит, надо учесть взаимозаменяемость руководителя (в т.ч. структурного подразделения) и его заместителей, работников, выполняющих однородные функции, работников, занимающих одинаковые должности в одном структурном подразделении и другие случаи.
Формируя содержание графика отпусков, обратите внимание и на такой момент, как распределение трудовых отпусков в течение календарного года, а не только в летний период (например, с мая по сентябрь).
Такой планомерный подход к очередности предоставления отпусков будет способствовать налаженному производственному процессу, выполнению планов и показателей.
Какие категории работников могут не включаться в график отпусков?
В график отпусков могут быть не включены работники, работающие на условиях совместительства, либо их включают с оговоркой о предоставлении трудового отпуска в срок, предусмотренный у основного нанимателя.
По определению в график отпусков не могут быть включены вновь принятые работники (в течение календарного года), работники, находящиеся в социальных отпусках по беременности и родам, по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет.
