Поощрение за труд – это вознаграждение, одобрение, признание достижений работника в форме какой-либо награды с целью побудить его трудиться еще лучше и эффективнее. Трудовое законодательство предусматривает 2 основных вида поощрений: за трудовые успехи в организации и за особые трудовые заслуги перед обществом и государством.
Наиболее распространенные виды поощрений: объявление благодарности, выдача премий по результатам работы, награждение ценным подарком, почетной грамотой, нагрудным знаком, занесение на Доску почета, присвоение почетных званий, действующих в данной организации.
Поощрение работника необходимо отразить в кадровых документах: трудовой книжке, приказе, докладной записке.
Из этой статьи вы узнаете, как внести запись о поощрении работника в трудовую книжку и как составить приказ о поощрении работника.
Для поощрения работника за труд необходимо оформить ряд документов. От вида поощрения зависят записи в документах.
Виды поощрений работников за труд определяются локальными нормативными правовыми актами нанимателя (далее – ЛНПА): коллективным договором, соглашением, правилами внутреннего трудового распорядка, а также уставами и положениями о дисциплине (часть вторая ст. 196 ТК).
Поощрение в ЛНПА
Конкретный вид поощрения за труд определяется:
– в правилах внутреннего трудового распорядка;
– коллективном договоре (например, может быть предусмотрено присвоение звания «Ветеран труда» за многолетний добросовестный труд в организации);
– уставе;
– соглашении (республиканском, отраслевом, местном).
Справочно:
за особые трудовые заслуги перед обществом и государством работники могут быть представлены к государственным наградам в соответствии с законодательством.
Закон не запрещает применять к работнику несколько мер поощрения одновременно. Например, за сдачу проекта в срок можно объявить работнику благодарность и выдать денежную премию.
Правила и порядок документального оформления решения нанимателя о поощрении работника могут содержаться в инструкции по кадровому делопроизводству или альбоме форм организационно-распорядительных документов (если эти документы разработаны в организации).
Справочно:
определите в инструкции по кадровому делопроизводству правила оформления представления к поощрению и приказа (распоряжения) о поощрении.
Приказ о поощрении работника
На практике чаще всего приказ о поощрении работника составляется на основании докладной записки руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник.
Докладной запиской ходатайствующий вносит руководителю предложение о поощрении работника.
В докладной записке отражаются причины ее составления и предлагается вид поощрения работника.
Образец приказа о поощрении работника смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала.
В приказе о поощрении работника указываются:
– фамилия, имя, отчество работника;
– структурное подразделение, в котором он работает;
– его должность (специальность, профессия);
– мотив награждения (например, за успешную реализацию проекта, в связи с определенными событиями и датами – юбилеями, профессиональными праздниками и др.);
– вид поощрения;
– сумма вознаграждения (для денежных вознаграждений).
Приказы о поощрении работников хранятся в течение 75 лет (п. 21 Перечня типовых документов).
Документ:
постановление Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (в редакции от 12.12.2014) «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (вместе с перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения) (далее – Перечень типовых документов)
Действия специалиста по кадрам
Шаг 1. Составьте проект приказа о поощрении работника.
Шаг 2. Подпишите проект приказа о поощрении работника у нанимателя.
Шаг 3. Зарегистрируйте приказ о поощрении работника.
Шаг 4. Ознакомьте работника с приказом о поощрении.
Шаг 5. Включите копию приказа о поощрении в личное дело (если оно ведется).
Вносим запись в трудовую книжку работника
В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении работника и основаниях прекращения трудового договора, о награждениях и поощрениях за успехи в работе, иные сведения (часть четвертая ст. 50 ТК).
Основанием для внесения в трудовую книжку является приказ (распоряжение) нанимателя.
В раздел «Сведения о награждениях и поощрениях» трудовой книжки вносятся следующие сведения о награждениях и поощрениях за успехи в работе:
– о награждении орденами и медалями Республики Беларусь;
– присвоении звания «Герой Беларуси», почетных званий Республики Беларусь;
– награждении почетными грамотами, нагрудными знаками;
– поощрениях, определенных коллективным договором, соглашением или правилами внутреннего трудового распорядка, а также уставами и положениями о дисциплине (объявление благодарности, награждение ценным подарком и др.).
Справочно:
основанием для внесения в трудовую книжку записей о награждениях и поощрениях является приказ (распоряжение) нанимателя.
Записи о выплате премий и (или) вознаграждений, предусмотренных локальными нормативными правовыми актами, в трудовые книжки не вносятся (п. 46 Инструкция № 40). Это значит, что в трудовую книжку не вносятся записи, отражающие текущее премирование работника, премии по итогам работы за месяц, квартал.
Документ:
Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40
«О трудовых книжках» (далее – Инструкция № 40).
При внесении в трудовую книжку сведений о награждениях и поощрениях указывают:
– в гр. 1 – порядковый номер записи (нарастающей нумерацией в течение всего периода трудовой деятельности работника);
– гр. 2 – дату награждения и (или) поощрения;
– гр. 3 – в виде заголовка полное наименование нанимателя; кем награжден и (или) поощрен работник, за какие достижения и какой наградой или поощрением;
– гр. 4 – основание внесения записи, дату, номер и наименование документа.
При увольнении работника запись о поощрении заверяется подписью нанимателя, иного лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки, и печатью нанимателя (представительства иностранной организации) (часть первая п. 71 Инструкции № 40).
Образец записи в трудовой книжке о поощрении работника смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала.
Документ:
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция о личных делах работников).
Внесение сведений в личное дело работника
Приложение 3 к Инструкции о личных делах работников содержит форму «Дополнение к личному листку по учету кадров». В разд. 2 этой формы производятся отметки о следующих учетных сведениях:
– о награждении правительственными наградами;
– присвоении ученых, воинских, почетных званий и ученых степеней;
– образовании;
– знании языков;
– участии в составе выборных законодательных и представительных органов.
Ольга Полякова, юрист
