Порядок и особенности оформления объяснительной записки

Присоединяйтесь к телеграм-каналу по кадровому учёту

 

Читайте также:
Формулировка записи об увольнении работника-пенсионера

Орфографическая ошибка или неполные записи в трудовых книжках. Рассказываем, как исправить

Как подписывать и обмениваться кадровыми и локальными документами в электронном виде с 1 января 2024 года

 

 

Оформление объяснительной записки в рамках трудовых правоотношений, как правило, инициируют руководитель организации (вышестоящий руководитель), а также представители ведомственной или вневедомственной охраны, правоохранительных органов при реализации иных отношений.

В трудовом законодательстве имеются нормы, обязывающие нанимателя затребовать письменные объяснения работника (ст. 199 и 408 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)).

В правоприменительной практике общепризнано, что в качестве таких объяснений могут использоваться объяснительные записки.

Например, согласно Рекомендациям по перечню документов, обязательных для индивидуальных предпринимателей и микроорганизаций при урегулировании трудовых отношений с работниками, утвержденным постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 23.12.2011 № 135, объяснительная записка является одним из оснований для издания приказов по личному составу.

Что такое объяснительная записка?

Объяснительной запиской, по мнению автора, можно считать локальный ненормативный документ, поясняющий условия и причины совершения какого-либо деяния (действия, бездействия), происшествия, правонарушения, наступления факта и т.п., оформляемый работником организации и представляемый руководителю организации или вышестоящему руководителю.

Написание объяснительной записки является правом, но не обязанностью работника (ст. 27 Конституции).

В отличие от работника на нанимателя (уполномоченных им лиц) возложена обязанность затребовать от работника письменное объяснение в следующих случаях:

– до применения дисциплинарного взыскания (ст. 199 ТК);
– до издания распоряжения об удержании из заработной платы (ст. 408 ТК).

В остальных случаях с целью выяснения позиции работника по различным вопросам, оценки причин и последующего принятия решения наниматель имеет право, но не обязан истребовать от работника представления устных и письменных объяснений.

Форма объяснительной записки

На практике объяснительную записку каждый работник оформляет индивидуально в одном экземпляре на стандартном листе бумаги формата А4 на имя руководителя организации (вышестоящего руководителя).

Можно рекомендовать работнику применять унифицированную форму объяснительной записки о нарушении трудовой дисциплины, включенную в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации, утвержденную приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25.

ЭТО ВАЖНО! В данном случае необходимо издать приказ (распоряжение) об утверждении и использовании такой формы.

Унифицированные формы носят рекомендательный характер, поэтому можно утвердить локальным нормативным правовым актом иную форму документа.

Если работник оформил (написал) объяснительную записку по форме, отличающейся от установленной в организации (отступы, реквизиты), то это не нужно рассматривать как ошибку, влияющую на суть объяснения.

Работник отказывается от написания объяснительной записки

Если работник отказывается от написания объяснительной записки, то необходимо оформить акт об этом с указанием присутствующих свидетелей (желательно не менее 2 человек).

Что делать с объяснительной запиской?

Регистрируется объяснительная записка в порядке, установленном руководителем организации для регистрации внутренних документов.

После рассмотрения материалов дела о каком-либо событии руководитель организации (уполномоченное им лицо) производит или не производит на объяснительной записке побудительную резолюцию для исполнителя с указанием действия.

Законодательством установлен различный срок хранения объяснительных записок.

Для Минпрома и подчиненных ему организаций установлен 3-годичный срок хранения объяснительных записок, оформляемых в связи с решением вопроса о привлечении к ответственности лиц, нарушивших трудовую дисциплину (п. 801 Перечня документов, образующихся в деятельности Министерства промышленности Республики Беларусь и подчиненных ему организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минпрома РБ от 14.02.2007 № 4/5).

Пример

К работнику применено дисциплинарное взыскание за неисполнение трудовых обязанностей в связи с несоблюдением порядка ведения книги замечаний и предложений, кассовой дисциплины, нецелевым использованием средств, неправильным проведением тарификации. Срок объяснительных записок в таком случае составляет 5 лет.

Виды объяснительных записок

По мнению автора, объяснительные записки можно условно разделить на записки, имеющие:

– оправдательный характер;
– пояснительный характер.

Объяснительные записки оправдательного характера работник может оформлять для указания причин собственного негативного деяния (действия или бездействия).

Пояснительный характер имеют объяснительные записки, которые работник может оформлять для указания условий и обстоятельств наступления событий, произошедших по не зависящим от его воли причинам либо объяснения причин совершения деяний иными лицами.

Наиболее часто на практике применяются объяснительные записки:

– о появлении на работе в состоянии алкогольного, токсического или наркотического опьянения;
– причинах прогула или отсутствия на работе;
– причинах опоздания на работу;
– совершении по месту работы хищения имущества;
– нарушении правил охраны труда;
– совершении аморального проступка;
– представлении в уполномоченные органы неполных либо недостоверных сведений;
– необеспечении надлежащей трудовой дисциплины подчиненных;
– неисполнении трудовых обязанностей.