Порядок оформления простоя

 

В настоящее время в Республике Беларусь нет единого подхода к проблеме учета и оформления простоев. Однако мы попытались в одной статье обобщить всю имеющуюся (порой противоречивую) информацию.

Что такое простой?

Простоем признается временное (сроком не более 6 месяцев) отсутствие работы по причине производственного или экономического характера (выход из строя оборудования, механизмов, отсутствие сырья, материалов, электроэнергии и т.д.) (ст. 34 ТК).

В связи с тем что перечень причин простоя является открытым, ими можно признать отсутствие объемов работ в связи с уменьшением количества заказов и др. При этом его причины могут быть самыми разнообразными: как производственными, так и экономическими, субъективного либо объективного свойства, носящими локальный либо общий характер.

К внутренним причинам простоя чаще всего относят: поломки оборудования, нарушения технологического процесса и финансовые трудности. В этих случаях простой происходит по вине самой организации. Иногда простои вызваны авариями.

Внешние причины простоев не зависят от организации, а вызваны чрезвычайными ситуациями и нарушением партнерами условий хозяйственных договоров.

Работникам кадровой службы важно установить причину простоя (виновного), поскольку такие сведения непосредственно влияют на принятие дальнейших решений нанимателя. С этой целью должны быть оформлены некоторые документы. В настоящее время типовых форм таких документов нет, как нет таких особенностей в инструкции по кадровому делопроизводству.

Предлагаем следующий порядок действий работников кадровых служб при простое:

1) установить причину простоя;
2) оформить решение нанимателя о простое;
3) определить необходимость нахождения работника на рабочем месте;
4) учесть время простоя.

Рассмотрим эти этапы подробнее.

Установление причин простоя

На этапе установления причин простоя работники кадровых служб совместно с заинтересованными руководителями проводят работу по фиксации факта простоя в документах первичного учета (листок учета простоев и др.), а также оформляют акты о простое, представляют докладные записки о нем.

Законодательством на работника возложена обязанность принимать меры к немедленному устранению причин и условий простоя, а также немедленно сообщать о случившемся нанимателю. Несообщение нанимателю о начале простоя грозит работнику неоплатой времени простоя (ст. 53 ТК).

На практике в локальных нормативных актах (далее – ЛНПА) устанавливают обязанность работника заявлять о выявленном им факте простоя.

Таким образом, если работник установил факт простоя, он должен представить руководителю структурного подразделения или организации докладную записку. В ней нужно описать причину, вызвавшую простой, и по возможности привести свои предложения и рекомендации по ее устранению. Приведем пример текста докладной записки:

«Ставлю Вас в известность о том, что ввиду выхода из строя электрической подстанции работа цеха № 1 остановлена в 10 часов 10 минут 24 июня 2011 г.

Данная подстанция смонтирована ООО «Свет» 16 мая 2011 г. и имеет гарантийный срок 12 месяцев.

Предлагаю создать комиссию по установлению причины и виновных выхода из строя данной подстанции и временно перевести рабочих цеха № 1 на другой участок».

 

На основании этого документа руководитель организации издает приказ (распоряжение) о создании комиссии по расследованию причин, повлекших простой, принятию мер по сокращению вызванных им потерь и т.п. Обычно издается еще один приказ, в котором определяются условия оплаты работникам за время вынужденного простоя, временный перевод работников на другую работу и др.

Созданная приказом руководителя комиссия составляет отчет о своей работе и акт о простое. На основании этих документов руководитель принимает окончательное решение о причине простоя, виновном лице и источнике покрытия связанных с простоем затрат.

В ходе расследования комиссия:

– опрашивает и получает объяснения должностных лиц и других работников;
– устанавливает причины, виновных и факторы, повлекшие простой;
– выясняет обстоятельства, предшествующие простою, устанавливает причины его возникновения;
– выясняет характер нарушения технологических процессов, условий эксплуатации оборудования;
– проверяет квалификацию обслуживающего персонала;
– предлагает меры по устранению причин простоя, предупреждению возникновения его в будущем;
– определяет прямые потери и упущенные выгоды от простоя и др.

Обращаем ваше внимание на то, что названные действия комиссии не являются обязательными во всех ситуациях простоя и зависят от причин производственного и организационного характера.

Оформление решения нанимателя о простое

Простой оформляется приказом.

Приказ может издаваться относительно работы одного или нескольких работников, отдельных подразделений, всей организации в целом. Оплата времени простоя производится на основании приказа (распоряжения) нанимателя.

Занятость работников во время простоя

Законодательством предусматривается несколько вариантов занятости работников и оплаты их труда во время простоев (ст. 34 ТК):

– временный перевод работника на другую работу в своей организации;
– временный перевод на работу к другому нанимателю.

В случае невозможности перевода наниматель должен оплатить простой работнику.

Временный перевод в связи с простоем должен осуществляться с учетом профессии, специальности, квалификации, должности работника. При этом перевод у того же нанимателя можно производить на все время простоя.

Перевод работника во время простоя к другому нанимателю возможен только на срок до 1 месяца и лишь при условии, что другой наниматель находится в той же местности, что и организация, в которой работает работник.

ЭТО ВАЖНО! Заработная плата во время простоя не может быть ниже 2/3 тарифной ставки (оклада) (ст. 71 ТК).

Пример

Простой рабочих оформлен в организации на период с 24 по 28 июня 2011 г., его продолжительность составила 5 дней. Тарифная ставка рабочего –  800 000 руб.; количество рабочих дней в июне 2011 г. – 24. Оплата простоя работнику не может быть ниже 111 111 руб. (800 000 / 24 ґ  5 ґ 2 / 3).

 

ЭТО ВАЖНО! При переводе работника на другую работу оплату производят исходя из среднего заработка по прежней работе.

 

Порядок оплаты труда при временном переводе работника на другую работу в связи с простоем регулирует ст. 34 ТК. При временном переводе работника на другую работу в связи с простоем оплату труда производят по выполняемой работником работе.

Если работники временно переведены на нижеоплачиваемую работу, то за работниками, выполняющими нормы выработки, сохраняется средний заработок по прежней работе. Тем сотрудникам, которые не выполняют нормы выработки, оплату труда производите по выполняемой работе, но не ниже их тарифной ставки.

Оформление временного перевода в связи с простоем

Временный перевод работника в связи с простоем оформляете приказом нанимателя.

Письменное согласие работника требуется по общему правилу и для временного перевода, за исключением 2 его видов: в связи с производственной необходимостью и простоем (ст. 33 и 34 ТК).

При оформлении приказа о временном переводе в связи с производственной необходимостью и простоем учтите, что:

– в названии и тексте приказа следует указать вид перевода (временный) и обстоятельство, в силу которого не требуется согласие работника (наличие производственной необходимости или простоя). Кроме того, в констатирующей части приказа указывайте, в чем выражается производственная необходимость (например, в связи с производственной аварией, произошедшей в цехе № 1 по причине поломки электроподстанции) или чем вызван простой работника (в связи с поломкой токарного станка, закрепленного за работником, и т.п.), послужившие основанием для временного перевода;
– необходимо указать срок перевода. Срок временного перевода при производственной необходимости – 1 месяц (на больший срок перевод может быть осуществлен только с согласия работника), а при простое – весь период простоя у того же нанимателя, но не более 6 месяцев, к другому нанимателю – до 1 месяца (ст. 33 и 34 ТК);
– целесообразно также оговорить условия оплаты труда работника (оплату по общему правилу производят по выполняемой работе, но не ниже прежнего среднего заработка).

Помните, что при временных переводах изменения в трудовые договоры (контракты) не вносят.

ЭТО ВАЖНО! В трудовую книжку запись о простое и временном переводе не вносят.

В данном случае обращаем ваше внимание на то, что законодательством предусмотрена возможность в ЛНПА увеличить размер оплаты за время простоя не по вине работника по сравнению с предусмотренным ст. 71 ТК.
Формулировка ЛНПА может иметь следующий вид:

«При невыполнении норм выработки, браке и простое не по вине работника заработная плата начисляется в размере среднего заработка, рассчитанного исходя из заработной платы работника за 2 месяца, предшествующие дню простоя».

Распространены нарушения при издании приказов о временных переводах на основании ст. 33 и 34 ТК:

– не указываются вид, основания и сроки перевода;
– перевод работника при простое производится без учета трудовой функции работника;
– перевод в другую местность производится при отсутствии согласия работника.

Определение необходимости нахождения работника на рабочем месте

По общему правилу во время простоя работники не могут уходить с рабочих мест. Однако вопрос об отсутствии работников во время простоя на рабочих местах остается неурегулированным. Исходя из практики разъяснений по вопросам простоя, обращаем внимание, что большинство экспертов сходятся в том, что во время простоя работник должен присутствовать на рабочем месте (особенно если простой занимает только часть дня).

Иногда нанимателю невыгодно нахождение работника на работе, когда работы нет. Это связано с расходами, которые должен нести наниматель по обеспечению нахождения работника на своем рабочем месте: оплата электроэнергии, отопления и т.д. Поэтому полагаем, что инициатива об отсутствии работника во время простоя должна быть подкреплена ЛНПА организации.

Отсутствие работника на рабочем месте в период простоя без согласования руководством недопустимо и является нарушением трудовой дисциплины. Принятое решение следует оформлять приказом о том, что в период простоя (срок определяется приказом) работники вправе отсутствовать на работе. Нормативные правила по этому вопросу необходимо предусмотреть в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка и др.

Учитывая изложенное, если в приказе о простое указано, что работник может не присутствовать на рабочем месте, это не является нарушением трудового законодательства. Однако отсутствие работника на рабочем месте в период простоя не исключает обязанности нанимателя соблюдать требования трудового законодательства по отношению к работнику.

По мнению автора, поскольку простой не относится ко времени отдыха, то работник при простое обязан находиться на рабочем месте. Кроме того, это позволит исключить ряд вопросов, возникающих в связи с его отсутствием на рабочем месте (например, пьянство).

Во время простоя работники могут посвятить свободное время изучению действующих в организации ЛНПА и т.д.

Ведем учет времени простоя

Простой может быть разным по сроку: отдельные часы или дни недели, отдельные дни месяца, месяц, несколько месяцев и др. С целью обеспечения обоснованной оплаты труда необходимо организовать учет времени простоев. Он должен осуществляться на основе соответствующих документов (листков о простое, накопительных ведомостей о простое и др.), позволяющих производить точный учет потерь рабочего времени.

Поскольку простой может иметь место в работе одного или нескольких работников, отдельных подразделений, всей организации, оформление первичных документов учета времени простоя может быть разным. Вместе с тем необходимо обеспечить учет времени в разрезе работников, подразделений, видеть количество дней (часов) простоя.

Такой документ может быть составлен по следующей форме:

 

 

Организация  ООО «Делойт»
Подразделение  участок  № 1

Фамилия, инициалы					Должность (категория работника)					Часы простоя
										1	2	3	4	5	...	24	27	28	29	30	31	часы	дни
Иванов И.И.					Слесарь											8	8	8				24	3
Петров П.П.					Токарь											8	8	8				24	3
Итого

 

 

После соответствующего оформления табель передаете в бухгалтерию. Он служит основанием для расчетов с работником по заработной плате.

В заключение отметим, что, если в организации достаточно часто встречаются ситуации, связанные с оформлением простоев, целесообразно разработать ЛНПА, регулирующий порядок оформления и оплаты простоев.