Вопросы правильного оформления служебных командировок актуальны практически для каждой организации.
В ряде случаев неправильное оформление командировок приводит к невыполнению служебного задания или к финансовым санкциям.
Предлагаемый вниманию читателей материал является первым из серии, посвященной порядку оформления служебных командировок.
Общие положения
Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (ст. 91 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)).
Нормативные правовые акты, регулирующие вопросы направления работников в служебную командировку
Нормативными правовыми актами, регулирующими вопросы направления работников в служебную командировку, являются:
– Трудовой кодекс;
– Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденная постановлением Минфина РБ от 12.04.2000 № 35;
– Инструкция о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.07.2010 № 115;
– постановление Минтруда РБ от 10.04.2000 № 47 «Об утверждении условий и порядка исчисления среднего заработка, сохраняемого за время трудового (основного и дополнительного) и социального (в связи с обучением) отпусков, выплаты денежной компенсации за неиспользованный трудовой отпуск и в других случаях, предусмотренных законодательством, а также перечня выплат, учитываемых при исчислении среднего заработка»;
– Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденные приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 16.09.2005 № 41;
– постановление Минфина РБ от 30.01.2001 № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу»;
– постановление Минфина РБ от 24.01.2011 № 2 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках»;
– Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, методические материалы по применению классификатора унифицированных форм, утвержденные приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25.
Ограничения при направлении работников в служебные командировки
В трудовом законодательстве существуют определенные ограничения, о которых следует помнить при направлении работников в командировки.
Так, запрещено направлять в служебную командировку:
– беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет (ст. 263 ТК).
ЭТО ВАЖНО! Данная норма касается женщин с момента медицинского установления факта их беременности, удостоверенной соответствующей справкой, и до момента родов;
– работающих отцов, воспитывающих детей без матери (в связи с ее смертью, лишением родительских прав, длительным – более месяца – пребыванием в лечебном учреждении и другими причинами), а также опекунов (попечителей) детей в возрасте до 3 лет (ст. 271 ТК).
С письменного согласия можно направлять в командировку:
– женщин, имеющих детей в возрасте от 3 до 14 лет (детей-инвалидов – до 18 лет) (ст. 263 ТК);
– работающих отцов, воспитывающих детей без матери (в связи с ее смертью, лишением родительских прав, длительным – более месяца – пребыванием в лечебном учреждении и другими причинами), а также опекунов (попечителей) детей в возрасте от 3 до 14 лет (детей-инвалидов – до 18 лет) (ст. 271 ТК);
– работников-инвалидов (ст. 287 ТК);
– работников, если срок их командирования превышает 30 календарных дней.
Организация документооборота
В большинстве организаций отсутствуют единые требования к порядку оформления направления работников в служебные командировки.
В целях унификации и упорядочения документооборота при оформлении служебных командировок предлагаем разработать и утвердить положение о порядке направления в служебные командировки или иной локальный нормативный правовой акт.
Образец положения о порядке направления в служебные командировки смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала.
Наличие такого документа упростит процедуру командирования, поможет снять многие организационные вопросы, а также снизит количество ошибок при оформлении служебных командировок.
Документы, на основании которых работник направляется в командировку
Решение о направлении работника в командировку принимает наниматель или должностное лицо, которому это право делегировано.
Подписание локального нормативного правового акта должно быть основано производственной необходимостью. Таковой могут быть приглашение сторонней организации, докладная записка, план мероприятий и др.
Образец докладной записки о командировании работника за пределы Республики Беларусь смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала.
Если руководитель поддерживает предложение о направлении работника в служебную командировку, то необходимо подготовить следующие документы:
– приказ о направлении работника в служебную командировку;
– командировочное удостоверение.
В некоторых организациях подготовку задания на служебную командировку возлагают на кадровую службу или секретаря. Однако будет правильней, если задание подготовит непосредственный руководитель работника с его участием.
Задание на служебную командировку
Задание на командировку является основным документом, подтверждающим, что направление работника в служебную командировку обусловлено производственной необходимостью. При этом оно должно носить конкретный характер и не содержать общих и нечетких формулировок.
Запомните: задание подписывает командированный работник и утверждает наниматель. Затем оно передается ответственному исполнителю для использования при оформлении приказа о направлении работника в служебную командировку и служебного удостоверения.
Задание на служебную командировку является своеобразным вопросником при оформлении отчета о результатах служебной командировки.
Образец задания на командировку смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 27 журнала.
Отличия приказа о командировании от других приказов
Приказ о направлении работника в командировку должен содержать:
1) регистрационный номер принятия. Он соответствует номеру, присвоенному приказу в журнале регистрации приказов, отдельно от приказов по основной деятельности. Отличием нумерации приказов о направлении в служебную командировку является добавление к номеру приказа через дефис букв «к» или «л» в зависимости от вида командировки:
«к» – длительные и зарубежные командировки;
«л» – командировки в пределах республики.
Различия в буквенном обозначении также связаны со сроком хранения приказов. Так, к номерам принятия приказов, требующих длительного срока хранения (75 лет), добавляют букву «к», а к приказам 3-летнего срока хранения – «л»;
2) номер и дату принятия приказа;
3) место принятия. Наименование места принятия должно соответствовать наименованию населенного пункта, в котором находится организация, направляющая в служебную командировку;
4) заголовок. Эта часть приказа пишется без кавычек и начинается, как правило, со слов:
«О направлении в служебную командировку»;
«О командировании»;
5) текст приказа, содержащий сведения о наименовании структурного подразделения, в котором работник числится (если таковое имеется), цель и сроки служебной командировки, место командирования работника с указанием страны, города, организации. Рекомендуем также указать источник финансирования служебной командировки.
Если приказ о направлении в служебную командировку распространяется на несколько различных служебных командировок, он делится на пункты и – при необходимости – подпункты;
6) основание издания приказа. Как правило, издание приказа о направлении в служебную командировку основывается на одном из перечисленных ниже документов:
– задании на служебную командировку;
– докладной записке о направлении работника в служебную командировку;
– решении вышестоящей организации или учредителей;
– приглашении сторонней организации;
7) подпись уполномоченного должностного лица;
8) подпись работников об ознакомлении с приказом.
ЭТО ВАЖНО! Все вышеперечисленные реквизиты, за исключением регистрационного номера, печатаются от левого края документа, как правило, на листе формата А4 без отступа.
Командировочное удостоверение
На основании приказа подготавливают и выдают командировочное удостоверение.
В командировочном удостоверении в обязательном порядке указывают:
– фамилию, имя и отчество работника;
– наименование структурного подразделения, в котором он работает, а также должность (профессию);
– место назначения и цель командировки;
– продолжительность командировки в календарных днях.
Командировочное удостоверение подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо. Подписанное удостоверение выдается командируемому работнику на руки. Если в командировку направляется несколько работников, то командировочное удостоверение оформляют на каждого работника индивидуально.
В командировочном удостоверении указывают время прибытия работника к месту назначения и время отъезда оттуда. Такие отметки заверяются подписью ответственного лица и печатью организации, в которую был направлен сотрудник. Первая отметка о выбытии работника заполняется в организации, его командирующей.
ЭТО ВАЖНО! По данным отметкам определяют фактическое время пребывания в служебной командировке и размер денежной компенсации.
В случае если работнику пришлось побывать в разных местах, то в каждом из них обязательно проставляется дата прибытия и выбытия. Работников, выбывающих в служебную командировку, регистрируют в специальных журналах по форме, установленной законодательством. Приказом нанимателя назначается работник, ответственный за ведение журнала регистрации.
Отчет о выполненном задании
По окончании служебной командировки работник обязан представить отчет о выполнении задания, который составляется в произвольной форме и должен содержать в т.ч. следующую информацию:
– фамилию, имя, отчество, должность командируемого;
– основание командирования;
– страну (место) пребывания;
– количество дней пребывания;
– конкретные сведения о проделанной в командировке работе;
– выводы и предложения по выполнению достигнутых договоренностей, сроки их реализации и другие необходимые сведения.
Схема документооборота при оформлении служебных командировок
| Документы | Командировка | |
| в пределах Республики Беларусь | за границу | |
| Докладная записка | Необязательно | Необязательно |
| Приказ о командировании | Обязательно | Обязательно |
| Командировочное удостоверение | Обязательно | Необязательно |
| Журнал учета работников, выбывающих в командировки | Обязательно | Обязательно |
| Приглашение фирмы | Может быть | Может быть |
| Журнал регистрации приглашений | Обязательно при наличии приглашений | Обязательно при наличии приглашений |
| Пистменное задание по командировке | Может быть (как правило, указывается в приказе о командировании) | Обязательно |
| Письменный отчет по командировке (о проделанной работе) | По требованию нанимателя | Обязательно |
