Присоединяйтесь к телеграм-каналу по кадровому учёту
Читайте также:
Завершаем текущий год, начинаем следующий. Какие документы надо составить кадровой службе
Суммированный учет: простые решения для сложных ситуаций
Одним из сложнейших вопросов при организации учета рабочего времени является оформление графиков работ (сменности). Предлагаемый материал содержит ряд рекомендаций для решения этой проблемы.
Рабочее время нормируют путем установления норм его продолжительности на протяжении календарной недели (рабочая неделя) и в течение суток (рабочий день, рабочая смена).
Нормирование продолжительности рабочего времени осуществляет наниматель с учетом ограничений, установленных законодательством и коллективным договором (ст. 110 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)).
Режим рабочего времени при сменной работе определяется графиком работ (сменности).
Что такое график работ (сменности)
Продолжительность ежедневной работы (смены) в отдельных случаях определяют в графике работ (сменности).
На практике сменная работа применяется, когда длительность производственного процесса (работы) превышает установленную продолжительность ежедневной работы, а также с целью более эффективного использования оборудования, увеличения объема производства, работ, услуг.
При сменном режиме работы составляют график работ (сменности), который является локальным нормативным правовым актом, определяющим время начала и окончания рабочего дня (смены), время обеденного и других перерывов, последовательность чередования работников по сменам, рабочие и выходные дни (ст. 123 ТК).
Требования к порядку составления графиков работ (сменности)
Законодательством в настоящий момент не установлены унифицированные либо типовые формы графиков работ (сменности). Наниматель разрабатывает их самостоятельно. Графики сменности могут составляться на различные периоды времени (месяц, квартал).
При составлении графиков сменности необходимо учитывать следующее:
– графиком сменности должно быть предусмотрено равномерное чередование работников по сменам. Не должна быть предусмотрена работа одного и того же работника в течение 2 смен подряд (часть вторая ст. 125 ТК), в т.ч. и по инициативе или с согласия работника;
– минимальная продолжительность ежедневного отдыха между сменами (от конца одной до начала следующей) вместе со временем перерыва для отдыха и питания должна быть не менее двойной продолжительности времени работы в предшествующей отдыху смене. Если продолжительность смены по графику больше 8 ч, уменьшение продолжительности ежедневного отдыха между сменами компенсируется за счет увеличения еженедельного непрерывного отдыха (часть четвертая ст. 125 ТК);
– если продолжительность смены по графику больше 8 ч, уменьшение продолжительности ежедневного отдыха между сменами компенсируется за счет увеличения еженедельного непрерывного отдыха;
– продолжительность рабочей смены, непосредственно предшествующей нерабочему праздничному дню, уменьшается на 1 ч (ст. 116 ТК);
– продолжительность смены в ночное время сокращается на 1 ч (ст. 117 ТК);
– продолжительность еженедельного непрерывного отдыха должна быть не менее 42 ч (ст. 138 ТК).
ЭТО ВАЖНО! График работ (сменности) составляют на определенный отчетный период, который не может быть меньше календарного месяца.
Особенности установления продолжительности смены
Продолжительность рабочей смены для отдельных категорий работников установлена постановлением Совета Министров РБ от 25.01.2008 № 104 «О продолжительности смены свыше 12 часов для отдельных категорий работников». Так, продолжительность смены свыше 12 ч, но не более 24 ч может быть установлена работникам котельных организаций, а также рабочим и служащим следующих предприятий и организаций:
– военизированной охраны, военизированных газоспасательных отрядов;
– обеспечивающих пожарную безопасность и (или) охрану объектов;
– здравоохранения и социального обслуживания, санаторно-курортных организаций, а также обособленных (структурных) подразделений подобного рода учреждений, работающих круглосуточно, обеспечивающих и осуществляющих непрерывный процесс оказания медицинской помощи, в т.ч. и круглосуточный уход за больными и (или) гражданами, проживающими в организациях социального обслуживания;
– осуществляющих прием, обработку и доставку всех видов отправлений (в т.ч. и посылок) специальной связи, особой важности, совершенно секретных и высокоценных при обслуживании межгосударственных и межобластных маршрутов;
– пунктов таможенного оформления и (или) пропуска, а также оперативно-дежурных отделов (служб) таможен;
– осуществляющих и обеспечивающих проведение аварийно-ремонтных (восстановительных, спасательных) работ (например, работникам служб МЧС);
– объектов придорожного сервиса с круглосуточным режимом работы (в частности, работникам придорожных кафе, стоянок, автозаправочных станций, отелей и т.п.).
Графики работ (сменности) необходимо утвердить и согласовать
Разработанные графики сменности должны быть утверждены руководителем. При наличии профсоюза они подлежат согласованию с профсоюзом (часть пятая ст. 123 ТК).
Образец графика работ (сменности) смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 28 журнала.
Не забудьте ознакомить работников с графиком работ (сменности)
Установленный режим рабочего времени доводится до сведения работников не позднее 1 месяца до введения его в действие (часть шестая ст. 123 ТК). Факт ознакомления работников с графиком работ (сменности) может быть подтвержден двумя способами:
1) учинение собственноручной подписи работников на самом графике;
2) ознакомление работников с приказом об утверждении графика работ (сменности) на тот или иной отчетный период, к которому прилагается утвержденный график. Издание такого приказа – не обязанность, а право нанимателя, если только обратное не прописано в локальных нормативных правовых актах организации.
На наш взгляд, лучше всего ознакомить работников с графиком работ (сменности) первым способом, поскольку у работника в таком случае не будет основания сказать, что наниматель подменил график. Данная ситуация может иметь место, когда работник не придет на работу без уважительных причин и возникает вопрос об увольнении за прогул.
Что необходимо учесть при составлении графика работ (сменности)
Рекомендуем отразить в графике работ (сменности) следующее:
– время начала и окончания рабочей смены;
– количество и продолжительность смен;
– время перерывов для отдыха и питания, а также технологических перерывов в течение рабочей смены;
– последовательность чередования работников по сменам;
– количество рабочих и выходных дней (дней отдыха) в календарном месяце;
– любую иную информацию, имеющую значение для точного определения режима рабочего времени.
Вносим изменения в утвержденный график работ (сменности)
В ряде случаев возникает необходимость внесения изменений в утвержденный и согласованный график сменности, например при увольнении одного из работников либо когда одному из работников предоставили незапланированный отпуск, работник заболел и т.п. По общему правилу изменения в графике сменности оформят в том же порядке, что и сам график, т.е. с соблюдением процедур утверждения, согласования и уведомления.
ЭТО ВАЖНО! Работники должны быть ознакомлены с ними под роспись.
Если работника письменно не уведомить об изменении графика работ (сменности), а сделать это в устном порядке, он может не выйти на работу, как положено по изменившемуся графику. В таком случае наниматель не имеет права привлечь работника к дисциплинарной ответственности за прогул. В то же время самовольную замену сменами, установленными графиком работ (сменности), без уважительных причин законодатель признает прогулом (вплоть до увольнения с работы).
Согласие работников на изменение графика работ (сменности) не требуется в нештатных ситуациях. Например, кто-то из работников заболел, его нужно кем-то заменить, чтобы в смену заболевшего работника кто-то работал. В данном случае до момента внесения соответствующих изменений в график работ (сменности) будет иметь место производственная необходимость – замена временно отсутствующего работника. По нормам ТК согласие работника на временный перевод, вызванный производственной необходимостью, не требуется.
Срок такого перевода не может превышать 1 месяца в течение календарного года. Если стороны договорятся, срок может быть продлен.
Особенности оформления графика работ (сменности) при различных вариантах учета рабочего времени
Сменный график работы, как правило, применяют:
– при суммированном учете рабочего времени;
– гибком учете рабочего времени.
Применяя сменный график работы при суммированном учете рабочего времени, необходимо учесть, что еженедельная продолжительность рабочего времени может быть больше или меньше, чем продолжительность рабочего времени в неделю, установленная ст. 112–114 ТК, т.е. больше или меньше нормальной продолжительности рабочего времени (40 ч в неделю) или сокращенной продолжительности рабочего времени.
При этом важно помнить следующее:
– ежедневная продолжительность не может превышать 12 ч;
– сумма часов рабочего времени за учетный период (месяц, квартал, год) не должна превышать нормы часов за учетный период, рассчитанной с применением ст. 112–117 ТК.
В случае применения сменного графика работы с гибким режимом рабочего времени необходимо исходить из нижеперечисляемых условий:
– введение режима гибкого рабочего времени – право нанимателя, которым он может воспользоваться по просьбе работника (работников), учитывая производственные интересы и возможности предприятия;
– работников необходимо уведомить за 1 месяц, а также ознакомить с условиями и спецификой работы по такому режиму;
– максимальная продолжительность работы в течение рабочего дня не должна превышать 10 ч;
– сумма часов рабочего времени за учетный период должна быть равна норме часов за этот же период;
– при выполнении работы вне организации (например, при направлении в служебную командировку, при участии работника в совещаниях и т.п.) режим гибкого рабочего времени не применяется;
– в зависимости от продолжительности учетного периода может быть несколько вариантов режима гибкого рабочего времени (ст. 129 ТК). Например, учетный период может быть равен:
– рабочему дню (продолжительность учетного периода полностью отрабатывается в тот же день);
– рабочей неделе (продолжительность отрабатывается полностью в этой же рабочей неделе);
– рабочему месяцу (месячная норма рабочих часов полностью должна быть отработана работником в этот месяц).
