В ходе «Прямой линии» для читателей журнала «Я – специалист по кадрам», прошедшей 26 декабря 2012 г. с Синяком Владиславом Васильевичем, заместителем начальника Минского областного управления Департамента государственной инспекции труда Минтруда и соцзащиты РБ, можно было получить ответы на все вопросы, возникающие при ведении и заполнении трудовых книжек. Ответы на наиболее актуальные из них читайте ниже.
С каждой записью, вносимой в трудовую книжку (вкладыш к ней) на основании приказа (распоряжения) о переводе на другую постоянную работу, наниматель обязан ознакомить ее владельца под расписку в личной карточке, в которой также производится запись, соответствующая записи в трудовой книжке (вкладыше к ней) (п. 16 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее – Инструкция № 30)).
Правомерно ли требование проверяющих о необходимости исполнения п. 16 Инструкции № 30, если форма карточки Т-2 отменена еще в 2007 г.?
Требование проверяющих вести на работников организации личные карточки правомерно.
Несмотря на отмену использования постановления Государственного комитета СССР по статистике от 28.12.1989 № 241 «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций», которым была установлена форма личной карточки Т-2 (постановление Минстата РБ от 26.10.2007 № 359 «О неприменении некоторых постановлений Государственного комитета СССР по статистике»), обязанность нанимателя вести на работников личные карточки, в которые должны быть внесены сведения о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу, заключении контракта, увольнении, осталась и определена пп. 16 и 56 Инструкции № 30.
Наниматель может самостоятельно разработать форму личной карточки, заполняемой на работника, однако целесообразнее придерживаться именно формы Т-2, поскольку в ней предусмотрена возможность внесения всех необходимых для специалиста по кадрам сведений.
Необходимо ли при временном переводе работника на другую работу (например, в связи с производственной необходимостью) сведения о таком переводе вносить в трудовую книжку работника?
Нет, не нужно.
Перевод работника на другую постоянную работу у того же нанимателя оформляется в том же порядке, как и прием на работу, только вместо слова «принят» записывается «переведен». При этом не указывается причина перевода (п. 24 Инструкции № 30).
Таким образом, в трудовой книжке работника должен быть оформлен только перевод на другую постоянную работу у того же нанимателя, временный перевод работника в трудовую книжку не вносится.
При заполнении трудовой книжки инспектором по кадрам была допущена ошибка: неправильно указана профессия работника.
Каким образом ее исправить? Можно ли зачеркнуть неверное наименование профессии и над ним записать верное, заверив запись надписью «Исправленному верить»?
Нет, нельзя.
Исправление записей в разделе «Сведения о работе» осуществляется следующим образом: в гр. 1 пишется порядковый номер вносимой записи, в гр. 2 указывается дата внесения записи, в гр. 3 следует написать: «Запись номер такой-то недействительна» и далее правильный вариант сведений, в гр. 4 указывают дату и номер приказа (распоряжения), на основании которого вносится данная запись (п. 36 Инструкции № 30).
Образец записи, вносимой в трудовую книжку при исправлении записи в разделе «Сведения о работе», смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала.
Зачеркивание ранее внесенных неправильных или неточных записей, исправление их с написанием «Исправленному верить» либо «Исправленное верно» не допускается.
Организация заключила договор подряда с физическим лицом на оказание определенных услуг.
Подлежит ли внесению в трудовую книжку физического лица запись о работе по договору подряда?
Нет, не подлежит.
На лиц, выполняющих работу по гражданско-правовым договорам, трудовые книжки не заполняются. При наличии трудовой книжки записи о работе по гражданско-правовым договорам в них не вносятся (часть вторая п. 5 Инструкции № 30).
Работник при трудоустройстве сообщил о том, что потерял трудовую книжку.
Имеет ли право наниматель принять работника на работу без трудовой книжки и завести на него новую трудовую книжку? Если да, то каков будет в данном случае порядок ее оформления?
Имеет, но только если с момента увольнения работника по последнему месту работы прошел 1 год и он принесет справку о периоде работы у предыдущего нанимателя.
При приеме работника на работу наниматель обязан потребовать от работника, а работник – предъявить нанимателю определенный в ст. 26 Трудового кодекса РБ (далее – ТК) перечень документов, в т.ч. и трудовую книжку. Прием на работу без указанных в ст. 26 ТК документов не допускается.
Норма, устанавливающая запрет на прием на работу без трудовой книжки, также определена подп. 1.3 п. 1 постановления Совета Министров РБ от 10.12.1997 № 1635 «О трудовых книжках работников» (далее – постановление № 1635).
Так, в случае потери трудовой книжки (вкладыша к ней) работник вправе обратиться к нанимателю по последнему месту работы в течение года со дня его увольнения. Не позднее 15 дней со дня обращения наниматель выдает работнику другую трудовую книжку (вкладыш к ней) образца 1995 г. с надписью «Дубликат». При потере трудовой книжки по истечении указанного срока нанимателем выдается справка о периоде работы у него работника, которая является основанием для заведения по новому месту работы ему другой трудовой книжки (вкладыша к ней), но с надписью «Дубликат» (подп. 1.6 п. 1 постановления № 1635).
Образец заполнения первой страницы дубликата трудовой книжки смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала.
В случае прекращения деятельности нанимателя уволенный работник обращается по вопросу выдачи справки о периоде работы у данного нанимателя по месту хранения сданных в установленном порядке документов строгой отчетности (собственник ликвидируемого нанимателя, правопреемник, местный исполнительный комитет, архив и т.п.).
Дубликат трудовой книжки заполняется по общим правилам. При этом в разделы «Сведения о работе», «Сведения о награждениях», «Сведения о поощрениях» при заполнении дубликата вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов (распоряжений).
Эти записи заверяются подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя – печатью исполнительного и распорядительного органа, осуществившего регистрацию индивидуального предпринимателя.
Если работник до поступления к данному нанимателю уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в раздел «Сведения о работе» в гр. 3 вносится запись об общем стаже работы до поступления к данному нанимателю, подтвержденном документами. Общий стаж работы записывается суммарно, т.е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы и на каких должностях или по какой профессии работал в прошлом владелец трудовой книжки.
После этого общий стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в гр. 2 указывается дата приема на работу; в гр. 3 пишутся наименование нанимателя, у которого работал работник, а также функциональная служба (отдел, цех, лаборатория, сектор или иное структурное подразделение) и должность (профессия, работа), на которую был принят работник.
Если из представленных документов видно, что работник переводился на другую постоянную работу у того же нанимателя, то об этом делается соответствующая запись.
Затем в гр. 2 записывается дата увольнения, а в гр. 3 – его причина, если в представленном работником документе имеются такие данные.
В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.
В гр. 4 указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.
Образец записи, вносимой в дубликат трудовой книжки работника, об общем стаже и прежнем месте работы смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала.
Документы, подтверждающие стаж работы, возвращаются их владельцу. Наниматель оказывает содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению к данному нанимателю.
Работник предприятия ранее был привлечен к уголовной ответственности. По приговору суда он лишен права занимать хозяйственно-распорядительные должности сроком на 5 лет.
Обязан ли наниматель внести в трудовую книжку указанные сведения?
Да, обязан.
В трудовую книжку лица, осужденного к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какие должности он лишен права занимать или какого рода деятельностью ему запрещено заниматься. Запись вносится нанимателем по последнему месту работы на основании приговора суда. После отбытия этого наказания либо освобождения от него в установленном порядке работнику по его письменной просьбе взамен трудовой книжки выдается дубликат без внесения в него записи об ограничениях в трудовой деятельности (п. 23 Инструкции № 30).
Образец записи, вносимой в трудовую книжку работника при лишении права занимать определенную должность, смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала.
Необходимо отметить, что выдача дубликата трудовой книжки после истечения срока наказания производится прежним нанимателем, т.е. нанимателем, внесшим запись о лишении права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью.
Работник по собственной инициативе в период работы в организации прошел обучение в высшем учебном заведении, получил новую специальность «инженер-программист» и представил в отдел кадров диплом.
Нужно ли вносить сведения о времени получения работником новой специальности в трудовую книжку?
Нет, не нужно.
До внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу нанимателем вносятся отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующего документа запись о времени получения профессионально-технического, среднего специального, высшего и послевузовского образования в дневной форме получения образования, дополнительного образования взрослых в учреждениях образования и иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, которым в соответствии с законодательством предоставлено право осуществлять образовательную деятельность (п. 12 Инструкции № 30).
Таким образом, нынешнему нанимателю внести запись содержащую данные сведения, не представляется возможным. Эта запись будет внесена при приеме на работу к новому нанимателю перед внесением записи о приеме на работу.
