В организации имеются личные дела, заведенные на работников в период с 2000 г. по 2003 г., в которых кроме заявлений о приеме и увольнении, а также копий приказов о приеме и увольнении, других документов нет. Отсутствуют также листки по учету кадров, автобиографии, другие документы, необходимые для формирования личных дел.
Как поступать с такими делами, надо ли их сформировать вновь?
Указанные личные дела подлежат уничтожению в установленном порядке, так как не имеют научно-исторической и (или) практической значимости.
До принятия Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция № 2), обязанность нанимателей по ведению личных дел работников актами законодательства Республики Беларусь не устанавливалась (за исключением отраслевых нормативных актов). Состав документов личного дела определялся:
- Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13 (действовала до принятия постановления Минюста РБ от 19.01.2009 № 4);
- Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденными решением коллегии Госкомитета по архивам и делопроизводству РБ от 30.04.1997 № 5.
Состав документов личного дела и порядок их систематизации в указанных документах отличался от установленного Инструкцией № 2.
Из изложенного можно сделать вывод, что в 2000–2003 гг. отсутствовали нормы, обязывающие нанимателя вести личные дела на работников. Сформированные в организации дела с заявлениями и копиями приказов о приеме на работу и увольнении с работы нельзя рассматривать в качестве личных дел. Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Кроме того, срок хранения заявлений о приеме на работу и увольнении с работы установлен всего 3 года (п. 224 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций суказанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82). А для копий приказов о приеме на работу и увольнении с работы срок хранения нормативными актами не установлен и определяется в организациях как «до минования надобности» (обычно 3 года).
Вместе с тем нельзя забывать, что с принятием в 2004 г. Инструкции № 2 наниматели обязаны обеспечить формирование и ведение личных дел определенных категорий работников, указанных в п. 2 Инструкции № 2. Сформированные по установленным требованиям личные дела имеют срок хранения 75 лет и после увольнения работников, на которых они были заведены, подлежат передаче в архив организации.
