Правила составления графика отпусков

 

Организация работы по составлению графика отпусков

График отпусков – это локальный нормативный правовой акт организации, который определяет очередность предоставления трудовых отпусков в календарном году и содержит сведения о времени распределения отпусков между работниками всех структурных подразделений организации.

Порядок составления графика отпусков может быть закреплен в коллективном договоре. Процедура разработки этого документа может быть изложена и в инструкции по кадровому делопроизводству, утвержденной на предприятии.

Организациям с достаточно большой численностью работников следует позаботиться о предстоящей отпускной кампании уже в ноябре (например, путем издания приказа (распоряжения) нанимателя с указанием руководителям структурных подразделений  представить  сведения о планируемых их работниками отпусках). Если в организации создана профсоюзная организация, необходимо определить сроки нахождения проекта графика отпусков на рассмотрении этого органа. График отпусков должен быть утвержден руководителем организации.

Очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается графиком трудовых отпусков, утверждаемым нанимателем по согласованию с профсоюзом либо нанимателем по согласованию с работником в случае отсутствия профсоюза (ст. 168 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)).

График трудовых отпусков в организации  составляют на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом, и доводят до сведения всех работников.

Согласование с профсоюзом графика отпусков обязательно при условии его наличия в организации. Без согласования с профсоюзом данный график будет являться недействительным.

Форма и содержание графика отпусков

В ст. 168 ТК не установлены требования к содержанию графика трудовых отпусков.

Вместе с тем приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007  № 25 утверждена Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), куда включена унифицированная форма графика отпусков (см. приложение).

В унифицированной форме этого документа графа для проставления отметки об ознакомлении работников с графиком отпусков не предусмотрена.

В нормативных правовых актах РБ отсутствует норма, прямо предусматривающая необходимость ознакомления работников с утвержденным графиком отпусков под роспись, поэтому способы доведения графика до сведения работников могут различаться. На практике обычно используют один из следующих вариантов ознакомления работников с графиком отпусков:

1) размещение графика отпусков в общедоступном для работников месте (информационной доске и т.д.);
2) ознакомление с графиком отпусков каждого работника под роспись.

Наиболее целесообразным является 2-й вариант. Такое ознакомление может быть оформлено соответствующей отметкой по форме, аналогичной отметке об ознакомлении работника с приказом о предоставлении отпуска. При необходимости можно включить в форму графика отпусков дополнительную графу «Отметка работника об ознакомлении с графиком», где будут проставляться собственноручная подпись ознакомленного работника и дата ознакомления. Кроме того, к графику отпусков возможно составить приложение в виде листа ознакомления работников.

Требований об указании в графике отпусков даты начала и окончания трудового отпуска законодательство не содержит. В графике могут быть указаны только месяцы предоставления трудовых отпусков. В этом случае требуется дополнительная договоренность между работником и нанимателем о конкретной дате начала трудового отпуска. Согласованный день  следует зафиксировать  в приказе, записке об отпуске. Месяц и дата отпуска, определенные нанимателем по согласованию с работником, обязательны для них и могут быть изменены только по соглашению между ними.

Что должен помнить специалист по кадрам при составлении графика отпусков

Трудовые отпуска (основной и дополнительный) за второй и последующие рабочие годы предоставляется в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления трудовых отпусков, если иное не предусмотрено ТК (ст. 167 ТК).

При составлении графика отпусков наниматель обязан учитывать желание отдельных категорий работников, которым предоставлено право на предоставление трудового отпуска в определенное время или периоды (часть четвертая ст. 168 ТК).

Cледует также учитывать положения коллективного договора (при его наличии в организации) и условия трудового договора, поскольку в них могут содержаться категории работников, которым трудовой отпуск предоставляется по их желанию в летнее либо любое другое удобное время. Например, в коллективном договоре может быть предусмотрено положение о предоставлении трудового отпуска в летнее время одиноким матерям, воспитывающим ребенка в возрасте до 14 лет.

После подачи в отдел кадров руководителями структурных подразделений предложений о запланированных их работниками отпусках в установленный нанимателем срок (например, не позднее 15 декабря) дальнейший их анализ осуществляет специалист  кадровой службы.

На что необходимо обратить внимание специалисту по кадрам при обработке поступивших предложений от руководителей структурных подразделений

В первую очередь специалист по кадрам рассматривает в отношении каждого работника предложение о месяце (дате начала) трудового отпуска с учетом его рабочего года. Такая необходимость обусловлена нормой ст. 170 ТК: трудовой отпуск  необходимо предоставить работнику в течение рабочего года (ежегодно).

Рабочий год – это промежуток времени, равный по продолжительности календарному году, но исчисляемый для каждого работника со дня приема на работу (ст. 163 ТК).

Пример

Работник был принят на работу 4 июля 2010 г. Его рабочий год исчисляется с 4 июля 2010 г. по 3 июля 2011 г. Продолжительность трудового отпуска составляет 30 календарных дней. За указанный рабочий год работник уже использовал трудовой отпуск в 2011 г. В график отпусков на 2012 г. ему может быть запланирован трудовой отпуск только в период с 1 января 2012 г. по 4 июня 2012 г., т.е. реально работник должен использовать трудовой отпуск до окончания рабочего года – 3 июля 2012 г.

Если данный работник желает использовать свой трудовой отпуск в другой период, например в сентябре 2012 г., то в график отпусков следует включать 2 отпуска: один – за рабочий год с 4 июля 2011 г. по 3 июля 2012 г. (до 4 июня 2012 г.), второй – за рабочий год с 4 июля 2012 г. по 3 июля 2013 г. на сентябрь.

 

При разделении трудового отпуска на части (часть первая ст. 174 ТК), в т.ч. по желанию работника, в период составления графика отпусков в графике необходимо указывать 2 части отпуска.

Изменение времени предоставления трудового отпуска как мера дополнительного взыскания

Наниматель имеет право  применить дополнительные меры взыскания к работникам, совершившим дисциплинарный проступок, независимо от применения мер дисциплинарного взыскания (ст. 198 ТК), например изменить время предоставления трудового отпуска. Виды и порядок применения этих мер определяются правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, соглашением, иными локальными нормативными правовыми актами.

При этом право работника на получение трудового отпуска в период, предусмотренный частью четвертой ст. 168 ТК, не исключает право нанимателя на применение дополнительных мер взыскания к работникам, совершившим дисциплинарный проступок.

Оптимальный вариант – трудовой отпуск в полном размере каждый год

Составляя график отпусков, кадровая служба должна проверить наличие у работников неиспользованных частей трудовых отпусков (например, сверив информацию в личной карточке) и включить их в график отпусков, присоединив к отпуску за следующий рабочий год либо предоставив отдельной частью.

 

Вместе с тем право на перенос части трудового отпуска на следующий рабочий год закреплено в 2 статьях ТК – ст. 170 и 174.

В исключительных случаях, когда предоставление полного трудового отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальной деятельности организации, допускается с согласия работника перенос части отпуска на следующий рабочий год (ст. 170 ТК). Оставшаяся часть трудового отпуска не может быть менее 14 календарных дней и предоставляется до окончания текущего рабочего года. Переносимую часть трудового отпуска по желанию работника присоединяют к отпуску за следующий рабочий год или используют отдельно.

Иными словами, наниматель обязан предоставить в текущем рабочем году, а работник должен использовать не менее 14 календарных дней трудового отпуска.

При этом запрещено непредоставление трудового отпуска работникам моложе 18 лет и работникам, имеющим право на дополнительный отпуск в связи с вредными и (или) опасными условиями труда.

Возможен перенос неиспользованной части трудового отпуска в случае отзыва работника с его согласия из трудового отпуска (ст. 174 ТК). Однако работник должен использовать в текущем рабочем году не менее 14 календарных дней трудового отпуска.

Необходимо помнить, что отзыв из отпуска работников моложе 18 лет и работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, не допускается.

Трудовой отпуск за первый рабочий год

Условия предоставления трудовых отпусков за первый рабочий год предусмотрены ст. 166 ТК.

Трудовые отпуска (основной и дополнительный) за первый рабочий год предоставляются не ранее чем через 6 месяцев работы у нанимателя, за исключением случаев, предусмотренных ст. 166 ТК.

До истечения 6 месяцев работы наниматель обязан предоставить трудовые отпуска следующим категориям работников по их желанию:

– женщинам перед отпуском по беременности и родам или после него;
– лицам моложе 18 лет;
– работникам, принятым на работу в порядке перевода;
– совместителям, если трудовой отпуск по основному месту работы приходится на период до 6 месяцев работы по совместительству;
– участникам Великой Отечественной войны;
– женщинам, имеющим двоих и более детей в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;
– работникам, обучающимся в вечерних школах и учреждениях, обеспечивающих получение профессионально-технического, среднего специального, высшего и послевузовского образования, в вечерней или заочной форме получения образования;
– другим лицам в случаях, предусмотренных коллективным договором, соглашением или трудовым договором.

Работающим женам (мужьям) военнослужащих по их желанию трудовой отпуск предоставляется одновременно с отпуском их мужей (жен).

Перечисленным категориям работников наниматель обязан предоставить по их желанию до истечения 6 месяцев работы трудовой отпуск полной продолжительности.

Вместе с тем законодательство допускает предоставление отпуска пропорционально отработанной части рабочего года, но не менее 14 календарных дней с согласия нанимателя и другим работникам. В этом случае у нанимателя есть право до истечения 6 месяцев работы у него предоставлять трудовой отпуск пропорционально отработанной части рабочего года, но не менее 14 календарных дней. Таким образом, предоставляемая часть трудового отпуска должна быть не менее 14 календарных дней, что фактически является разделением отпуска на части.

Шесть месяцев – это минимальный период, после которого может предоставляться трудовой отпуск за первый рабочий год. Трудовой отпуск может  быть предоставлен  в первом рабочем году через 6–11 месяцев.

Особенности предоставления трудового отпуска совместителям

При составлении графика отпусков необходимо учесть следующее.
Трудовой отпуск работающим по совместительству предоставляют одновременно с трудовым отпуском  по основной работе (ст. 347 ТК).

Если работник не отработал на работе по совместительству 6 месяцев, то трудовой отпуск ему следует  предоставить авансом.

Если продолжительность трудового отпуска работника на работе по совместительству меньше, чем продолжительность трудового отпуска по основному месту работы, наниматель по просьбе работника предоставляет ему социальный отпуск соответствующей продолжительности без сохранения заработной платы.

Часть трудового отпуска работающего по совместительству, превышающая трудовой отпуск по основной работе, по соглашению между работником и нанимателем может быть заменена денежной компенсацией.

Предоставление отпуска работающему по совместительству одновременно с отпуском по основному месту работы является обязанностью, а не правом нанимателя, и отказать в предоставлении такого отпуска он не вправе.

Порядок оформления предоставления трудового отпуска

Если трудовой отпуск  работнику предоставляют в соответствии с графиком отпусков, он не обязан подавать заявление о предоставлении отпуска. Отпуск необходимо предоставлять в согласованный с нанимателем срок по письменному заявлению работника в следующих случаях:

– в графике не указана дата начала отпуска;
– отпуск предоставляется не по графику отпусков (отпуск перенесен на другой срок);
– работник не включен в график (например, принят новый работник, женщина приступила к выполнению должностных обязанностей после отпуска по уходу за ребенком до достижении им возраста 3 лет);
– график отпусков отсутствует.

О времени начала трудового отпуска наниматель обязан уведомить работника не позднее чем за 15 календарных дней (ст. 169 ТК).

Уведомить работников о времени начала трудового отпуска можно следующими способами:

– вывесить списки работников с указанием структурного подразделения, месяца и дня начала отпуска и его окончания;
– путем направления  руководителям соответствующих структурных подразделений такого списка;
– индивидуально – путем ознакомления работника под роспись с приказом о предоставлении отпуска или запиской об отпуске, в которой указаны даты  начала и окончания трудового отпуска.

Варианты уведомления, как правило, зависят от штата работников.

Возможность предоставления трудового отпуска досрочно

В случае неожиданной приостановки работы в связи с аварией, стихийным бедствием, необеспеченностью энергоресурсами, сырьем и по другим исключительным и непредвиденным обстоятельствам ст. 172 ТК предусматривает право нанимателя на досрочное (т.е. раньше срока, предусмотренного графиком трудовых отпусков или индивидуальным соглашением) предоставление трудового отпуска всем или отдельным категориям работников.

Особенность данного права заключается в том, что наниматель в этом случае действует в одностороннем порядке без согласия работников и профсоюза.

Заключительные положения

При составлении графика отпусков кадровой службе следует помнить еще об одном важном обстоятельстве – необходимости обеспечения работы организации в нормальном режиме, т.е. о выполнении производственных, финансовых и иных планов. При планировании трудовых отпусков также надо учитывать взаимозаменяемость руководителя структурного подразделения и его заместителя, работников, выполняющих однородные функции, работников, занимающих одинаковые должности в одном структурном подразделении, и другие случаи, которые могут быть присущи организации определенной отрасли.

При составлении графика важно помнить и о таком моменте, как распределение трудовых отпусков в течение календарного года, а не только в летний период (с мая по сентябрь). Заметим, что законодательство о труде не дает определение понятия «летний период». Во избежание спорных ситуаций в локальном нормативном правовом акте организации следует самостоятельно установить границы летнего периода (его начало и окончание).

Планомерный подход к очередности предоставления отпусков будет способствовать налаженному производственному процессу, выполнению планов и показателей.

В реальной жизни график отпусков, к сожалению, не всегда соблюдается по различным причинам: наступление у работника периода временной нетрудоспособности, наступление срока отпуска по беременности и родам, прием на работу новых сотрудников, выход работника на работу после окончания социального отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет, приобретение путевки в санаторий, изменение срока предоставления трудового отпуска по семейным обстоятельствам, производственная необходимость и др. Однако основанием изменения графика отпусков является соглашение сторон.

Утвержденный руководителем график отпусков, согласованный с профсоюзом (при его наличии), следует разместить на информационной доске либо его заверенные копии могут быть розданы в структурные подразделения организации. График отпусков хранится не только в отделе кадров, но и в бухгалтерии, поскольку является документом, на основании которого формируется информация о сроках выплаты среднего заработка за время трудового отпуска.

 

 

Табельный номер			Фамилия, имя, отчество			Должность			Месяц												Основание изменения гравика
									по графику
									фактически
									1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
1			2			3			4												5