Все приказы, издаваемые в организации, относятся к распорядительным документам, и их можно разделить на 3 основные группы:
– приказы по основной деятельности;
– приказы по административно-хозяйственным вопросам;
– приказы по личному составу.
К приказам по личному составу относят приказы о приеме на работу, переводе (перемещении) на другую работу, увольнении, поощрении, предоставлении отпуска, командировании, наложении дисциплинарного взыскания и др.
Нормативные акты, регламентирующие требования к оформлению приказов
Законодательством установлены единые требования к составлению и оформлению приказов всех видов. Они закреплены в Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция), Государственном стандарте Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденном постановлением Госкомстандарта РБ от 21.12.2004 № 69 (с датой введения 01.07.2005) (далее – СТБ 6.38-2004), и Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25.
Особенности оформления приказов по личному составу
Поля документа
При оформлении приказа по устоявшейся делопроизводственной практике используют бланк на стандартном листе бумаги формата А4 (210х297 мм) (п. 24 Инструкции) с соблюдением полей: левое – 30 мм; правое – не менее 8 мм; верхнее и нижние – не менее 20 мм (п. 20 Инструкции).
Бланки документов разрабатывают на основе продольного или углового расположения реквизитов, а сами реквизиты – центрованным или флаговым способом (пп. 27, 28 Инструкции).
Пример 1
Форма общего бланка с угловым расположением реквизитов на одном языке
Государственный герб Республики Беларусь
(эмблема)
Наименование вышестоящей организации
Наименование организации
Название вида документа
______________ № ____________
Место составления или издания
Пример 2
Форма общего бланка с продольным расположением реквизитов на одном языке
Государственный герб Республики Беларусь
(эмблема)
Наименование вышестоящей организации
Наименование организации
Наименование структурного подразделения
Название вида документа
№ ____________
Место составления или издания
Пример 3
Форма общего бланка письма с продольным расположением реквизитов на 2 языках
Государственный герб Республики Беларусь
(эмблема)
Найменне вышэйстаячай арганізацыі Наименование вышестоящей организац
(эмблема) Найменне арганізацыі Наименование организации
Найменне структурнага падраздзялення Наименование структурного подразделения
Назва віду дакумента Название вида документа
______________ № ____________
Месца складання або выдання Место составления или издания
Пример 4
Форма бланка приказа с угловым расположением реквизитов флаговым способом на одном языке
Текст приказа и его заголовок
Расставляем пункты в приказе
После распорядительного слова с новой строки с соблюдением абзаца прописными буквами печатается фамилия работника (п. 90 Инструкции), на которого распространяется действие приказа, и далее строчными буквами – имя, отчество и остальной текст приказа.
Каждый приказ по личному составу должен иметь основание. При приеме на работу основанием являются заявление работника о приеме на работу и трудовой договор (контракт), в других случаях – соответствующие документы (заявления, докладные записки, документы аттестационной комиссии и др.). Каждый пункт приказа может иметь одно или более оснований. Их указывают после этого пункта и нумеруют арабскими цифрами с точкой. Если несколько пунктов приказа издаются по одному основанию, то его допускается указывать в конце текста.
Слово «Основание» печатается от нулевого положения табулятора (без абзаца), а относящаяся к нему информация – столбцом через один межстрочный интервал (при печати на пишущей машинке) или точно 14 пт (при наборе на компьютере) (пп. 87, 88 Инструкции). После слова «Основание» ставится двоеточие.
Датирование приказа
Пример 5
Реквизит «Подпись»
Пример 6
Реквизит «Виза согласования»
Начальник отдела кадров
Серова И.И. Серова
22.12.2011
Несколько иначе оформляется виза ознакомления работника с приказом по личному составу. Она включает слова «С приказом ознакомлен(а)», подпись работника, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату. Указывать должность работника в визе ознакомления не нужно, так как она обозначена в тексте приказа. Если приказ по личному составу касается 2, 3 и более работников, то запись об ознакомлении с приказом формулируется во множественном числе: «С приказом ознакомлены», после чего ставится двоеточие.
При подготовке приказа по личному составу возможно заранее впечатать необходимый шаблон виз согласования и ознакомления (необходимые наименование должности и инициалы, фамилию работника, согласующего приказ; инициалы и фамилию работника, которого необходимо с этим приказом ознакомить). И работникам останется лишь собственноручно расписаться в установленном месте и проставить дату.
Пример 7
Шаблон реквизита «Виза ознакомления» (нескольких работников)
Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра. При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования: сначала визы согласования, а затем ознакомления. При отсутствии свободного места визы оформляют на обороте последнего листа документа или на отдельном листе.
Присвоение приказу буквенного индекса
ЭТО ВАЖНО! Регистрационным индексом приказа по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный буквенным индексом «к» – для приказов 75-летнего срока или «л» – для приказов 3-летнего срока хранения (подп. 142.4 п. 142 Инструкции).
